Företag som arbetar med digital HR och lönekartläggning måste idag förhålla sig till två tunga EU-regelverk: GDPR och Lönetransparensdirektivet. Det väcker frågor om hur man kan dela medellöner utan att bryta mot personuppgiftslagen – särskilt i mindre grupper där en individ kan identifieras. Här förklarar vi vad som gäller, hur Sverige tolkar lagen och vad du som arbetar med HRM-system bör tänka på.

Sammanfattning: Vad säger regelverken?

• Lönetransparensdirektivet kräver att företag delar medellöner, uppdelade på kön, för grupper som utför lika eller likvärdigt arbete.
• GDPR tillåter detta – så länge informationen används för att upptäcka eventuell könsdiskriminering.
• Sveriges tolkning: Löneuppgifter anses inte vara känsliga personuppgifter, och inga särskilda begränsningar föreslås.
• Digitala verktyg som HRM-system hjälper företag att följa lagkraven och säkra persondata.

Vad säger Lönetransparensdirektivet om GDPR?

Enligt artikel 12 i direktivet ska all löneinformation hanteras enligt GDPR (EU 2016/679). Syftet med delningen ska vara att säkerställa lika lön för lika eller likvärdigt arbete. Det är också tillåtet för medlemsländer att införa skyddsmekanismer – till exempel att endast fackliga företrädare eller jämställdhetsorgan får tillgång till känslig information, om det finns risk att en individs lön röjs.

Sveriges vägval: Mer öppenhet

I Sverige görs bedömningen att löneuppgifter inte räknas som känsliga personuppgifter. Det går redan idag att begära ut inkomstuppgifter via Skatteverket, och offentlig sektor omfattas av offentlighetsprincipen.

Utredningen anser därför att det inte finns behov att begränsa tillgången till medellöner – även i små arbetsgrupper. Det viktiga är att informationen endast används i syfte att upptäcka eventuell diskriminering.

Vad innebär det för dig som arbetar med HR och digitalisering?

För att efterleva Lönetransparensdirektivet utan att bryta mot GDPR behöver HR-team arbeta både strategiskt och tekniskt. Här är fem saker att tänka på:

• Använd ett HRM system eller specialiserat lönekartläggningsverktyg som hanterar persondata säkert
• Skapa policys för hur löneinformation får användas – endast för jämställdhetsbedömning
• Integrera HR Nyckeltal kopplade till lönegap och jämställdhet i era KPI:er
• Utbilda chefer och HR i vad GDPR tillåter vid lönekartläggning
• Säkra teknisk åtkomst – t.ex. med krypterade portaler och rollstyrd behörighet

Praktiska exempel från svenska verksamheter

Ett svenskt teknikföretag upptäckte vid en intern granskning snedfördelade löner mellan könen. De införde öppna löneintervaller i jobbannonser och en intern portal för insyn. Portalen byggdes med strikt GDPR-kompatibel behörighetskontroll via deras HRM-system.

I offentlig sektor implementerade en kommun en jämställdhetsrevision som granskar löner anonymt, utan att röja enskilda individer. På så sätt uppfyller de både kraven på transparens och dataskydd.

Vanliga frågor (FAQ)

Strider det inte mot GDPR att dela medellöner?

Nej. Enligt svensk tolkning är löneuppgifter inte känsliga personuppgifter, så länge informationen används för att utvärdera jämställdhet.

Kan vi kräva att informationen inte sprids vidare?

Ja. En arbetsgivare har rätt att ange att informationen endast får användas för att bedöma eventuell lönediskriminering.

Behöver vi ett särskilt system?

Det rekommenderas starkt att använda ett HRM-system eller ett verktyg för lönekartläggning som stödjer både analys och dataskydd.

Ordlista

GDPR – EU:s dataskyddsförordning, reglerar hur personuppgifter får behandlas.

Lönetransparensdirektivet – EU-direktiv som kräver att löneinformation delas för att motverka diskriminering.

HRM-system – System som hanterar digital HR och lönerelaterad data.

Lönekartläggning – Analys av lönestruktur för att upptäcka snedfördelning.

HR Nyckeltal – Mätpunkter inom HR, t.ex. jämställdhet eller löneskillnader.

Vill du veta hur Heartpace kan hjälpa dig med digital HR och lönekartläggning?

Kontakta oss – vi visar hur du kan arbeta datadrivet, lagligt och rättvist med hjälp av rätt verktyg.