Så säkerställer du rätt kompetens på rätt plats – fördelarna med Workforce Planning

Kompetensförsörjning har länge varit en prioriterad fråga inom HR, men i takt med att affärsmodeller förändras, tekniken utvecklas och marknadsförutsättningarna skiftar, har frågan blivit alltmer komplex och därmed också mer strategisk. Och i dag är det inte heller längre tillräckligt att rekrytera när behov uppstår. Organisationer som vill ligga steget före behöver arbeta mer proaktivt och datadrivet med att planera för den arbetskraft som behövs inför framtiden.

Workforce planning – eller strategisk personalplanering – är inte ett nytt begrepp. Men i praktiken är det mer ovanligt att organisationer tydligt integrerat det i sin affärsstrategi. De som gör det kan snabbt anpassa sig till förändrade krav, undvika kompetensbrist eller överkapacitet och säkerställa att rätt kompetens finns på rätt plats i rätt tid.

I den här artikeln får du med dig:

• varför workforce planning är avgörande för framtidens HR-arbete
• hur du går från reaktiv till strategisk kompetensplanering
• konkreta tips för att komma igång och ta nästa steg

Därför är Workforce Planning avgörande för verksamhetens framgång

• Omvärlden förändras snabbt

Alla organisationer befinner sig i rörelse. Det är digitalisering, automatiseringar, hållbarhetskrav, demografiska skiften och nya kompetensprofiler som förändrar förutsättningarna. Behov som tidigare ansågs vara stabila kan idag förändras på några månader och det här ställer helt andra krav på att HR har verktyg och processer för att både förutse och agera på dessa förändringar i tid. Utan den här typen av planering riskeras annars överbelastade team, dyra ad hoc-rekryteringar och strategiska kompetensluckor som påverkar verksamhetens förmåga att leverera.

• Kompetens är en strategisk tillgång

Kompetensen är det som särskiljer en organisation från en annan och inte produkten eller tekniken och det är just vad som gör Workforce Planning till en konkurrensfördel. När HR sitter med vid bordet och visar på: “Här är våra nuvarande kompetenser, här är glappen i förhållande till våra mål och här är våra möjliga vägar framåt”, då visar HR sig från sin bästa sida som affärspartner utöver den värdefulla stödfunktion som HR också är.

• Proaktivitet sparar både tid och pengar

Att förutse behov är billigare än att släcka bränder. Med god framförhållning kan du bygga upp behoven internt, kompetensväxla, omfördela resurser eller planera för rekrytering i rätt takt. Reaktivitet skapar ofta dubbelarbete, högre kostnader och kortsiktiga lösningar som inte är hållbara över tid.

Så här får du Workforce Planning att fungera i praktiken

Strategisk kompetensplanering kräver mer än enstaka initiativ då den behöver integreras som ett arbetssätt. Här är fem steg som utgör grunden i det arbetet:

1. Koppla till verksamhetsstrategin

All Workforce Planning behöver bottna i affärens riktning. Vilka mål har organisationen? Vilka nya initiativ planeras? Vilka avdelningar ska växa, förändras eller effektiviseras? När du har klart för dig vart organisationen är på väg kan du börja identifiera vad det kräver av medarbetare, roller och kompetens.

En stark koppling till strategin gör det möjligt att prioritera på ett fördelaktigt sätt, även i mer osäkra tider.

2. Kartlägg nuläget. Vilka kompetenser har ni idag?

Det här handlar inte bara om titlar eller formella kvalifikationer. Det handlar om faktiska kompetenser, potential, kapacitet och fördelning. Här krävs ofta en kombination av data (från HR-systemet, prestationskartläggningar, utbildningsinsatser) och dialog (chefers och medarbetares bild av behoven) för en korrekt kartläggningar av nuläget.

3. Identifiera gapet och möjligheterna

När nuläget och önskat framtida läge är tydligt, så kan du börja identifiera gapen. Men det handlar inte bara om brister, utan också om möjligheter till omställning, utveckling och intern mobilitet. Kompetensgap kan ibland lösas snabbare och mer kostnadseffektivt genom att frigöra potential i befintliga team. Det här är också ett bra tillfälle att se över vilka roller som kanske inte längre behövs och hur resurser kan användas smartare.

4. Bygg scenarier och skapa handlingsplaner

Eftersom framtiden är osäker, behöver du planera för olika utfall. Vad händer om ett projekt pausas? Om tillväxten accelererar? Om du tappar nyckelpersoner? Scenarioplanering hjälper organisationen att agera snabbare när läget förändras. Utifrån dessa kan HR ta fram konkreta handlingsplaner för kompetensförsörjning både på kort och lång sikt.

5. Följ upp, utvärdera och justera

Workforce Planning är inte en engångsinsats och den kräver kontinuerlig uppföljning. Vad har fungerat? Vilka åtgärder behöver förstärkas? Vad har förändrats i affären som påverkar behoven? Integrera uppföljning i era strategiska möten, så att planeringen alltid hålls levande.

Fem praktiska råd för att lyckas med Workforce Planning

1. Involvera linjecheferna tidigt i processen
   Linjecheferna sitter ofta på värdefull kunskap om nuläge, utmaningar och framtidsbehov. Genom att involvera dem blir planeringen mer förankrad och verklighetsnära.
2. Använd data, men tolka med omdöme
   HR-system och analysverktyg ger värdefulla insikter. Men siffror behöver kompletteras med kontext för att komma till sin rätt. Kombinera därför data med kvalitativ dialog för att fånga upp hela bilden.
3. Utbilda chefer i kompetensförståelse
   Hjälp cheferna att förstå skillnaden mellan roll och kompetens, mellan prestation och potential. Många chefer håller fast vid invanda kravprofiler när lösningen kan vara att se potential i andra kompetenser internt.
4. Integrera lärande i planeringen
   Kompetensgap kan ofta hanteras genom intern utveckling. Skapa incitament och möjligheter för kontinuerligt lärande som matchar strategin.
5. Kommunicera planen och syftet
   Transparens skapar trygghet. Om medarbetare förstår varför förändringar sker, vad organisationen strävar efter och hur de själva kan bidra, så ökar engagemanget.

Workforce Planning är mer än ett verktyg, det är ett arbetssätt

Att säkerställa rätt kompetens på rätt plats är inte längre en lyx – det är en nödvändighet. I en värld där både affärsmodeller och människors förväntningar förändras snabbt blir Workforce Planning ett konkret sätt att ta ansvar för genom att planera, justera och agera med framförhållning.

Men för att det ska fungera på bästa sätt krävs det att HR tar ett tydligt mandat och att planeringsarbetet inte ses som en HR-aktivitet vid sidan av, utan som en integrerad del av strategiarbetet. Det handlar om att bygga broar mellan nuläge och framtid, mellan data och dialog, mellan verksamhetens behov och medarbetares utveckling.

Workforce Planning gör det också lättare att fatta välgrundade beslut samtidigt som det skapar de rätta förutsättningarna för en arbetsplats där medarbetare och organisation kan växa långsiktigt och med en tydlig riktning.