Effektiv preboarding – förberedelser för nya medarbetare innan första arbetsdagen

Anställningen börjar långt innan dag ett

Det är lätt att tänka att en ny medarbetares resa börjar på den första arbetsdagen. Men i praktiken formas den första upplevelsen av organisationen redan långt tidigare. Tiden mellan signerat anställningsavtal och första arbetsdagen är en kritisk, men ofta outnyttjad, fas: preboarding.

Preboarding är en strategisk möjlighet att skapa trygghet, bygga en god relation och förbereda nya medarbetare mentalt, praktiskt och kulturellt inför sin roll långt innan de sätter sin fot på kontoret som anställd. Organisationer som tar preboarding på allvar får ofta tillbaka det i form av en snabbare onboarding, ett högre engagemang och reducerad personalomsättning.

Varför preboarding är viktigare än någonsin

I dagens arbetsmarknad där kompetensbrist, snabbrörlighet och konkurrens om talanger råder, räcker det inte med att rekrytera rätt person för rollen, man måste också säkerställa att nya medarbetare får en stark start. Här spelar preboarding en avgörande roll.

Studier visar att alltför många av alla nyanställda lämnar sin arbetsgivare inom de första 45 dagarna. En stor andel av dessa upplever osäkerhet, bristande information eller känslan av att “inte höra till” på sin nya arbetsplats. En genomtänkt preboarding minskar risken för detta genom att skapa tillhörighet och struktur redan från start.

Dessutom har hybridarbete och digital onboarding ökat behovet av att skapa tidig kontakt och en känsla av sammanhang. När fysiska kontorsmöten inte längre är lika självklara, krävs tydligare förberedelser för att nya medarbetare ska känna sig välkomna, inkluderade och välinformerade.
Preboarding är därför inte en bonus. Det är en investering i ett smidigare, mänskligare och mer effektivt inträde i arbetslivet.

Några vanliga utmaningar och vilka möjligheter de bär på

• Preboarding förbises som del av HR-processerna

Många organisationer har rutiner för onboarding, men saknar en tydlig struktur för preboarding. Det leder ofta till att den nyanställda lämnas i ett informationsvakuum mellan signering och start – en period som istället borde användas för att skapa en förväntan inför det nya jobbet och som en förberedelse inför starten.

Möjlighet: Skapa en tydlig preboardingprocess där varje steg är definierat, ansvarsfördelat och anpassat till organisationens kultur.

• Kommunikationsglapp

Brister i kommunikation under preboardingperioden kan skapa oro, missförstånd eller passivitet hos den nyanställda. I vissa fall leder det till att kandidater hoppar av innan de ens börjat.
Möjlighet: Bygg ett kommunikationsflöde med återkommande kontakt, vänlig ton och transparens – gärna med en kontaktperson som följer upp.

• Otydlighet kring praktiska detaljer

Brist på information om arbetsredskap, arbetstider, kontaktvägar och arbetsmiljö kan skapa onödig osäkerhet och stress inför starten.

Möjlighet: Samla praktisk information i en tydlig digital välkomstguide eller plattform som är lättillgänglig och mobilanpassad.

• Avsaknad av kulturintroduktion

En nyanställd är inte bara ny i sin roll utan också ny organisationskultur. När detta moment förbises riskerar organisationen att förlora ett viktigt fönster för kulturell introduktion och relationsskapande.

Möjlighet: Använd preboarding för att visa organisationens värderingar och förväntningar, gärna genom berättelser eller filmer från befintliga medarbetare.

Fem konkreta tips för en effektiv preboarding

1. Skapa en strukturerad preboardingplan

Precis som onboarding bör preboarding ha en tydlig plan med syfte, innehåll och ansvar. Skapa ett schema över vad som händer under veckorna före start, från första kontakt till introduktionsdagen.
Exempel:

– Dag 1 efter signering: Personligt välkomstmail
– Vecka 1: Digital guide med praktisk info
– Vecka 2: Presentation av närmaste chef och team
– Vecka 3: Inbjudan till valfritt informellt möte eller lunch

2. Kommunicera kontinuerligt med värme och tydlighet

En tyst period mellan signering och startdag skapar lätt en känsla av osäkerhet. Hur ska det bli? Vad kommer förväntas av mig? Hur är mina nya kollegor? Den här typen av frågor söker sina svar, så kommunicera hellre för mycket än för lite. Skicka uppmuntrande meddelanden, tips på förberedelser och visa att medarbetaren är efterlängtad.

Tänk på: Kommunikationen bör ha en personlig ton, gärna från närmaste chef eller teamet, inte bara från HR.

3. Introducera kulturen redan innan dag ett

Använd preboarding för att ge en känsla av hur det faktiskt är att jobba hos er. Låt den nya medarbetaren ta del av filmer, blogginlägg, värdegrund eller ”en dag på arbetet”-material från kollegor.

Extra tips: Låt befintliga medarbetare spela in korta filmer där de berättar om sådant som de själva hade velat veta innan de började.

4. Säkerställ tillgång till rätt verktyg i tid

Inget signalerar förberedelse så tydligt som när arbetsredskap, inloggningar, system och e-post är på plats från första dagen. Detta är inte bara en praktisk fråga – det handlar om förtroende.
Rekommendation: Skapa checklistor för IT, arbetsplats (fysisk eller digital) och annat relevant som säkerställer leverans i tid.

5. Inkludera teamet och skapa relationer tidigt

Att bli en del av ett sammanhang tidigt minskar trösklarna för att känna sig trygg, engagerad och motiverad redan från start. Låt det nya teamet skicka ett gemensamt välkomstmeddelande, boka en fika före start eller para ihop den nya medarbetaren med en buddy.

Poäng: Det handlar om mer än en introduktion. Det handlar om tillhörighet.

Starta före starten

En stark start kräver en stark förberedelse. I en tid då kandidater har fler val än någonsin och där första intrycket kan avgöra framtida lojalitet, är preboarding ett konkurrensmedel som förtjänar mer uppmärksamhet.

De organisationer som tar ansvar för hela medarbetarresan – inte bara från dag ett, utan från första kontakten – bygger inte bara starkare relationer, de skapar också en kultur där människor känner sig sedda, förberedda och viktiga. Redan innan de börjat.

Och det är det mest meningsfulla man kan ge en ny medarbetare – en känsla av tillhörighet och förväntan, redan innan den första arbetsdagen.