Skip to main content
TILLBAKA

Guide: Vad är ett HR System? Allt du Behöver Veta (2024)

1 jan, 2023

5 min

Under det senaste decenniet har HR utvecklats till att fungera som en betydelsefull tillgång i det organisatoriska framgångsarbetet.

Och organisationer och företag världen över är idag överens om hur viktigt det är att ha ett HR system som centraliserar, säkrar och organiserar HR-data, men som också effektiviserar administrativa processer, såsom rekrytering, onboarding och frånvarohantering samtidigt som de bidrar till att de anställda samarbetar mer effektivt.

Effektiv administration

Ett effektivt HR system innehåller ofta funktioner som möjliggör “självbetjäning” för medarbetarna. Medarbetarnas självbetjäningsgränssnitt hjälper till att samla in och sprida HR-data, vilket minskar den administrativa arbetsbördan eftersom det kommer att göra det möjligt för medarbetarna att ha tillgång till sina egna rapporter. Att genomföra och dokumentera såväl individuella som teamsamtal digitalt bidrar till effektiv uppföljning och engagemang. Säkerställ därför att ditt HR system verkligen har funktioner som bidrar till Performance Management.

Men programvaran ska också göra det möjligt för medarbetarna att uppdatera sin egen information som att ändra adressinformation, uppdatera hälsoplaninformation, rapportera om livshändelser såsom födelsen av ett barn, etc. Detta innebär att den administrativa kostnaden för ditt småföretag påtagligt sänks.

Digitalisera din dokumentation

Digitalisera och förenkla dina HR-processer. Digital teknik har potential och förmåga att omvandla HR som vi känner den. Med hjälp av vårt enda molnsystem för alla dina medarbetares behov kommer din HR-avdelning att bli mer tidseffektiv. Du kan hantera medarbetardata via en enda organiserad, säker och centralt placerad databas.

Prestationshantering

Prestationshantering

Performance management är kärnan i Heartpace. Performance management är processen att inleda en kontinuerlig kommunikation mellan chefer och medarbetare, med det ömsesidiga målet att uppnå företagets strategiska mål. Att hantera medarbetarnas prestationer är grunden för att öka utvecklingen och engagemanget i alla företag som vill att dess anställda ska nå sin maximala potential, öka deras produktivitet och framgång. Med Heartpace kan du införliva mål, föredrag, undersökningar & uppmuntra feedback genom prestationshanteringsprogram.

Förbättrad säkerhet

Ditt småföretag behöver HR-informationssystem för att skydda dig från säkerhetsrisker som kan undvikas. På grund av säkerhetsriskerna i samband med att använda pappersregister med information om medarbetarna, förbättrar HR-programvaran också ditt företags säkerhet genom att minska mängden pappersarbete och relaterade säkerhetsrisker.

Bättre kommunikation

Även om ditt företag må vara litet, möjliggörs med hjälp av datadrivna verktyg en effektiv kommunikation med medarbetarna. HR-informationssystemet är ett användbart verktyg för att främja bättre kommunikation på arbetsplatsen eftersom det gör det möjligt för medarbetare och chefer i en organisation att ha en uppdaterad och framåtriktad dialog. Medarbetarnas möjlighet att vara uppdaterade kring kontaktinformation, se scheman och dela, skapar kontinuitet inom arbetsstyrkan och minskar HR-teamets arbetsbörda.

Arkivering och datahantering

Att utveckla en enhetlig strategi för avdelningarna och ha strategin tillgänglig via data innebär att det är lättare att hämta och analysera data. Om du till exempel har lättillgängliga data skulle det vara lättare att förstå varför organisationen har en hög omsättningsgrad för anställda.

Högre produktivitet

Pappersbaserade HR aktiviteter är mycket tidskrävande eftersom alla relaterade poster måste uppdateras för hand. Naturligtvis kan det leda till fel, vilket ibland slösar bort medarbetarnas eller företagens tid i långa väntetider.

Ett HR-system stödjer HR genom att samla, bearbeta och analysera HR-data

Ett modernt HR system effektiviserar personalhanteringen, förbättrar beslutsfattande, möjliggör efterlevnad av lagstiftning och hjälper HR att stödja chefer och anställda. Funktionerna täcker medarbetarens livscykel från rekrytering och onboarding via medarbetarengagemang och prestation till karriär- och successionsplanering.

Ett effektivt HR system gör det också enkelt för HR att samla in, hantera och rapportera utifrån det breda utbudet av data som behövs för att stödja best practice för HR. Det betyder att ett välfungerande HR system behöver göra mer än att bara hantera HR-information, som personalprofiler och anställningsdetaljer. HR-systemet behöver även täcka allt som behövs för att hålla organisationen välfungerande. Detta hjälper dig som HR-professionell att organisera och hantera den viktigaste informationen om verksamheten såsom organisationsstruktur, kostnadsställen, tidsuppföljning, löneadministration, medarbetarengagemang med många andra värdefulla funktioner och moduler.

