Under det senaste decenniet har HR utvecklats till att fungera som en betydelsefull tillgång i det organisatoriska framgångsarbetet. Och organisationer och företag världen över är idag överens om hur viktigt det är att anställa och behålla rätt talang – vilket även betraktas vara en av de mest avgörande förutsättningarna för organisatorisk framgång. Men hur kan vi inom HR mäta och följa upp vår framgång? Vilka nyckeltal – Key Performance Indicators (KPI:er) – är viktiga att följa upp regelbundet?

För att du ska få en uppfattning om vilka nyckeltal (KPI:er) som kan vara relevanta för HR, har vi på Heartpace sammanfattat ett urval av 30 både mer vanliga och ovanliga KPI:er för dig att överväga att implementera. I ”Den Ultimata Guiden till HR KPI:er 2024” har vi sammanställt en detaljerad lista med beskrivningar av HR KPI:er att använda i er organisation. Men låt oss först titta närmare på vad nyckeltal är och varför de är viktiga!

Vad är nyckeltal – Key Performance Indicators (KPI:er)?

KPI:er är strategiska nyckeltal (mätindikatorer) och fungerar som ett uppföljningsverktyg som hjälper dig att mäta, förstå och följa upp hur väl ni uppnår era HR-mål på ett sätt som är i linje med er strategi och era mål. KPI:er är nyckeltal/mått som används för att utvärdera din verksamhets framgång och är avsedda att mäta effektiviteten i er verksamhet. Vilka nyckeltal (KPI:er) som mäts varierar beroende på vilka faktorer som fokuseras. Generellt handlar det om mått på prestanda, effektivitet och prestation i er verksamhet.

Och KPI:er kan vara båda kvantitativa eller kvalitativa till sin natur. Kvantitativa nyckeltal inkluderar mätvärden som omsättning per anställd, antal betjänade kunder hos kundservice et cetera. Kvalitativa nyckeltal, å andra sidan, kan inkludera kundnöjdhetsupplevelse eller en produkts tillförlitlighet. Vid sidan av rent finansiellt strategiska nyckeltal såsom vinst-marginal, likviditet och soliditet är antal sjukdagar, frånvaro och medarbetartillfredsställelse tillsammans med medarbetares prestation och önskad organisationskultur exempel på KPI:er som HR vanligen följer upp.

Men varför är nyckeltal (KPI:er) viktiga?

En HR KPI är ett mätbart värde som hjälper till att följa upp fördefinierade organisatoriska mål inom personalområdet. Och HR-avdelningar använder nyckeltal för att optimera sina rekryteringsprocesser, medarbetarengagemang, omsättningshastigheter, utbildningskostnader med mera. KPI:er är därför viktiga för att kunna avgöra hur väl ni utvecklas inom vissa områden i organisationen. Och utan uppföljning av nyckeltalen har ni ingen insikt i om ni gör framsteg. Man kan därför säga att KPI:er fungerar som en pulskontroll av er strategiska plan och översikt över hur väl ni uppnår era uppsatta HR-mål. Genom att mäta hur väl verksamheten presterar i förhållande till era mål blir era nyckeltal också relevanta.

Hur väljer jag ut vilka KPI:er som ska följas upp?

Det är lätt att övertyga sig själv om att du måste mäta allt som sker i verksamheten. Men det är viktigt att komma ihåg att det bästa är att identifiera rätt nyckeltal och sedan se över åtgärderna så att de speglar de strategiska målen. Se därför till att de nyckeltal du väljer relaterar till det ni önskar uppnå i just er organisation.

Och särskilt idag när förväntningarna på HR ökar är det också viktigt att välja ut KPI:er så att ni kan utveckla, mäta och följa upp moderna och effektiva processer i en alltmer föränderlig omvärld.

För att kunna välja ut rätt nyckeltal (KPI:er) behöver ni utgå ifrån just era mål och strategier genom att ställa er frågor såsom hur kan ni uppnå er vision, hur ni kommer dit (strategi), vilka mål ni behöver uppfylla för att nå er strategi och hur ser de kritiska faktorerna ut för att era mål ska kunna uppnås. Efter att dessa frågor är besvarade ställer ni er frågor om hur ni ska mäta er framgång, vilket leder er vidare till rätt nyckeltal. Åtgärder är det sista steget efter att ni följt upp era nyckeltal och när ni identifierat hur väl målen uppfyllts.

Innan vi tittar närmare på de 30 HR KPI:erna är det på sin plats att understryka att vi varken föreslår eller rekommenderar att ni ska börja mäta alla dessa nyckeltal. Snarare önskar vi att du ska kunna använda listan för att få en uppfattning om vad organisationer mäter, samt ge dig en inblick i den mångfald av KPI:er som finns och sedan bestämma dig för de nyckeltal som är i linje med just er unika strategi och målsättning.

