I den digitala tidsåldern blir HR-operationer allt mer datadrivna. Denna bekvämlighet väcker dock farhågor om den potentiella exponeringen av känslig HR-information genom kollegors åtgärder. I den här artikeln tar vi upp viktiga frågor om säkerheten för denna data och utforskar strategier för att skydda den. Följ med oss när vi navigerar genom utmaningarna med att bevara känslig information i den digitala HR-landskapet.

Digitalisering kan innebära riskexponering genom kollegor…

Teknologi är mer närvarande inom HR än någonsin tidigare och vi har blivit vana vid att dela och lagra personlig och annan relevant information digitalt i våra verksamheter, vilket kan inbegripa allt ifrån personuppgifter och löner till hälsoinformation och arbetsprestation.
Att riskexponering är en högst aktuell fråga är inte förvånande, särskilt med tanke på det ökade kraven om dataskydd och integritet. Och det finns möjliga risker med den ökade digitaliseringen där vi som kollegor kan orsaka dataexponering genom våra dagliga digitala aktiviteter.

För att reda ut det här och vad vi kan göra åt det, har vi valt att fokusera på två kärnfrågor:

• Hur säker är den känsliga information som vi lagrar som arbetsgivare?
• Hur kan vi säkert samla in och skydda våra anställdas känsliga, privata och konfidentiella information?

Men innan vi går vidare och besvarar de båda frågorna mer ingående, låt oss ta en närmare titt på vad “riskexponering genom kollegor” i egentligen innebär.

Riskexponering genom kollegor handlar om att vi som arbetar i ett företag av misstag, eller vad som är mer ovanligt – genom avsikt – exponerar känslig information med risk att den hamnar i orätta händer eller används på ett sätt som kan skada företaget eller dess medarbetare. Det är som om någon i din arbetsgrupp oavsiktligt delar något privat eller viktigt med fel person. Med andra ord handlar det om risken att kollegor, av olika anledningar, kan orsaka olika typer av problem för företaget genom sina handlingar och att vi som arbetar i verksamheten behöver vara medvetna om och hantera dessa risker noggrant för att undvika skador eller problem.

Och riskexponering inom datasammanhang och digitalisering syftar på den sårbarhet eller osäkerhet som verksamheten möter när digitala data och processer hanteras. Men hur kan då det här se ut mer konkret?

Känslig dataexponering i HR-system: risker med kollegors digitala aktiviteter

Kollegor kan orsaka dataexponering genom sina digitala aktiviteter på olika sätt när det till exempel gäller användningen av ett HR-system där känslig personalinformation lagras och hanteras. Här är några konkreta exempel på hur detta kan inträffa:

• Oavsiktlig delning av inloggningsuppgifter: En medarbetare kan oavsiktligt dela sina inloggningsuppgifter (användarnamn och lösenord) med en annan kollega. Denne kollega kan sedan använda dessa uppgifter för att få åtkomst till HR-systemet och potentiellt ändra, ta bort eller exponera känslig personalinformation.
• Obehörig åtkomst till arbetsstationer: Om en medarbetare lämnar sin arbetsstation olåst och utan tillsyn kan en annan kollega få tillgång till datorn och eventuellt öppna HR-systemet. Detta kan leda till att känslig information exponeras.
• Felaktig e-posthantering: En medarbetare kan skicka e-postmeddelanden med bifogade filer som innehåller känslig HR-information till fel mottagare. Om e-postmeddelandet når en kollega som inte borde ha tillgång till informationen, kan detta leda till dataexponering.
• Felaktig dataöverföring: Under överföring av data mellan HR-system och andra system kan en medarbetare av misstag skicka information till fel mottagare eller använda felaktiga inställningar, vilket kan resultera i exponering av information.

För att minimera risken för såna här incidenter är det viktigt att ha starka säkerhetsåtgärder på plats, inklusive lösenordsregler, åtkomstkontroller, utbildning om säkerhet och övervakning av systemaktiviteter. Så hur säker är då vår data som vi lagrar?

Hur säker är den känsliga information som vi lagrar som arbetsgivare?

Säkerheten för den känsliga information som vi som arbetsgivare lagrar digitalt varierar beroende på flera faktorer. Det handlar i huvudsak om företagets dataskyddspraxis, teknologiska åtgärder och medarbetares medvetenhet om säkerhet. Låt oss titta närmare på olika faktorer som påverkar hur säker känslig lagrad information är.