“Småföretag drar nytta av att ha ett system eftersom den kan effektivisera flera viktiga processer samtidigt som den sparar pengar. Större företag har vanligtvis flera avdelningar som tar hand om dessa aspekter av ett företag. Ändå, med ett litet företags budget, är det nästan omöjligt att ha ett in-house team. Med detta sagt, HR-programvara hjälper små företag att fungera effektivt och hålla budget”.
Ron Stefanski från OneHourProfessor.com

Anpassa HR-flöden efter just din verksamhet

Och eftersom alla organisationer inte fungerar på samma sätt eller har samma behov och krav, är Heartpace utvecklat med det i åtanke, så att ni kan välja de HR-funktioner som speglar just era specifika HR-behov. Heartpace HR-system har inbyggda arbetsflöden och är automatiserat, vilket innebär att systemet orkestrerar flödet av aktiviteter runt er organisation för att spara värdefull tid.

Med Heartpace kopplas alla prestationer samman, samtidigt som det anpassar sig till er budgetram och ger underlag till beslutsfattare för mer insiktsfulla beslut.

Ett effektivt system
  • Extrahera och hitta relevant information
  • Uppdatera information
  • Dela relevant information
  • Automatisera rutinmässiga och tidsödande arbetsuppgifter
  • Optimera och följa utveckling, samt dess möjligheter

Extrahera relevant information: Med Heartpace HR-system får ni inte bara tillgång till all relevant information, ni kan också enkelt extrahera den data ni behöver för olika ändamål. Åtkomsten till nödvändig data är både snabb och effektiv.

Uppdatera information: Heartpace möjliggör smidig uppdatering av medarbetarinformation. Oavsett om det är ändringar i personaluppgifter eller uppdateringar gällande kompetens och prestationer, så kan ni snabbt och enkelt hålla informationen aktuell och relevant.

Dela relevant information: Att dela information internt blir enklare än någonsin med Heartpace HR-system. Med våra smart integrerade verktyg kan ni snabbt och säkert dela relevanta dokument och data med olika delar av organisationen.

Automatisera rutinmässiga och tidsödande arbetsuppgifter: Heartpace automatiserar tråkiga och tidskrävande arbetsuppgifter, så att ni kan fokusera på mer meningsfulla och strategiska aspekter av ert arbete. Detta ökar effektiviteten och frigör tid för andra viktiga aktiviteter.

Optimera och följa utveckling, samt dess möjligheter: Med Heartpace HR-system kan ni övervaka och analysera hur er organisation utvecklas i realtid. Systemet underlättar till effektivisering av processer, så att ni kan identifiera framgångsfaktorer och utvecklingsområden. På så sätt skapas grunden för en mer smidig och effektiv verksamhet.

Heartpace möjliggör efterlevnad av lagstiftning
Ytterligare en fördel med Heartpace är att det möjliggör efterlevnad av lagstiftning. Funktionerna sträcker sig från generiska verktyg, såsom dokumentspårning och e-signaturer, till att registrera hälsa, säkerhet, klagomål och andra specifika händelser. Heartpace möjliggör även radering av data eller anonymisering med hänsyn tagen till GDPR.

Få viktiga HR-processer att fungera effektivt
Som system säkerställer Heartpace att viktiga HR-processer fortsätter fungera väl, oavsett var personalen än befinner sig. Med systemet hjälper vi er att bättre samordna, hantera och att motivera en distribuerad arbetsstyrka. Man kan säga att Heartpace fungerar som ett kommunikationsnav så att de anställda står i kontakt med både organisationen och varandra. Systemet bistår även till att identifiera frånvaro- eller olika typer av prestationsproblem och hjälper HR- och linjechefer att fatta välgrundade resurs- och utvecklingsbeslut.

Heartpace HR system är ett personalsystem som är utformat för att hjälpa er verksamhet att digitalisera och effektivisera era HR-processer genom att förenkla all medarbetarinformations-hantering – som i sin tur bidrar till att göra arbetet kring medarbetardata mer tidseffektivt, enkelt och säkert.

Flexibelt system för att ge dig rätt HR-stöd

En annan orsak till att ha ett HR-system är att när er organisation växer och förändras behöver era HR-processer också anpassas. Och Heartpaces system är ett både flexibelt och lättanpassat HR system med olika lösningar och konfigurationer, så att just er verksamhet får det HR-stöd ni behöver i olika skeden i er organisationsresa.