30 HR KPI:er

• Andel anställda utbildade i organisationskulturen: mäter betydelsen och förståelsen av verksamhetens organisationskultur i termer av önskade beteenden genom en mix av kvalitativ och kvantitativ analys.
• Andel använda semesterdagar: skapar en förståelse och ett mått för verksamhetens balans mellan arbete och privatliv. Mäts genom antalet använda semesterdagar jämfört med de oanvända.
• Andel manliga respektive kvinnliga chefer: mäts genom att kartlägga fördelningen mellan andelen manliga och kvinnliga chefer.
• Antal heltidsanställda: tillväxt av verksamhetens arbetsstyrka över tid under en viss given mätperiod.
• Anställningstid: mäter hur framgångsrik verksamheten är när det gäller att behålla talang genom att dividera antalet anställda som lämnat företaget under en viss mätperiod med det genomsnittliga antalet anställda under den utvalda mätperioden.
• Antal genomförda D&I-initiativ (mångfaldsinitiativ): mäter antalet mångfaldsinitiativ som genomförts i syfte att etablera och upprätthålla en kultur av mångfald och inkludering.
• Anställningsprocessens nöjdhetsgrad: ger er perspektiv på hur väl anställningsprocessen fungerar ur den anställdes perspektiv och nöjdhet med processen.
• Arbetskraftskostnader i procent av de totala kostnaderna: beräknas genom att ta kostnaden för personalstyrkan jämfört med alla kostnader och summera arbetskraftskostnaden och dividera den med de totala verksamhetskostnaderna inom en given mätperiod – oftast ett kalenderår.
• Arbetsplatsolyckor (incidenter & tillbud): mäter antalet arbetsplatsolyckor över en viss specifik mätperiod.
• Frånvaro: mängden arbetskraftstid och produktivitet som går förlorad på grund av sjukdom och annars oförutsedd ledighet. Mäts genom att dela totalt antal förlorade arbetsdagar på grund av frånvaro med antal tillgängliga arbetsdagar i en organisation vilket ger verksamhetens frånvarofrekvens, eller genom att dela totalt antal förlorade arbetstimmar på grund av frånvaro med antal tillgängliga arbetstimmar.
• Förmånstillfredsställelse: mäter hur nöjda de anställda är med de specifika förmåner de erbjuds. Mäts med fördel genom kvalitativa uppföljningar och genom att bryta ner varje förmån enskilt.
• Genomsnittligt antal anställda: ger det antal anställda vid början av en mätperiod adderat med antal anställda vid slutet av mätperioden dividerat i två.
• Genomsnittlig pensionsålder: beräknas genom att ta den sammanlagda åldern för alla avgående anställda och dividera det med antalet avgående anställda. Att vara medveten om dessa trender hjälper till att förutse pensionering och planera för ersättning av arbetskraft.
• Genomsnittlig tid för att fylla en ledig plats: mäter hur effektiv rekryteringsprocessen är när det gäller tidsresurser som används för att fylla en ledig plats.
• Genomsnittlig tid för anställning: mäter effektiviteten i anställningar.
• Kandidater intervjuade per anställning: beräknas genom det totala antalet intervjuade kandidater av det totala antalet anställningar under en viss anställningsperiod.
• Kostnader per anställd för företagshälsovård: beräknas genom den totala kostnaden för företagshälsovårdskostnader dividerat med antalet anställda i verksamheten.
• Kunskap uppnådd genom utbildning: mäter hur effektiv en utbildning varit genom att mäta kunskapens tillämpning.
• Könsfördelning: mäter könsfördelningen i verksamheten.
• Medarbetarnöjdhetsindex: ett nyckelmått för att behålla talang och för att mäta de anställdas trivsel.
• Mångfaldsgrad: mäter hur framgångsrikt organisationen skapar en miljö som främjar en öppen och accepterande gemenskap.
• Mångfald i termer av antal nationaliteter bland de anställda: med mångfald på arbetsplatsen odlas inte bara innovation utan även konkurrensfördelar. Mångfalden av nationaliteter och etniciteter kan beräknas genom att notera skillnaderna över tid och i förhållande till varandra.
• Net Promotor Score (NPS): mäter hur sannolikt det är att en anställd rekommenderar sin organisation som arbetsplats.
• Pensionsgrad: detta nyckeltal är särskilt viktigt för organisationer med en strategisk arbetskraftsplanering. Beräknas genom att titta på antalet anställda som gått i pension i procent av antalet anställda.
• Produktivitetsgrad: mäter arbetsstyrkans effektivitet över tid genom att ta företagets totala intäkter och dividera det med det totala antalet anställda.
• Sjukfrånvaro i %: mäts genom att dela antal sjuktimmar med tillgänglig tid i timmar.
• Sjuknärvaro i %: mäts genom att kartlägga sjuknärvaron i verksamheten. Anger andelen timmar som verksamhetens anställda går till arbetet trots att de är sjuka.
• Total frånvaro: ger ett mått på den totala frånvaron oavsett dess orsak och anges genom att dela de totala frånvarotimmarna med det totala antalet tillgängliga.
• Utbildningens effektivitet: ger en förståelse för hur effektivt en utbildning påverkat till exempel en avdelning jämfört med tidigare. Fastställs vanligtvis genom en uppföljning efter utbildningen i jämförelse med de förväntade utbildningsmålen efter en viss tid efter utbildningens avslut.
• Utbildningskostnad per anställd: mäter utbildningsinvestering per anställd under en given mätperiod, vanligtvis under ett kalenderår.

För att kritiskt kunna analysera effektiviteten av era HR-strategier i förhållande till förstärkt kompetens, hur effektiv er organisationskultur är, minskade kostnader et cetera ger KPI:erna er möjlighet att övervaka och analysera personalstatistik, diagnostisera utmaningar och beräkna ekonomiska konsekvenser. Och även om det inte är aktuellt att använda samtliga ovanstående KPI:er i verksamheten, så råder vi på Heartpace dig att ta dig tid till att identifiera vilka HR-mått som ger mest värde för just din organisation.

Genom Heartpace programvara för HR-analys ger vi dig alla nödvändiga verktyg för att extrahera värdefulla insikter från befintlig HR-data och få ny, ovärderlig information om hur er verksamhet presterar i relation till era uppsatta mål.

Team Heartpace