Så får ni bättre kontroll över frånvaro och ledigheter

En medarbetare ansöker om semester via mejl, en annan meddelar sin chef muntligt och en tredje registrerar sin ledighet i ett kalkylblad. Varje ansökan är väl i sig enkel att hantera, men när informationen finns på flera ställen blir det så mycket svårare att få en samlad bild av vem som är ledig och när. I den här artikeln går vi igenom hur organisationen bäst förenklar hanteringen av frånvaro och ledigheter och samtidigt skapar bättre förutsättningar för personalplaneringen.

När ledighetsplaneringen blir till en utmaning

Inför sommaren behöver chefer få ihop medarbetares semesterönskemål, bemanning och verksamhetens behov. Men medarbetare vill kunna planera sin ledighet i god tid, samtidigt som chefen behöver säkerställa att rätt kompetens finns tillgänglig under hela semesterperioden.

Föreställ dig avdelningen där flera medarbetare har önskat semester under samma veckor. Chefen har godkänt några ansökningar via mejl, andra ligger fortfarande obesvarade och ytterligare önskemål har framförts under ett möte. När det sen väl är dags att fastställa semesterplaneringen behöver informationen först sammanställas och kontrolleras.

Problemet är då inte nödvändigtvis antalet ledighetsansökningar, det är att det saknas en gemensam överblick över dem. Risken för dubbelbokningar, missförstånd och att beslut fattas utan tillräcklig information om bemanningen ökar. En tydlig och gemensam process gör det enklare för både chefer och medarbetare att veta hur ledighet ska ansökas, vem som ansvarar för godkännandet och var informationen finns tillgänglig.

Frånvarohantering handlar om mer än semester

Semester är en planerad form av frånvaro, men organisationen behöver också kunna hantera sjukfrånvaro, föräldraledighet och andra typer av ledigheter. Varje frånvarotyp ställer olika krav på administration, dokumentation och uppföljning. Ett exempel på det är när en medarbetare blir sjuk och chefen exempelvis behöver få information snabbt för att kunna anpassa bemanningen. Vid längre frånvaro kan HR behöva följa upp situationen och säkerställa att nödvändiga rutiner genomförs. Om informationen hanteras manuellt eller finns utspridd i olika system blir det svårare att följa vad som har registrerats och vilka åtgärder som återstår. En gemensam hantering ger bättre förutsättningar att hålla informationen aktuell och tillgänglig för rätt personer. Samtidigt minskar behovet av att HR och chefer ska behöva kontrollera samma uppgifter på flera ställen.

Fem sätt att kvalitetssäkra organisationens HR-data

För att få bättre kontroll över de olika typerna av frånvaro behöver organisationen se över både sina rutiner och hur informationen hanteras. Följande fem åtgärder bidrar till en enklare och mer tillförlitlig frånvarohantering.

1. Samla alla ledighetsansökningar på ett ställe.

Skapa en gemensam process där medarbetarna registrerar sina ansökningar digitalt. Då blir det enklare att se vilka ansökningar som har skickats in, vilka som är godkända och vilka som fortfarande väntar på besked.

2. Tydliggör ansvar och godkännanden.

Bestäm vem som ansvarar för att hantera olika typer av frånvaro och vilka uppgifter som behöver registreras. Med tydliga arbetsflöden minskar risken för att ansökningar blir liggande eller att viktig information inte når rätt person.

3. Ge cheferna en samlad frånvaroöversikt.

När chefer kan se planerad ledighet och registrerad frånvaro blir det lättare att planera bemanningen. En aktuell översikt gör det också möjligt att upptäcka perioder då flera medarbetare är frånvarande samtidigt.

4. Minska behovet av manuella uppdateringar.

Digitala ansökningar, automatiserade godkännandeflöden och gemensam registrering minskar dubbelarbete och administration. Medarbetarna får samtidigt bättre möjlighet att följa sina ärenden utan att behöva kontakta HR för varje uppdatering.

5. Följ upp frånvaron över tid.

Använd sammanställningar och rapporter för att få en bild av hur frånvaron utvecklas. Genom att jämföra olika perioder kan HR identifiera förändringar och undersöka om det finns behov av ytterligare åtgärder.

Från registrerad frånvaro till bättre personalplanering

Informationen om frånvaro blir särskilt användbar när den inte enbart används för administration, utan också som stöd för verksamhetens planering. Tänk dig att en avdelning återkommande får svårt att bemanna verksamheten under vissa perioder. Genom att jämföra historiska uppgifter om semester, annan planerad ledighet och faktisk frånvaro får chefen en tydligare bild av när bemanningen brukar vara som mest ansträngd.

Informationen kan sedan användas för att planera semestrar tidigare, fördela arbetsuppgifter och se över behovet av tillfälliga resurser. På samma sätt kan HR följa sjukfrånvarons utveckling och uppmärksamma förändringar som behöver undersökas närmare. En ökning av sjukfrånvaron behöver inte betyda att det finns ett arbetsmiljöproblem, men den kan vara en anledning till att ställa frågor om arbetsbelastning, arbetsförhållanden och behovet av olika typer av stöd. Statistiken visar vad som händer, medan orsakerna behöver undersökas genom dialog och andra relevanta underlag.

Eftersom frånvarouppgifter kan vara känsliga behöver organisationen också säkerställa att informationen hanteras med rätt behörigheter och i enlighet med gällande dataskyddsregler.

Förenkla frånvarohanteringen med Heartpace HR-system

Med ett gemensamt och väl fungerande HR-system samlar organisationen ledighetsansökningar, godkännanden och frånvaroinformation på ett ställe. Det ger medarbetarna en tydligare ansökningsprocess samtidigt som chefer och HR får bättre överblick över planerad och registrerad frånvaro.

I Heartpace HR-system kan medarbetarna ansöka om ledighet digitalt, medan cheferna hanterar godkännanden och får tillgång till aktuella frånvaroöversikter. Med filtrerbara rapporter kan HR dessutom följa frånvarons utveckling och använda informationen som underlag för planering och uppföljning.

Eftersom att ansökningar, beslut och information hanteras i ett och samma system minskar behovet av manuella sammanställningar. Det frigör tid för HR och chefer och gör det enklare att planera verksamheten med hänsyn till både medarbetarnas ledighet och organisationens behov.

Vill ni veta mer om hur Heartpace kan hjälpa er att förenkla hanteringen av frånvaro och ledigheter? Kontakta oss eller boka en demo så visar vi hur systemet fungerar.