Transformera HR-arbetet med digital signering

Digital signering är mer än bara en teknisk lösning

Digital signering är en realitet som allt fler HR-avdelningar redan har implementerat eller står inför att införa. Ändå är det många som fortfarande ser digital signering som ett rent administrativt hjälpmedel snarare än som en strategisk hävstång. Det är synd, för möjligheterna är betydligt större än så.

När digital signering används på rätt sätt kan det göra mer än att spara tid: det kan förbättra medarbetarupplevelsen, öka säkerheten, minska sårbarheten i kritiska HR-processer och frigöra resurser för mer värdeskapande arbete.

I den här artikeln tittar vi närmare på:

• varför digital signering är ett avgörande verktyg för HR
• hur ni i HR-teamet kan införa det på ett effektivt och säkert sätt
• vilka vanliga fallgropar ni bör undvika
• konkreta tips för att lyckas både praktiskt och strategiskt

Därför bör digital signering vara en del av er HR-strategi

Digital signering är mer än ett sätt att effektivisera HR-administration. Det är ett strategiskt verktyg som stärker kvalitet, upplevelse och regelefterlevnad. När processerna blir smidigare, säkrare och mer tillgängliga skapas också utrymme för HR att fokusera på det som verkligen gör skillnad.

Tidsvinster och minskad administration

Det kanske mest uppenbara skälet till att digital signering bör vara en del av er HR-strategi är det sparar tid. En process som tidigare kunde ta dagar med att få rätt person att skriva under ett avtal, skicka via post och vänta på retur går nu att genomföra på några minuter.

För HR innebär det färre påminnelser, mindre manuellt arbete och snabbare onboarding, kontraktsändringar eller interna godkännanden.

Förbättrad upplevelse för både kandidater och medarbetare

I en konkurrensutsatt arbetsmarknad är varje kontaktpunkt viktig. Kandidater som får ett professionellt utformat anställningsavtal som de kan signera direkt i mobilen får ett första intryck av en modern, effektiv och respektfull arbetsgivare.

En smidig signeringsprocess signalerar att ni värdesätter både tiden och integriteten hos era medarbetare redan innan de börjar.

Högre säkerhet och spårbarhet

Digital signering leder inte bara till effektivitet, det leder också till en ökad säkerhet. System för e-signering ger möjligheten till verifiering av den som signerar, tidsstämplar, åtkomstloggar och versionskontroller. Det minskar risken för fel, förfalskningar och dokument som ”försvinner”.

I ett regulatoriskt landskap som blir allt mer komplext (med t.ex. GDPR, arbetsrätt, arkivregler) blir detta en avgörande faktor.

Flexibilitet för hybridarbete och utspridda team

HR-arbetet sker inte längre bara på kontoret. Hybridarbete, internationella team och decentraliserade verksamheter kräver digitala verktyg. Digital signering gör det möjligt att upprätthålla tempo, transparens och kontroll oavsett var människor befinner sig.

Så implementerar du digital signering i HR-arbetet

Att införa digital signering handlar inte bara om att välja ett verktyg. Det kräver också rätt processer, förankring och säkerhetsrutiner. Här är de viktigaste stegen:

1. Kartlägg vilka HR-processer som bör digitaliseras

Börja med att inventera:

• Var sker många signeringar idag?
• Vilka dokument är mest kritiska?
• Var finns flaskhalsar eller säkerhetsrisker?

Typiska dokument att börja med:

• Anställningsavtal och eventuella tillägg
• Sekretessavtal
• Policys som kräver medarbetarsignering
• Överenskommelser om ändrade anställningsvillkor
• Godkännanden i utvecklingssamtal eller förmånsbesked

Tips: börja smått och skala upp. Välj ett användningsområde där vinsten är tydlig och motståndet lågt.

2. Välj rätt verktyg och se till att det är juridiskt godkänt

Det är viktigt är att välja en lösning som:

• uppfyller EU:s eIDAS-regler
• har säker autentisering (t.ex. BankID eller motsvarande)
• erbjuder versionskontroll och loggning
• är kompatibelt med era befintliga HR-system eller dokumenthantering

Tänk långsiktigt och välj en lösning som kan växa med er och som HR-avdelningen själv kan använda utan att vara beroende av IT.

Genom vårt partnerskap med Oneflow erbjuder vi på Heartpace en ledande digital lösning för avtalshantering – som effektiviserar hela processen från avtalsskapande till signering och säker arkivering. Oneflow kombinerar elektroniska signaturer, smart automatisering och en säker molnmiljö för att minimera manuellt arbete, reducera felkällor och garantera juridisk hållbarhet. Integrationen med Heartpace gör det möjligt för HR-avdelningar att hantera alla personalrelaterade avtal snabbt, säkert och sömlöst – i en och samma plattform.

3. Sätt tydliga rutiner och ägarskap

Att digitalisera utan att ha processerna på plats leder lätt till förvirring. Säkerställ att det finns:

• roller och ansvar (vem initierar, granskar, skickar?)
• mallar och språk som är enhetliga
• rutiner för arkivering och versionshantering
• tydlig förankring i ledningen och hos linjechefer

HR ska inte bara ha tillgång till systemet ni ska också känna er trygga i hur det används.

4. Utbilda och kommunicera internt

Som med alla förändringar krävs kommunikation. Förklara varför ni inför digital signering, vilka fördelar det innebär och hur medarbetare och chefer ska använda det.

Ge exempel på situationer där det gör vardagen enklare. Erbjud korta guider eller demo-videos. Skapa trygghet och avdramatisera det tekniska.

Så maximerar du nyttan av digital signering i HR

1. Samla och integrera med HR-systemet
   Samla alla mallar och avtal som ska signeras digitalt på en plats integrerat med HR-systemet.
2. Sätt deadlines och automatiska påminnelser
   Använd systemets funktioner för att påminna mottagare och undvika flaskhalsar.
3. Integrera i onboarding och offboarding
   Skapa hela flöden där alla dokument signeras i rätt ordning, automatiserat och spårbart.
4. Analysera data
   Titta på statistik: Vilka dokument tar längst tid? Försvinner signeringar? Det ger input till processförbättringar.
5. Säkerställ rätt nivå av e-signatur
   För vissa dokument räcker en enklare signatur, andra kräver avancerad nivå (ex. BankID). Skapa en policy för detta.
6. Tänk Employer Branding
   Varje steg i kandidatresan och medarbetarupplevelsen kommunicerar något. En modern och smidig signeringsprocess är också ett uttryck för ert varumärke som arbetsgivare.

Digital signering – från effektivitet till värdeskapande

Digital signering är mer än en lösning för att “snabba på” HR-processerna. Rätt använt blir det ett sätt att professionalisera, säkra och modernisera hela HR-arbetet samtidigt som ni stärker relationen till kandidater, chefer och medarbetare.

När HR går från manuella, tidskrävande flöden till smarta och digitala processer frigörs både tid och kapacitet. Den tiden kan istället läggas på det som gör skillnad: att utveckla människor, kulturer och verksamhet.