Ett Human Resource Management System (HRM-system) är en digital plattform som hanterar personaladministration, data och HR-processer på ett effektivt och strukturerat sätt. Systemet centraliserar medarbetarinformation och förenklar arbetsflöden genom att samla allt på en plats. HRM-systemets funktioner är utformade för att förenkla och effektivisera organisationens personalhantering på flera nivåer:

• Automatisera repetitiva uppgifter såsom tidrapportering, onboarding och löner.
• Ge en enhetlig och aktuell personaldata för bättre översikt och beslutsfattande.
• Möjliggöra en säker och flexibel åtkomst via molnbaserade lösningar.
• Underlätta medarbetarutveckling genom en tydlig uppföljning av både mål och prestationer.
• Förbättra efterlevnad av lagar och regler som GDPR genom inbyggd efterlevnad (compliance).

För att du ska kunna välja rätt HRM-system är det viktigt att förstå vilka funktioner som bäst stödjer verksamhetens behov och medarbetarnas utveckling. Och för att säkerställa att du väljer ett system som verkligen möter organisationens behov och stöttar era mål, finns det några viktiga faktorer att ha i åtanke.

Det här behöver du tänka på innan du väljer HRM-system

Valet av HRM-system är ett viktigt beslut som påverkar organisationens effektivitet och arbetsmiljö i stort. Och ett välfungerade HRM-system är inte bara ett verktyg för att samla in personaldata med, det är också en plattform som möjliggör förbättrade arbetsflöden, säkerställer dataskydd och uppfyller lagkrav. Här är några saker att börja med innan ni bestämmer er:

1. Identifiera behov: Var tydliga med vad ni behöver och prioritera de funktioner som är mest relevanta för just er verksamhet.
2. Dataskydd och säkerhet: Med känslig personaldata är säkerhet avgörande. Säkerställ att systemet uppfyller etablerade säkerhetsstandarder och att det följer GDPR och andra relevanta lagkrav.
3. Automatisering och effektivisering: Ett bra HRM-system ska kunna automatisera administrativa uppgifter, så att det frigör tid och resurser för strategiska insatser.
4. Användarvänlighet och självservice: Systemet bör vara intuitivt och ge möjlighet för medarbetare att själva hantera viss information, vilket sparar tid och skapar en bättre användarupplevelse.
5. Flexibilitet och integration: Välj ett system som är molnbaserat och lätt att integrera med era befintliga system för en sömlös informationsmiljö.
6. Support och utbildning: Se till att leverantören erbjuder bra support och utbildningsresurser så att ni kan få ut maximalt av systemet.

Ett effektivt och pålitligt HRM-system kan bli en gamechanger för er organisation – med allt ifrån att effektivisera era processer och spara tid till att skapa en arbetsmiljö där både medarbetare och ledning kan växa och lyckas. Med rätt val får ni en lösning som stärker organisationen, driver utveckling och skapar värde på både kort och lång sikt.

Kravspecifikation för HRM-system

HRM-systemet är en central komponent för att skapa ordning, effektivitet och överblick i organisationens personalhantering. För att ett sådant system ska möta både dagens krav och framtida behov är det viktigt att definiera tydliga förväntningar och funktioner. Den här kravspecifikationen är därför utformad för att hjälpa dig att identifiera vilka grundläggande och strategiska funktioner som är avgörande för att driva en effektiv och säker HR-verksamhet. Kravspecifikationen täcker de grundläggande funktioner och krav som bör vara aktuella när ni överväger att implementera ett HRM-system.

1. Masterdatahantering – Korrekt och tillgänglig personalinformation

Masterdatahantering säkerställer att all personalinformation är samlad och konsekvent i hela organisationen. Vid valet av HRM-system är det avgörande att systemet kan erbjuda en strukturerad och centraliserad databas, eftersom detta utgör grunden för korrekta analyser, spårbarhet och en effektiv hantering av personaldata. Funktioner som enhetlig datavy, kraftfulla analysverktyg och riskhantering är viktiga att inkludera i kravspecifikationen för att möta både nuvarande och framtida behov i organisationens HR-arbete.

