Att hantera offboarding – processen där en medarbetare avslutar sin anställning – är en kritisk del i varje organisations livscykel. Trots detta får offboarding ofta mindre uppmärksamhet än onboarding, rekrytering och andra delar av medarbetarresan.

Då företag, ledare och HR strävar efter att skapa en positiv arbetsmiljö och stärka sitt employer brand är det viktigt att förstå och ta hänsyn till att offboardingen har potentialen att lämna ett positivt avtryck. Med uppsägningar och naturlig personalomsättning som behöver hanteras på ett professionellt och ibland känsligt sätt kan din organisation inte bara bibehålla en god relation med era tidigare medarbetare utan också stärka ert rykte och understödja långsiktiga affärsmål.

I det här inlägget utforskar vi hur en väl genomförd offboardingprocess kan lämna ett positivt avtryck.

Varför är offboarding viktigt?

Sättet som en anställd lämnar företaget på kan få långtgående effekter, inte bara för medarbetaren själv, utan också för kvarvarande medarbetare, företagskulturen och ryktet. Offboardingprocessen är därför mer än bara en administrativ formalitet. Den är ett viktigt tillfälle att visa respekt för medarbetarens tid och bidrag till företaget. Några av de viktigaste anledningarna till att en väl hanterad offboarding är betydelsefull att hantera på bästa sätt inkluderar:

1. Employer Brand: Idag sprids information snabbt via sociala medier och olika nätverk. Därför finns det risk att en negativ upplevelse under offboardingen skadar företagets rykte. Tidigare anställda kan dela sina erfarenheter med andra potentiella kandidater, som i sin tur påverkar framtida rekryteringar.
2. Relationer och nätverk: En positiv offboarding upprätthåller en god relation med de tidigare anställda. Om den är genomförd på ett bra sätt kan det leda till framtida affärsmöjligheter, återanställningar och goda rekommendationer.
3. De medarbetare som arbetar kvar: Hur en organisation behandlar sina medarbetare som slutar sänder starka signaler till de som är kvar. En respektfull och professionell offboardingprocess stärker engagemanget och lojaliteten hos de medarbetare om arbetar kavar.
4. Riskminimering: En strukturerad och noggrant genomförd offboardingprocess minimerar risken för juridiska problem, dataläckor eller andra komplikationer som kan uppstå när en medarbetare lämnar företaget.

2. