På en arbetsplats förekommer alltid två sorters beteenden: de vi vill se mer av och de vi vill se mindre av. Inom tillämpad beteendeanalys kallas dessa för underskottsbeteenden och överskottsbeteenden.

Ett underskottsbeteende kan vara att en medarbetare sällan delar med sig av idéer på möten, undviker att ge feedback eller inte använder det nya IT-systemet. Överskottsbeteenden kan istället handla om att någon ofta kommer för sent, ägnar sig åt skvaller eller fastnar för länge i detaljer som fördröjer projekt.

Varför sker eller uteblir beteendet

När vi analyserar varför ett beteende inte sker, utgår vi ofta från två centrala frågor:

• Kan personen? Saknas kunskap, färdigheter eller verktyg för att utföra beteendet?
• Vill personen? Är motivationen låg, känns beteendet obekvämt eller upplevs belöningen som obefintlig?

Om en medarbetare inte följer rutinerna kan det alltså lika gärna bero på bristande förståelse som på bristande vilja, och lösningen beror på vilken faktor som är avgörande: träning eller motivation.

Fyra sätt att påverka beteenden

Arbetsplatsbeteenden formas och förändras av konsekvenser. Fyra klassiska kategorier definierar hur dessa påverkas:

• Positiv förstärkning När önskat beteende sker, ger man något uppskattat. Exempel kan vara att chefen ger beröm när en medarbetare tar initiativ, eller att ett avslutat projekt belönas med bonus. Detta ökar sannolikheten att beteendet upprepas.
• Negativ förstärkning Man tar bort något obehagligt när beteendet sker. Exempelvis kan en medarbetare lämna in rapporten i tid och därigenom undvika tjat och påminnelser. Även detta ökar chansen att beteendet fortsätter.
• Utsläckning Man slutar förstärka oönskade beteenden. Om en kollega som söker uppmärksamhet genom skvaller märker att ingen längre lyssnar, minskar beteendet gradvis.
• Bestraffning Man tillför något obehagligt efter beteendet. Ett exempel kan vara en tillrättavisning vid missade deadlines, vilket minskar sannolikheten att beteendet återkommer men kan skapa rädsla eller passivitet.

Varför positiv förstärkning är mest effektiv

Forskning visar att positiv förstärkning är det mest kraftfulla verktyget för att forma beteenden. Det bygger engagemang, stärker relationer och leder till varaktig förändring. Negativa konsekvenser kan också fungera, men riskerar att leda till minimiprestation, där medarbetaren endast gör det nödvändiga för att undvika obehag, istället för att engagera sig fullt ut.

För att positiv förstärkning ska ha önskad effekt behöver tre viktiga faktorer uppfyllas:

• Personlig relevans Vad som anses belönande varierar mellan individer. Vissa uppskattar offentligt beröm, medan andra föredrar en diskret klapp på axeln.
• Omedelbarhet Ju snabbare förstärkningen ges efter beteendet, desto starkare blir kopplingen. Fördröjd uppskattning tappar effekt.
• Tydlig koppling Medarbetaren måste förstå vilket beteende som ledde till belöningen för att förstärkningen ska bli effektiv.

PICNIC-analysen applicerad i arbetslivet

PICNIC-analysen är ett verktyg som beskriver konsekvenser utifrån tre dimensioner:

• Positive eller Negative
• Immediate eller Future
• Certain eller Uncertain

Den starkaste konsekvensen är PIC (Positive, Immediate, Certain), medan den svagaste är NFU (Negative, Future, Uncertain). Exempelvis väger ett direkt bra jobbat från chefen (PIC) tyngre än ett oklart hot om en dålig bedömning vid utvecklingssamtal längre fram (NFU). Om det är säkert att man får uppskattning för att bidra med idéer på mötet, är det betydligt starkare än en osäker framtida chans till erkännande.

Vad innebär detta för ledarskap

Ledare behöver bli skickliga på att se och förstärka rätt beteenden direkt. Små positiva handlingar som en kommentar, ett tack, eller en nick, kan vara mer effektiva än omfattande och utdragna belöningssystem. Samtidigt måste belöningen vara relevant för individen. En medarbetare som upplever att uppskattningen är meningsfull och rättvis kommer att prestera bättre än någon som får en belöning som saknar värde.

Slutsats

Att leda genom konsekvenser handlar om att förstå mänskligt beteende. För att öka engagemanget på arbetsplatsen behöver rätt beteenden belönas snabbt, tydligt och på ett sätt som är personligt meningsfullt. Människor upprepar det som lönar sig, och de chefer som lyckas skapa dessa förutsättningar får beteenden som driver både individens och organisationens utveckling framåt.