Överlåt en del av personaluppgifterna till de anställda

Något av det första att göra i arbetet med att gå från Service HR till Strategisk HR är att införa en viss andel självservice för de anställda. Det innebär att ge de anställda de nödvändiga verktygen för att kunna hantera olika personalrelaterade uppgifter såsom till exempel semester-ansökningar genom att implementera ett HR-system som har stöd för det. På så sätt reduceras både arkivering och pappersarbete vilket innebär att även de anställda kan redigera och underhålla olika typer av personliga uppgifter, såsom till exempel sin kontaktinformation och annan väsentlig personalrelaterad information.

För att självservice ska fungera på bästa sätt krävs dock tydliga ramar och ett genomtänkt införande. Medarbetarna behöver förstå vilka uppgifter de förväntas hantera själva, vilka som fortsatt ligger på HR samt vart de vänder sig vid frågor eller avvikelser. Tydlig kommunikation, enkla instruktioner och ett användarvänligt system är avgörande för att självservice ska upplevas som ett värdefullt stöd. När självservice införs på rätt sätt bidrar den till ökad transparens, minskat beroende av manuella rutiner och en mer effektiv vardag för både medarbetare, chefer och HR.

Förutom att det här frigör värdefull tid för HR så att du kan fokusera mer på det strategiska arbetet, så kan du också skapa en starkare organisationskultur då de anställdas delaktighet utökas.

Heartpace HR-system erbjuder de anställda den här typen av självservice, så att du kan lämna både kalkylbladen och pappersformulären bakom dig.

Kontakta oss eller registrera dig för en gratis provperiod och upplev Heartpace HR-System!

Automatisera de mest grundläggande processerna

Att automatisera de mest grundläggande processerna är något som ett HR-system kan bidra med. Med automatisering blir arbetet mer konsekvent och kvaliteten högre. När återkommande moment följer fasta flöden minskar risken för misstag, samtidigt som processerna blir mer förutsägbara och enklare att följa upp. Detta skapar i sin tur bättre förutsättningar för likabehandling, regelefterlevnad och intern kontroll, vilket i sin tur stärker förtroendet för HR som funktion.

Service HR handlar mycket om att leverera olika hälso- och engagemangsfrämjande aktiviteter, om rekryteringspolicys, medarbetarundersökningar mm. Genom att implementera ett HR-system automatiseras processer såsom löner, olika typer av dokumenthantering och kontrakt, samt de flesta av Service HRs leveranser. Att automatisera de grundläggande processerna är en viktig aspekt i arbetet med att gå från Service HR till strategisk HR.

Anpassa företagsmålen med en personalstrategi

När det finns mer tid tillgängligt att både tänka igenom strategin och arbeta strategiskt behöver du betänka hur personalstyrkan på bästa sätt kan stödja företagsmålen. Och i det arbetet är det viktigt att ta reda på vad ledningsgruppen vill uppnå och hur du kan bistå i det arbetet för att hjälpa till att uppnå detta. För dig som vill veta mer om hur du kan utveckla en personalstrategi i linje med företagets mål kan med fördel läsa 5 Nycklar för Strategisk HR 2022 här.

En väl förankrad personalstrategi fungerar som en brygga mellan organisationens övergripande mål och det dagliga arbetet i verksamheten. Den tydliggör vilka kompetenser som behöver utvecklas, vilka beteenden som ska uppmuntras och hur ledarskapet behöver utformas för att stödja riktningen framåt. Genom att arbeta systematiskt med kompetensförsörjning, succession och utvecklingsinsatser bidrar HR till att minska risker, stärka genomförandekraften och säkerställa att organisationen har rätt förutsättningar att nå sina långsiktiga mål.

Delegera repetitiva uppgifter

Även om det är så att allt inte kan automatiseras och att det fortfarande är vissa dagliga administrativa uppgifter att ta itu med manuellt, så kan det vara en god idé att delegera en del av de mer repetitiva uppgifterna. Börja med att skilja de serviceuppgifter som inte kan automatiseras från de strategiska områden som behöver din uppmärksamhet. Delegera sedan de uppgifter som inte är strategiskt viktiga till någon i teamet som har till uppgift att arbeta med dessa uppgifter. På så sätt kan du lägga din tid på att tillämpa dina kunskaper och färdigheter på företagets långsiktiga mål och att utveckla personalstrategin.