Och med Heartpace sparar ni tid, så att ni kan fokusera på de processer, åtgärder och insatser som bidrar till medarbetarengagemang, trivsel och måluppfyllelse.

Nedan har vi sammanfattat några av orsakerna till varför man ska ha ett HR-system:

Med Heartpace HR-system automatiseras tidskrävande personalhanteringsuppgifter. På så sätt får ni mer tid att lägga på affärs- och verksamhetsdrivande aktiviteter.
Analysera, lös utmaningar och upptäck trender. Använd HR-systemet till att ta reda på om de anställda fått tillräckligt med utbildning eller om de haft tillräckligt med utvecklingssamtal med närmaste chef. Heartpace förenklar den här typen av dataåtkomst.
Medarbetarutveckling är grundläggande för er verksamhets långsiktiga framgång. Förutom att Heartpace HR-system hjälper er att bygga upp en mer effektiv personalstyrka, ökar det engagemanget bland de anställda så att de är mindre benägna att lämna för att jobba någon annanstans.
Automatisering effektiviserar: Heartpace HR-system automatiserar inte bara tidskrävande personalhanteringsuppgifter utan det skapar också en strömlinjeformad arbetsprocess. Det medför en sömlös hantering av arbetsuppgifter, vilket resulterar i ökad effektivitet och minskad administrativ börda.
Anpassad rapportering: Heartpace HR-system medför enkel generering av skräddarsydda rapporter för att analysera data och erhålla värdefull information. Detta underlättar beslutsfattandet och den strategiska planeringen för företagets framtid.
Ett HR-system är säkrare än att arbeta analogt. Det ger er en komplett dokumenthanterings-lösning som inbegriper möjligheten att dela data och information och öka effektiviteten genom att minska på pappersarbetet. Det är också en lättillgänglig plats att arkivera era dokument, policys, personalhandböcker och utbildningsmanualer.
Med Heartpace HR-system blir det enklare att övervaka ledighet och sjukdom. Det hjälper er att sätta upp ett lättillgängligt semesterplaneringssystem och förstå bakgrunden bakom frånvaron i verksamheten. Men det är inte bara HR-teamets hantering som underlättas utan även för verksamhetens anställda, då de till exempel kan begära semester när som helst, oavsett varifrån de arbetar.
Kommunikation och feedback förbättras: Ett robust HR-system som Heartpace stärker kommunikation och feedback mellan anställda och chefer. Med verktyg för utvecklingssamtal och feedbackprocesser skapas en kultur av öppenhet och kontinuerlig förbättring.
Ett stöd för mångfald och inkludering: Ett HR-system som Heartpace är anpassat för att stödja mångfald och inkludering inom organisationen. Inkluderande verktyg för rekrytering och utveckling som säkerställer en rättvis och jämlik behandling av alla anställda är integrerade.

När Heartpace HR-system implementeras får ni inte bara en automatiserad lösning för personalhantering, utan också en kraftfull resurs till för att stödja tillväxt, effektivitet och en positiv arbetsmiljö.

Vill du se ett webinar?

Här kan du bläddra genom alla våra inspelade webinar och välja ett passande!

Vad innebär en modern mjukvara för HR?

En modern programvara för att hantera Human Resources (HR) ska bidra och stötta verksamheten i att automatisera hanteringen av medarbetardata för att utveckla medarbetarna till att kunna bidra på bästa sätt. Användbar HR-programvara integrerar alla nödvändiga funktioner för strategisk “Performance Management” och den administration som tillkommer.

Det är dock väsentligt att förstå att du bör och ska inte “ta i från tårna” i att köpa ett nytt HR system; utan uppdatera dig om vad som finns på marknaden i såväl lätta som ändå fullständiga system för att få det stöd som efterfrågas. Ett stort system för icke-ERP-klienten kommer att dränera resurser och engagemang.

Rahul Mohanachandran, en av grundarna av Kasera, uttryckte det så här:

“Jag är en entreprenör med en verksamhet på 10 personer, och jag skulle ändå rekommendera att använda en HR-programvara för ett litet företag. Även om det kan verka som ”overkill” att använda HR-programvara när det bara finns ett fåtal anställda, sparar det tid. En av de begränsade resurserna i ett litet företag är tid, och ju mindre administration en företagare behöver göra, desto mer kan de utföra andra uppgifter som skapar värde.

Vi gynnades av att använda ett HR-system för att vara uppdaterade kring alla anställdas dokument, födelsedagar och semesteruttag. Vi använder en SaaS-plattform med en mobilapp så att all information finns tillgänglig snabbt.”

