I likhet med OKR-metoden (OKR står för objectives (mål) and key results (nyckeltal) och är en målstyrningsmetod) är balanserade styrkort ett användbart verktyg för att mäta organisationens prestanda utifrån en uppsättning fastställda mått.

Det balanserade styrkortet utvecklades ursprungligen av Dr. Robert Kaplan vid Harvard University och det amerikanska managementkonsultföretaget Nolan-Norton i början av 90-talet. Kunskap om detta tillvägagångssätt spred sig snabbt 1996 när de publicerade sin bok, Balanced Scorecard, och metoden började användas av många organisationer, stora som små.

I den här artikeln informerar vi om det balanserade styrkortet, hur man använder ett Balanserat Styrkort, för- och nackdelar med att använda det och en hel del mer.

Vad är ett balanserat styrkort?

Det balanserade styrkortet innehåller traditionella finansiella mått, men tar sin utgångspunkt i att traditionell styrning lagt för stor vikt vid enbart det finansiella perspektivet. I sin bok Relevance Lost kritiserade Kaplan och Norton det finansiella perspektivet och menade att det är historiskt fokuserat och sällan förmår fånga de för organisationerna viktiga långsiktiga trenderna. I metoden introduceras ett antal andra perspektiv som behövs för att komplettera styrningen då finansiella åtgärder är otillräckliga för att vägleda och utvärdera den resa som informationsålderns företag måste göra för att skapa framtida värde genom investeringar i kunder, leverantörer, anställda, processer, teknik och innovation.

Enkelt uttryckt är Balanced Scorecard ett helt integrerat strategiskt ledningssystem. Det är ett sätt att mäta prestationer i en organisation för att kontrollera framsteg och ange lämpliga mål. Det är också ett mycket effektivt verktyg för att få team-medlemmar att gå i samma riktning.

Metoden med balanserat styrkort

För att förstå den balanserade styrkortsmetoden är det viktigt att förstå att den ser på verksamheten från fyra olika perspektiv. Dessa är:

1. Finansiellt perspektiv (finansiell ställning, lönsamhet)
Mätningen av organisationens framgång i termer av finanser. Detta inkluderar artiklar som försäljningssiffror, vinstmarginaler och avkastning på investeringen (ROI). De finansiella mätningar som är viktigast varierar beroende på organisationens specifika mål.

2. Kundperspektiv (kundnöjdhet, marknadsandelar)
Att titta på organisationen utifrån en kunds eller intressenters synvinkel. Detta hjälper företag att förstå vad som påverkar deras kundbas och göra nödvändiga justeringar. Vissa mått för att mäta detta kan vara antalet lösta biljetter, kundnöjdhetsundersökningar och kundtjänstsamtal.

3. Interna processer (ledtider, kvalitetsmål)
Undersöker effektiviteten och kvaliteten i organisationens prestationer internt. I det balanserade styrkortet hjälper det här perspektivet organisationens ledare att analysera hur väl interna system och processer fungerar, eller om något skulle kunna förbättras/ändras för att öka lönsamheten.

4. Lärande- och utvecklingsperspektiv (organisatorisk kapacitet)
Tittar på vad som är viktigt för prestanda, från teknik som används till företagskultur till humankapital och infrastruktur. Allt detta tvingar företagsledare att titta på delar (vilka ofta förbises) och bedöma hur de bidrar till att företaget når sin måluppfyllelse.

Baserat på dessa fyra perspektiv, är det upp till organisationerna att ta fram nyckeltal (KPI), mål och målsättningar som de vill uppnå. Det finns vanligtvis också en datautvinnings aspekt, där organisationen väljer de exakta data som de vill följa och rapporteras på.

I Sverige brukar man vanligtvis också lägga till ett ytterligare femte perspektiv

5. Medarbetarperspektiv (t ex attraktivitet som arbetsgivare, personalutveckling)

Fördelar och nackdelar med Balanserat Styrkort

När vi nu har tagit fram grunderna kring balanserade styrkort ska vi gå in på fördelarna och nackdelarna med att använda den här mätmetoden för prestationer i din organisation.