• Enhetlig datavy: Systemet ska erbjuda en centraliserad datavy för att säkerställa att personalinformationen är korrekt, spårbar och uppdaterad genom hela organisationen.
• Analys och beslutsstöd: Systemet bör omvandla HR-data till meningsfulla insikter för datadrivna beslut som förbättrar verksamheten.
• Riskhantering: Systemet bör ha funktioner för att identifiera och hantera risker kopplade till personaldata, till exempel automatiserade varningar.

2. Säkerhet och Efterlevnad (compliance) – Högsta standard för datasäkerhet och laguppfyllelse

Säkerhet och efterlevnad är centrala aspekter vid valet av HRM-system eftersom hanteringen av känslig personaldata kräver högsta möjliga skyddsnivå och efterlevnad av lagkrav. Vid utvärderingen av HRM-system är det mycket viktigt att säkerställa att systemet uppfyller både tekniska och juridiska krav, inklusive avancerade säkerhetsprotokoll, certifieringar som ISO 27001 och efterlevnad av GDPR. Dessa funktioner skyddar organisationen från dataintrång, juridiska sanktioner och säkerställer trygghet för både medarbetare och verksamhet. Med dessa krav inkluderade i kravspecifikationen blir robusta säkerhetslösningar och fullständig efterlevnad avgörande i arbetet med att välja ett pålitligt och framtidssäkert HRM-system.

• Oöverträffat dataskydd: HRM-systemet behöver använda moderna säkerhetsprotokoll och kryptering för att skydda all data, med rollbaserad åtkomstkontroll.
• ISO 27001-certifiering: Systemet ska följa ISO 27001-standarden, vilket garanterar en hög nivå av informationssäkerhet.
• Efterlevnad av GDPR och andra krav: Systemet ska automatiskt uppdateras och ha funktioner för att säkerställa efterlevnad av GDPR samt andra nationella och branschspecifika regler.

3. Centrala HR-funktioner– Minskad administration och ökad transparens

Centrala HR-funktioner utgör grunden för att hantera personaladministration på ett effektivt och strukturerat sätt. I valet av ett HRM-system är det viktigt att säkerställa att dessa funktioner stöder organisationens behov av att minska administrativ belastning, förbättra medarbetarnas tillgång till HR-tjänster och öka transparensen i verksamheten. Integrering av funktioner som personalhantering, självservice och realtidsöversikt skapar en mer effektiv arbetsmiljö och möjliggör bättre informerade beslut. Punkterna nedan belyser varför dessa funktioner är centrala vid utvärdering av ett HRM-system.

• Centraliserad personalhantering: Integrering av all HR-relaterad administration, löner och förmåner i en och samma plattform för enkel hantering.
• Medarbetarsjälvservice: Ett intuitivt självservicegränssnitt för medarbetare som gör det enkelt för dem att själva hantera exempelvis frånvaroansökningar och uppdateringar av personuppgifter.
• Transparens och översikt: Möjlighet att se hela organisationen i realtid, vilket gör det enklare att fatta datadrivna och informerade beslut.

4. Arbetsflöden och rapportering – Effektiva processer och kraftfull analys

Effektiva arbetsflöden och kraftfulla rapporteringsmöjligheter är viktiga aspekter för att HR-arbetet ska bli smidigare och mer datadrivet. Automatisering frigör tid och resurser som kan läggas på strategiska frågor, medan anpassade rapporter ger möjlighet att analysera nyckeltal och medarbetarprestationer på ett strukturerat sätt. Dessa funktioner spelar en central roll i att skapa produktivitet och minska kostnader, vilket gör dem viktiga att inkludera i kravspecifikationen.

• Automatiserade arbetsflöden: Automatisering av återkommande HR-processer som onboarding och offboarding, tidrapportering och löneutbetalning för att frigöra tid och resurser.
• Anpassningsbara rapporter: Möjlighet att skapa skräddarsydda rapporter för att följa KPI:er, medarbetarprestationer och andra relevanta nyckeltal.
• Effektivitet och produktivitet: Systemet ska optimera arbetsflöden för att minska kostnader och öka produktiviteten.