Förutsättningarna för delegering är tydliga roller, ansvar och förväntningar. Det behöver vara klart vilka uppgifter som kan överlåtas, vilket mandat som följer med uppgiften och hur uppföljning ska ske. En genomtänkt delegering bidrar till mer än att avlasta HR, då det också leder till goda möjligheter för andra i teamet att utveckla sin kompetens och ta ett större ansvar. Samtidigt minskar risken för flaskhalsar och personberoende arbetssätt. När arbetsuppgifter är rätt fördelade får HR bättre förutsättningar att arbeta proaktivt och långsiktigt med frågor som stärker organisationens utveckling och genomförandekraft.

Tänkt långsiktigt

I det strategiska arbetet är det viktigt att inte tänka för kortsiktigt, utan att ha med det långsiktiga perspektivet. Genom att tänka långsiktigt – tänka flera steg framåt – kommer du snart att ha anpassat HR till företagets strategi. Och HR kommer då att arbeta och fungera som en strategisk affärspartner.

Långsiktighet i HR-arbetet bygger på ett systematiskt fokus på kompetensförsörjning, ledarskapsutveckling och organisationsstruktur. Genom att identifiera framtida kompetensbehov, risker och möjligheter i god tid bidrar HR till att minska sårbarhet och stärka organisationens genomförandekraft. Det ger också bättre förutsättningar för att prioritera rätt insatser, istället för att initiera många parallella aktiviteter med begränsad effekt.

Tips för ett mer långsiktigt HR-arbete:

• Upprätta ett tydligt HR-årshjul kopplat till verksamhetsplaneringen.
• Arbeta med få, tydliga prioriteringar snarare än många initiativ.
• Följ upp och utvärdera insatser regelbundet för att säkerställa effekt.
• Se till att HR-arbetet har stöd hos ledningen och är väl integrerat i beslutsprocesser.

När HR arbetar långsiktigt och konsekvent stärks rollen som strategisk affärspartner. HR blir då en funktion som stödjer verksamheten i nutid och som samtidigt aktivt bidrar till organisationens långsiktiga framgång.

Håll dig i linje med trenderna

Förutom att stödja specifika företagsmål, lönar det sig också att ligga i linje med trenderna. HR-världen förändras ständigt och om du är uppmärksam på vad som händer inom området har du den bästa positionen för att bistå din organisation att anpassa sig och utvecklas långsiktigt.

Att följa trender inom HR syftar till att fördjupa förståelsen för vilka faktorer det är som påverkar den egna organisationen. Digitalisering, förändrade förväntningar på ledarskap, nya former av arbete och ökat fokus på hållbarhet är exempel på utvecklingsområden som kan få direkt genomslag i HR-arbetet. För att avgöra vad som är relevant behöver HR kontinuerligt ställa sig frågor som:

• Vilka trender påverkar våra medarbetares sätt att arbeta och samarbeta?
• Vilka kompetenser riskerar att bli kritiska framöver?
• Hur väl stödjer våra nuvarande strukturer framtida behov?

Genom att arbeta reflekterande och selektivt med omvärldsbevakning kan HR bidra till att organisationen utvecklas i takt med sin omvärld, utan att tappa fokus på verksamhetens faktiska förutsättningar och mål.

Dags att gå från Service HR till Strategisk HR

I dagens verksamhetsklimat har HR en strategisk roll, särskilt när det kommer till medarbetarnas engagemang, företagets varumärke och mycket mer. När du går ifrån Service HR till Strategisk HR, kom ihåg att HR-planering är en pågående process och att HR-strategin bör ses över regelbundet och uppdateras när verksamheten förändras. Nyckeln till en framgångsrik HR-strategi är att välja strategiska initiativ som ligger i linje med verksamhetsmålen.

För många organisationer handlar nästa steg om att skapa struktur, tydlighet och riktning i HR-arbetet. Det kan innebära att se över arbetssätt, processer och prioriteringar, men också att säkerställa att HR har rätt förutsättningar att arbeta långsiktigt och affärsnära. När HR ges mandat, verktyg och ett tydligt uppdrag stärks möjligheten att bidra till organisationens utveckling på ett mer genomgripande sätt.

Organisationer som lyckas med övergången till Strategisk HR arbetar medvetet och systematiskt över tid. De investerar i hållbara strukturer, datadrivna beslut och ett HR-arbete som är nära kopplat till verksamhetens behov. Resultatet blir ökad genomförandekraft, starkare engagemang och bättre förutsättningar att möta framtida utmaningar.

För HR-funktioner som vill ta nästa steg finns stora möjligheter att stärka sitt genomslag och sitt värde i organisationen. Med rätt stöd i processen blir HR en självklar strategisk partner i verksamhetens fortsatta utveckling.

Lycka till!

Om du letar efter en lösning som ger er dessa möjligheter och fördelar, är du välkommen att kontakta oss eller registrera dig för en gratis provperiod och uppleva Heartpace HR-System.