Fördelar med ett balanserat styrkort

Sammantaget hjälper ett balanserat styrkort företag att fokusera på resultatmätning för mer än ett område. Det tar hänsyn till områden, vilka ibland kan förbises i ett företag som interna processer och nuvarande kundtillfredsställelse. Här är några av de största fördelarna med att använda denna metod i ditt företag:

1. Ger struktur till affärsstrategi
Olika avdelningar inom en organisation kan ha egna sätt att mäta prestation och vad de anser vara viktigt när det gäller mått. Med ett balanserat styrkort kan olika ledare och avdelningar ändå individualisera sin prestationsmätning, men allt passar in inom en given struktur som kan förstås i hela organisationen. Det ger en gemensam plats för alla i företaget att mäta framgång.

2. Underlättar kommunikationen
Kommunikationen mellan teammedlemmar och avdelningar blir enklare när alla talar samma språk. Med andra ord innebär ett effektiviserat prestationsmätningssystem att det är lättare att prata om strategi och framsteg inom organisationen.

3. Underlättar anpassning
Med ett balanserat styrkort kan medarbetarna enkelt koppla sina mål och målsättningar till olika nivåer i företaget. Det utesluter gissningar kring att tolka andras ansvar och det får team och avdelningar att synkroniseras i en struktur. Detta leder också till en mycket tydligare bild av projekt och initiativ, vilka förhoppningsvis leder till kortare handläggningstider och mer optimala resultat.

4. Den enskilde medarbetaren kan koppla till organisationens mål
Ett balanserat styrkort hjälper så att säga anställda att “hålla ögonen på priset” när det gäller mål. Enskilda arbetstagare kan få hjälp med sina egna prestationer, när de kan se det större uppdraget bakom de mål och målsättningar som de siktar på att slå. Det har också den extra fördelen att hjälpa de anställda att hitta mening i organisationen, och därmed få dem engagerade i sitt arbete.

Nackdelar med ett balanserat styrkort

Det finns många fördelar med att implementera ett balanserat styrkort på din arbetsplats, men det finns också potentiella hinder och nackdelar med balanserade styrkort.

1. Det måste skräddarsys för organisationen
Ett balanserat styrkort är tänkt att tillhandahålla ett ramverk att arbeta utifrån, men det kommer fortfarande att behöva anpassas till den organisation som vill använda systemet. Detta kan kräva mycket tid, och även om exempel är användbara, kan de inte kopieras rakt av på grund av de unika behoven hos varje företag.

2. Det behövs övertygelse från ledningen för att bli framgångsrikt
För att det balanserade styrkortet ska vara effektivt fullt ut måste det implementeras från botten hela vägen till toppen av organisationen. Detta innebär insäljning från ledarna, vilket ibland kräver en hel del övertygelse, för att inte nämna inlärningskurvan det medför att få hela organisationen att använda det nya systemet.

3. Det kan bli komplicerat
Ramverket för balanserade styrkort tar tid och engagemang att förstå. Det finns otaliga källor och fallstudier att ta del av och det är lätt att köra fast i de många olika sätten att använda denna metod.

4. Det kräver en hel del data
För de mesta kräver balanserade styrkort att chefer och teammedlemmar rapporterar information, vilket innebär att logga in data. Många gillar inte detta, eftersom de tycker att det är tråkigt och också kan hindra dem från att göra det arbete, som krävs för att uppfylla målen.

Sammanfattning

Medan ett balanserat styrkort definitivt är en beprövad metod med många potentiella fördelar, är det viktigt att ta hänsyn till hur ditt företag fungerar och om ett system med balanserat styrkort kommer att vara värt investeringen.

Ett modernare tillvägagångssätt kan vara det nyare OKRs-systemet, som har antagits av många teknikföretag. Du kan få reda på mer om grunderna i OKR här i vår serie i ämnet.

På Heartpace har vi nyligen uppdaterat vårt tillvägagångssätt för balanserade styrkort för att göra det enklare för ditt företag att använda metoden. Informera dig om vår programvara och vår OKRrs-komponent, för att se vilket som är rätt modell för din organisation.