• Dataskyddsregler och efterlevnad: Här i Sverige har vi dataskyddsregler som styr hur vi som arbetsgivare ska hantera och skydda den känsliga information vi samlar in från våra anställda. Efterlevnad av dessa regler är en grundläggande aspekt av att säkerställa informationens säkerhet.
• Olika teknologiska säkerhetsåtgärder: Vi kan använda oss av olika tekniska åtgärder såsom kryptering, brandväggar och åtkomstkontroller för att skydda den digitala informationen. På så sätt kan vi säkerställa att känslig information är väl skyddad mot obehörig åtkomst. Det här är såklart särskilt viktigt med tanke på den ökade digitaliseringen och de möjliga risker som följer med den, särskilt när det är många som hanterar känslig data.
• Användarutbildning: En viktig del av säkerheten är att utbilda anställda om bästa praxis för datasäkerhet. Det kan handla om att använda sig av starka lösenord, vara försiktig med att öppna okända e-postbilagor och rapportera eventuella säkerhetsincidenter. Men det handlar också om att öka medvetenheten om att när många hanterar känslig data är varje individs ansvar avgörande för att upprätthålla en säker digital arbetsmiljö. Det är en kollektiv ansträngning där alla behöver vara delaktiga tillsammans för att skydda känslig, privat och konfidentiell information från spridning.
• Incidenthantering: Även med förebyggande åtgärder kan säkerhetsincidenter inträffa. Det är därför viktigt att ha en plan för att hantera den här typen av incidenter och på så sätt minimera eventuella problem om det skulle inträffa. Kort kan man säga att en incidenthanteringsplan är en förberedd strategi som följer stegvisa åtgärder för att identifiera, isolera, analysera och åtgärda säkerhetsincidenter. En konkret plan hjälper till att minimera påverkan, återställa normal drift och förebygga liknande händelser i framtiden.

Säkerheten för den digitalt lagrade känsliga informationen beror som sagt på flera saker. Först har vi dataskyddsreglerna, som kan sägas vara som regler för hur man ska behandla våra värdefulla hemligheter. Sedan har vi olika tekniska knep som kryptering och brandväggar, som fungerar som en effektiv försvarare som skyddar den digitala informationen. Användarutbildning handlar om att ge alla kunskap om hur man kan hålla hemligheterna säkra. Slutligen, om något går fel, behöver vi en bra plan för att hantera problemen. Så till den sista kärnfrågan om hur vi på ett mer säkert sätt kan samla in och skydda våra anställdas information.

Hur kan vi säkert samla in och skydda våra anställdas känsliga, privata och konfidentiella information?

Med ett tryggt HR-system minimeras risken för att känslig information hamnar i orätta händer. Ett välutvecklat HR-system är utformat för att skydda och hantera den omfattande mängd känslig information som en arbetsgivare hanterar – inklusive personuppgifter, löner, prestationer och mycket, mycket mer.

Och ett välutvecklat HR-system använder avancerad teknologi, inklusive kryptering och åtkomstkontroller, för att säkerställa att endast auktoriserad personal kan få åtkomst till informationen. Detta ger en ytterligare nivå av säkerhet som är svår att uppnå med manuell hantering av information.

Med ett HR-system är det också enkelt att som arbetsgivare följa dataskyddsregler mer effektivt, eftersom systemet är utformat för att fungera i enlighet med dessa regler och automatiskt hantera efterlevnaden.

Det är i sammanhanget viktigt att komma ihåg att även med ett säkert HR-system är människors beteende en viktig och avgörande faktor. Även med de mest sofistikerade teknologiska säkerhetsåtgärderna är det den mänskliga faktorn som fortfarande utgör den största risken för dataexponering. Det är därför som användarutbildning och medvetenhet om säkerhetspraxis är avgörande för att säkerställa att informationen inte oavsiktligt exponeras. Genom att kombinera HR-systemet med säkerhets- och riskmedvetna användare kan ni som arbetsgivare tryggt hantera och skydda den känsliga informationen ni har om era anställda.

Avslutningsvis

Vi hoppas att den här artikeln har gett dig en översikt över de utmaningar och lösningar som omger säkerheten för den digitalt lagrade känsliga informationen inom HR. Digitaliseringen har förändrat hur vi samlar in och hanterar data, och med det har nya risker uppstått. Med en djupare förståelse för begreppet ”riskexponering” och de faktorer som påverkar säkerheten inom HR är vår intention att ge dig fler verktyg, så att du kan ta itu med dessa utmaningar.

Om du vill ha mer information om hur du säkert kan hantera och skydda din verksamhets känsliga, privata och konfidentiella information, eller om du är intresserad av att implementera ett tryggt HR-system, tveka inte att kontakta oss. Vi finns tillgängliga för att stödja dig i att säkert navigera genom den digitala eran och upprätthålla integriteten för både din organisation och dina medarbetare. Vi ser fram emot att höra av dig och arbeta tillsammans för att säkerställa en säker och framgångsrik HR-hantering.

Om du letar efter en lösning som ger er dessa möjligheter och fördelar, är du varmt välkommen att kontakta oss för att boka en demo av Heartpace HR-System!