Vikten av en välutvecklad HR-programvara blir tydlig när vi tittar på hur den påverkar företag – och det oavsett storlek. Att automatisera medarbetarhantering och integrera strategisk “Performance Management” är centrala aspekter.

En annan viktig aspekt i sammanhanget är att när HR-programvara implementeras på ett genomtänkt sätt, bidrar den till att skapa en mer öppen och transparent arbetsmiljö. Tillgänglighet till information om prestationer, mål och utvecklingsplaner ger de anställda möjlighet att aktivt delta i sin egen yrkesmässiga utveckling.

Utifrån vårt perspektiv på Heartpace, är HR-systemet tänkt att fungera som en katalysator för ert företags framgång genom att effektivisera och strömlinjeforma personaladministration och andra rutinmässiga uppgifter. Det här skapar utrymme för personalchefer och företagsledare att fokusera på att utveckla och stödja medarbetarna och frigöra potential.

Därför är Heartpace det bästa HR-systemet för verksamheter

Digitalisera dina HR-processer och gör dem smidiga med hjälp av vår molnlösning av olika storlek för alla dina medarbetares behov, utveckling och prestationer. Bli mer tidseffektiv genom att hantera dina medarbetardata genom en enda organiserad, säker och centralt placerad databas.

På Heartpace är vi stolta över att tillhandahålla rätt funktioner i kombination med hög nivå gällande Performance Management. Säkerhet är vår högsta prioritet, och du kan vara trygg att all data är i kapabla händer. Vår säkerhet för organisationer är i toppklass och har rigorösa processer där säkerheten för våra kunders data alltid sätts främst.

Det är här var några av de viktigaste orsakerna till varför ett HR-system är fördelaktigt för er verksamhet. Ett HR-system spelar en nyckelfunktion i arbetet med att stödja och utveckla era medarbetare. Det ger en effektiv hantering och samordning av det arbete som sammantaget rör verksamhetens anställda. Genom Heartpace HR-system kan personalen optimera sitt arbete och rikta sin uppmärksamhet på det som behöver prioriteras. Och med ett väl fungerade HR-system som Heartpace effektiviseras er datahantering och ni reducerar repetitivt tidsödande administrationsarbete.

Sist men inte minst, ger vi dig en modern, enkel och komplett HR-lösning för just dina behov.

Blir du nyfiken på att veta mer?

Boka en demo för att se mer av Heartpace HR-system

    Hur går en implementering av ett HR-system till?

    1. Övergripande översikt: Innan ni dyker in i implementeringsprocessen är det viktigt att skapa en övergripande förståelse för era organisationsbehov och önskemål gällande det nya HR-systemet. Definiera era mål och förväntningar av implementeringen.
    2. Projektplanering: Utveckla en detaljerad projektplan som inkluderar tidslinje, omfattning, budget och intressenter. En tydlig projektplan ger er en strukturerad grund för implementeringen.
    3. Implementering: Baserat på dokumentationen från projektplaneringsfasen påbörjar ni själva implementeringen. Följ de planerade processerna för att säkerställa att systemet hanterar era specifika behov och krav.
    4. Testning: Mjukstarta implementeringen genom att genomföra pilottester med olika grupper. Involvera olika intressenter för att få en mångsidig bild och identifiera eventuella avvikelser. Justera och förbättra efter behov.
    5. Lansering: Planera noga inför lanseringen och fokusera särskilt på kommunikationen. Förklara syftet med HR-systemet, varför det valts, samt dess betydelse för organisationen. Skapa engagemang och förståelse bland användarna.
    6. Löpande support: Efter lanseringen är det avgörande att erbjuda kontinuerlig support och utbildning för att säkerställa att användarna kan dra full nytta av systemets funktioner. Flexibilitet och smidighet är nyckelkomponenter för att anpassa systemet efter företagets förändrade behov.

    Här finner du fler artiklar

    Filter

    Blogg

    Lönekartläggningens utmaningar och fallgropar

    May 10, 2024
    Lönekartläggning är en metod och process till för att identifiera och rätta till osakliga skillnader…
    Blogg

    Kompetensutvecklingens betydelse för att möta framtidens utmaningar

    Apr 25, 2024
    Hur kan kompetensutveckling bidra till att möta framtidens utmaningar genom att ge medarbetare den kompetens…
    Blogg

    Performance Management och dess betydelse för att utveckla medarbetarna

    Apr 19, 2024
    För dig inom HR är det inte bara viktigt med effektiva processer och aktiviteter för…

    Vill du få rykande färskt innehåll
    om HR?

    Prenumerera på våra blogginlägg, nyheter och webbinarier här. Vi lovar att inte översvämma din inkorg med e-post, och vi kommer aldrig någonsin dela din e-postadress med någon annan!