5. Flexibilitet och tillgänglighet – Tillgång när som helst, var som helst

Flexibilitet och tillgänglighet är viktiga för att möta de krav som ställs på en modern arbetsplats. Ett HRM-system behöver vara anpassningsbart och ge enkel åtkomst till kritisk information, oavsett tid och plats. En smidig implementeringsprocess säkerställer att systemet snabbt kan börja användas, medan molnbaserade lösningar och integration med andra system skapar en enhetlig och flexibel informationsmiljö. Funktionerna bidrar till att effektivisera arbetsflöden och stödja organisationens långsiktiga utveckling.

• Snabb implementering: En effektiv implementeringsprocess med ett dedikerat team för smidig övergång till det nya systemet.
• Molnbaserad lösning: Webbaserad åtkomst till HR-information när som helst och var som helst är idealiskt för en flexibel och mobil arbetsmiljö.
• Integration med andra system: Systemet bör enkelt kunna integreras med andra affärssystem, såsom lönesystem och lärplattformar för en enhetlig informationsmiljö.

6. Användarvänlighet och support – En plattform som är lätt att använda och stöder organisationen

Ett användarvänligt system med bra support gör det enkelt för organisationen att dra nytta av HRM-systemets funktioner fullt ut. När systemet är enkelt att använda och intuitivt designat blir det snabbt en naturlig del av organisationens arbetsflöden utan att kräva omfattande utbildning. Med tillgång till stöd och resurser säkerställs att både nya och erfarna användare känner sig trygga och effektiva. På så sätt blir systemet till en verklig tillgång i det dagliga arbetet och på lång sikt.

• Intuitiv design: Ett gränssnitt som är lätt att navigera minskar behovet av utbildning för användarna och underlättar övergången till det nya systemet.
• Stöd och utbildning: Tillgång till support och utbildningsresurser för att säkerställa att användare på alla nivåer får det stöd de behöver för att använda systemet effektivt.

Med den här kravspecifikationen vill vi ge dig en tydlig vägledning i arbetet med att välja ett HRM-system som inte bara möter organisationens behov utan också framtida krav. Med fokus på centrala funktioner som säkerställer korrekt hantering av personaldata, effektivisering av arbetsflöden, hög säkerhet och användarvänlighet, får ni ett verktyg som inte bara förenklar administrationen men som också skapar en mer produktiv och transparent arbetsmiljö – och som stärker både er organisation och medarbetarnas engagemang på lång sikt.

Heartpace HRM-System

Den här guiden och kravspecifikationen är utformad för att ge er ett stöd i processen att välja det HRM-system som bäst passar era behov och mål. Vi hoppas att dessa riktlinjer hjälper er att reflektera över de funktioner och egenskaper som är viktigast för er organisation och därigenom gör valet av system både enklare och mer informerat.

När ni har en tydlig bild av vad ni söker, kan Heartpace vara det verktyg som lyfter er HR-hantering till nästa nivå.

Heartpace HRM-system är utvecklat för att stödja och underlätta er organisation på varje steg av er HR-resa. Systemet förenklar och digitaliserar HR-processerna, vilket ger er mer tid att fokusera på det som verkligen gör skillnad för era medarbetare och verksamhet. Med all personalinformation samlad på ett ställe får ni en bättre överblick och kan fatta välgrundade beslut snabbare och enklare.

Med Heartpace får ni en flexibel och säker lösning, är ISO 27001-certifierad och som anpassar sig efter era behov. Systemet är byggt för att passa organisationer i tillväxt och hjälper er att effektivisera arbetsflöden, förbättra transparens och skapa en mer sammanhållen och produktiv arbetsmiljö. Det är ett verktyg som stödjer både nuvarande och framtida utmaningar och bidrar till långsiktig framgång.

Om ni söker en lösning som gör HR-hanteringen enklare, tryggare och mer effektiv – då kan Heartpace vara det ni söker.