Vad medarbetarsamtalen säger om företagskulturen

Medarbetarsamtal är en självklar del på en arbetsplats. Men hur samtalen genomförs, vilka frågor som ställs, graden av lyssnande, samt hur uppföljningen hanteras – allt detta säger något om företagskulturen.

Och något man kanske inte tänker på är att medarbetarsamtalet fungerar som en barometer för hur det står till med arbetsmiljö, ledarskap och kultur. Det synliggör hur relationer fungerar, hur ansvar fördelas, hur olika perspektiv får komma till uttryck och hur samtal om utveckling eller svårigheter tas emot, men även hur mycket tillit och närvaro som uttrycks mellan chefer och medarbetare.

I den här artikeln går vi igenom:

• varför medarbetarsamtal är en spegel av företagskulturen
• hur samtalsstrukturen och chefens roll påverkar engagemanget
• vad som krävs för att samtalen ska bidra till utveckling
• konkreta sätt att förbättra samtalskulturen och därmed också arbetsklimatet

Medarbetarsamtalet som kulturbärare

Det finns få interna processer som lika tydligt speglar en organisations värderingar som medarbetarsamtalet. I praktiken fungerar samtalet som en indikator på vilken typ av kultur som organisationens aktörer förstärker i arbetsvardagen.

Här samlas flera avgörande dimensioner: ledarskapets kvalitet, graden av psykologisk trygghet, sättet ansvar fördelas, samt hur lärande och prestation balanseras. Om samtalet är en formalitet eller ett strategiskt verktyg, det märks, både på tonen i rummet och på vad som händer efteråt.

När samtalet tas på allvar, när det är strukturerat och levande, mänskligt men målinriktat, då fungerar det som en kulturell förstärkare.

Här är tre tydliga sätt som medarbetarsamtalet exponerar och formar organisationskulturen på.

1. Samtalskvaliteten speglar kulturen

Hur samtalen upplevs av ledare och medarbetare säger mycket om hur det är att arbeta i organisationen. Är samtalet ett stöd eller upplevs det som ett måste, ett levande möte eller ett styrt protokoll, ett lyssnande eller en ensidig genomgång?

När ledare eller medarbetare beskriver samtalen som ”en bock i kolumnen”, ”meningslösa” eller ”något som ska genomföras”, är det ofta ett tecken på att verksamheten har en kultur där form går före innehåll. Omvänt gäller också: när samtal upplevs som meningsfulla och utvecklande, tyder det på en kultur där dialog, ansvar och reflektion har ett värde.

2. Ledarskapets kvalitet synliggörs i samtalet

Det är inte ovanligt att medarbetarsamtalet är det enda strukturerade en-till-en-mötet som sker under året. Det gör chefens förhållningssätt i samtalet extra avgörande. En chef som är förberedd, intresserad och närvarande sänder ett tydligt budskap: ”Du är viktig, jag lyssnar, jag vill att du ska utvecklas.”

Men om samtalet blir stelt, oengagerat eller stressat uppfattas det tvärtom: ”Det här gör jag för att jag måste.” Det underminerar både samtalet, samarbetet och kulturen.

3. Det som inte sägs är också kultur

Vad medarbetarsamtalet inkluderar eller exkluderar sätter normen. Därför blir samtalsinnehållet en spegling av vad organisationen värderar. Och det som inte sägs är också kultur.

Från rutin till relationsbyggande verktyg

För att medarbetarsamtalet ska bidra till kultur, engagemang och utveckling behöver det utformas och genomföras på ett genomtänkt sätt. Här är några viktiga steg:

Förankra syftet i ledarskapet

Innan man börjar arbeta med innehåll eller struktur behöver man ställa frågan: Vad ska det här samtalet bidra till? Är syftet att följa upp mål, identifiera utvecklingsbehov, förstärka relationen, eller skapa riktning framåt? Ofta är det en kombination, men det behöver vara tydligt.

Ett otydligt syfte leder till spretiga samtal och varierande kvalitet, säkerställ därför att chefer vet varför samtalen är viktiga och inte att de är något som ska göras bara för att.

Ge samtalsstödet mer än form

Samtalsmallar kan vara ett stöd, men de får inte bli en begränsning. Ett bra samtalsstöd ger riktningen, men ska vara utformade så att de lämnar utrymme för dialog.

Medarbetarsamtalet bör innehålla frågor som rör mål, prestation, arbetsmiljö, samarbete, motivation och utveckling, men med möjligheten till anpassning utifrån person och situation.

Tips: Ta fram ett samtalsstöd i samarbete med både chefer och medarbetare, så att de som berörs får vara med.

Utbilda chefer i samtalsmetodik

Ett bra medarbetarsamtal kräver förmågan att lyssna, ge återkoppling, ställa öppna frågor och hantera svåra ämnen med trygghet.

Tips: En satsning på samtalsteknik är en investering i både ledarskap och kultur. Det ger chefer trygghet i rollen och stärker tilliten från medarbetarna.

Utveckla en uppföljningskultur

Det största misstaget många gör är att samtalet slutar när mötet är över, så här kommer några tips att ha med sig för att utveckla en uppföljningskultur så att inte medarbetarsamtalet blir en engångsinsats.

• Boka alltid upp ett uppföljningssamtal.
• Sammanfatta gemensamt vad ni kommit fram till.
• Följ upp i vardagen och inte bara under nästkommande medarbetarsamtal.

När samtalen omsätts i handling byggs förtroende upp och det som sagts under samtalet får bärkraft även utanför det.

Så stärker ni samtalskulturen i organisationen

Här är fem konkreta tips som gör medarbetarsamtalen mer meningsfulla och kulturstärkande:

1. Utgå från relationen
   Chefen är samtalsledare, men också relationell part. Närvaro och lyssnande är viktiga för en bra relation.
2. Koppla samtalen till arbetsvardagen
   Använd samtalen som ett sätt att knyta an till det löpande arbetet.
3. Bjud in medarbetaren i ansvarstagandet
   Låt medarbetaren bidra med innehåll, reflektioner och egna mål. Det skapar ökad delaktighet.
4. Fånga upp signaler
   Samtalen är en möjlighet att tidigt fånga upp stress, osäkerhet eller relationsproblem. Träna cheferna i att ställa öppna, nyfikna frågor.
5. Ge plats för det existentiella
   Fler medarbetare än någonsin efterfrågar samtal om mening, värderingar och balans. När detta får utrymme stärker det både engagemang och lojalitet.

Medarbetarsamtalet, både en spegel och en möjlighet

Medarbetarsamtal kan kännas som en självklarhet, men det sätt de genomförs på säger mer än man tror. I samtalet blir kulturen synlig och den visar sig i chefens förhållningssätt, i frågorna som ställs, i det som lyfts och i det som undviks.

En organisation som tar samtalen på allvar, bygger samtidigt upp en kultur där dialog, reflektion och utveckling får ta plats. Det skapar inte bara en bättre arbetsmiljö, det ger också ökat engagemang, lojalitet och långsiktig kapacitet.