Att skapa en effektiv HR-organisation är en viktig pusselbit i varje företags framgång. Trots att HR-system kan automatisera många processer, är det fullt möjligt att bygga en robust och välfungerande HR-avdelning utan avancerad teknik. Låt oss utforska hur du kan göra detta på ett framgångsrikt sätt.

I den här artikeln utforskar vi hur du avgöra om det är rätt för er organisation att klara er utan ett systemstöd. Några enkla steg för att ge er själva de bästa möjliga förutsättningarna att klara er utan systemstöd, och några för- och nackdelar med det!

Varför bygga en systemfri HR-organisation?

Det finns flera skäl till att vissa företag väljer att bygga sin HR-funktion utan ett omfattande system. För mindre företag eller startups kan kostnaden för ett HR-system vara en stor investering. Dessutom kan en överdriven tilltro till teknik ibland skymma det viktigaste: mänsklig interaktion och relationer. Genom att fokusera på grundläggande HR-principer och bygga starka relationer kan du skapa en HR-funktion som är både effektiv och kostnadseffektiv.

Nedan följer 4 steg för er att sätta ett grundfundament:

1. Att definiera HR-organisationens roll och mål: En grundsten för framgång

Första steget i att bygga upp en effektiv HR-avdelning, oavsett om du använder ett digitalt system eller inte, är att tydligt fastställa vad HR ska åstadkomma. Det är som att sätta upp en kompass för avdelningen. Genom att ha klara mål blir det lättare att prioritera arbetsuppgifter, mäta framgång och se till att alla insatser bidrar till företagets övergripande mål.

Hur går man tillväga?

Analysera företagets övergripande mål: Börja med att ta reda på vad företaget vill uppnå på lång sikt. Vilka är företagets vision och värderingar?
Identifiera HR:s roll: Hur kan HR-avdelningen bidra till att nå företagets mål? Vilka specifika kompetenser och beteenden behöver medarbetarna för att lyckas?
Sätt upp mätbara mål: Definiera nyckelprestationsindikatorer (KPI:er) som visar hur väl HR-avdelningen presterar. Exempel på KPI:er kan vara tid att fylla en vakant tjänst, medarbetarnöjdhet eller omsättningsgrad.
Kommunicera målen: Se till att alla inom organisationen förstår HR-avdelningens roll och mål.

2. Investera i människor och kompetens:

HR-arbete handlar om människor. Se till att dina HR-medarbetare har rätt kompetenser och egenskaper för att kunna stötta organisationen. Det handlar inte bara om formell utbildning, utan också om personliga egenskaper som empati, kommunikationsförmåga och förmåga att bygga relationer.

Hur investerar man i HR-medarbetare?

Rekrytera rätt personer: När du rekryterar nya HR-medarbetare, fokusera på att hitta personer med rätt kompetenser och personlighet.
Utveckla befintlig personal: Erbjud dina HR-medarbetare möjligheter till fortbildning och personlig utveckling. Det kan handla om kurser, workshops eller mentorskapsprogram.
Ge feedback: Regelbunden feedback hjälper medarbetarna att utvecklas och känna sig uppskattade.
Delegera ansvar: Genom att delegera ansvar ger du dina medarbetare möjlighet att utvecklas och ta större ansvar.
Skapa en positiv arbetsmiljö: En positiv arbetsmiljö inom HR-avdelningen bidrar till att öka engagemanget och produktiviteten.

3. Utveckla tydliga processer och rutiner:

Även utan ett system behöver du ha tydliga processer för allt från rekrytering till lönehantering. Dokumentera dessa processer och kommunicera dem till alla berörda. Tänk på att regelbundet utvärdera och förbättra dessa processer.

Hur utvecklar man tydliga processer?

Identifiera alla HR-processer: Börja med att lista alla HR-processer som behöver standardiseras, till exempel rekrytering, onboarding, performance management, lönehantering och frånvaroanmälningar.
Dokumentera processerna: Beskriv varje steg i processen så detaljerat som möjligt. Använd gärna flödesscheman eller checklistor för att visualisera processen.
Kommunicera processerna: Se till att alla berörda parter, både inom och utanför HR-avdelningen, känner till och förstår processerna.
Implementera processerna: Inför de nya processerna och se till att alla följer dem.
Utvärdera och förbättra: Regelbundet utvärdera processerna och gör nödvändiga justeringar.

4. Fokusera på relationer och kommunikation: Grunden för en engagerad arbetsplats:

En framgångsrik HR-avdelning bygger på mer än bara processer och rutiner. Det handlar i lika hög grad om att skapa och vårda relationer. Genom öppen och ärlig kommunikation, tillgänglighet och ett genuint intresse för medarbetarnas välmående kan du bygga en stark och engagerad arbetsplats.

Hur kan du fokusera på relationer och kommunikation?

Var tillgänglig: Se till att du är lätt att nå för medarbetare och chefer. Ha regelbundna kontorstimmar eller drop-in-tider.
Lyssna aktivt: När medarbetare kommer med frågor eller problem, lyssna aktivt och visa att du tar deras åsikter på allvar.
Ge feedback: Ge regelbunden feedback till medarbetarna, både positiv och konstruktiv.
Var transparent: Var öppen och ärlig om beslut som fattas och kommunicera förändringar tydligt.
Bygg relationer: Ta dig tid att lära känna dina medarbetare på ett personligt plan.
Använd olika kommunikationskanaler: Använd både formella och informella kanaler för att kommunicera, till exempel möten, mejl, intranät och sociala medier.
Uppmuntra feedback: Skapa en kultur där medarbetare känner sig trygga att ge feedback.
Organisera sociala aktiviteter: Arrangera aktiviteter där medarbetare kan träffas utanför arbetet.

För- och nackdelar med en systemfri HR-organisation

Fördelar:

• Kostnadseffektiv: Du slipper de initiala och löpande kostnaderna för ett HR-system.
• Flexibel: Du kan anpassa dina processer efter företagets specifika behov och förändringar.

Nackdelar:

• Tidskrävande: Många uppgifter måste göras manuellt, vilket kan vara tidskrävande. Våra kundundersökningar visade att Heartpace-användare sparade i snitt 11h i veckan på administrativa uppgifter.
• Risk för fel: Det finns en större risk för mänskliga fel, särskilt vid lönehantering.
• Svårt att skala: När företaget växer kan det bli svårare att hantera alla uppgifter manuellt.
• Begränsad analys: Det kan vara svårt att få fram statistik och analyser om HR-data.
• Bristande säkerhet: Utan ett bra systemstöd, med ISO:27001-certifiering och GDPR-säkring så är det förhållandevis enkelt att data hamnar i fel händer och eller bryter mot regelverk.

Avslutningsvis:

Oavsett om du väljer att bygga din HR-organisation med eller utan ett fullskaligt HR-system kan en demo av Heartpace HRM vara en värdefull investering. Genom att utforska systemets funktioner får du en tydligare bild av vad ett HR-system kan erbjuda och vilka processer som kan automatiseras och effektiviseras. Den kunskapen kan vara ovärderlig när du utformar dina egna processer och rutiner, oavsett om du väljer att använda ett system eller inte. BOKA EN DEMO HÄR!

Exempelvis kan det vara bra att se hur och varför Heartpace användare rapporterar att de sparar 11h per vecka i administrativa uppgifter och att 9/10 användare rapporterar förbättrade arbetsflöden och datahantering.