Vad är Personalmapp?
En personalmapp är en samlad dokumentation med information om en anställd och används som ett verktyg för att hantera personalrelaterade uppgifter i en organisation. Den kan vara fysisk, i form av en pärm, eller digitalt lagrad i ett HR-system. Personalmappen är viktig för att säkerställa att arbetsgivaren har tillgång till nödvändig information om varje anställd, samtidigt som den måste hanteras enligt gällande lagar och regler för dataskydd som GDPR.
I en personalmapp finns vanligtvis dokument som anställningsavtal, lönespecifikationer, utbildningsbevis och utvecklingsplaner. Även anteckningar ifrån medarbetarsamtal, information om utbildningar och uppgifter om sjukfrånvaro eller semester brukar ingå. Syftet med personalmappen är att underlätta den dagliga personaladministrationen och ha ett samlat underlag för långsiktig HR-planering.
Korrekt hantering av en personalmapp kräver att innehållet hålls både aktuellt och relevant. Kontinuerliga uppdateringar och rensning av information som inte längre är nödvändig minskar risken för onödiga konflikter och säkerhetsproblem. En tydlig mappstruktur gör det dessutom enklare för arbetsgivaren att snabbt hitta rätt dokument vid behov.
En välorganiserad struktur för personalmappar underlättar som sagt för arbetsgivaren att hantera personalinformation smidigt och effektivt. Det skapar också en trygghet för medarbetarna som veta att deras personuppgifter hanteras på ett säkert och professionellt sätt. En välskött personalmapp är därmed en viktig del i att säkerställa en respektfull och rättvis hantering av personalrelaterad information.
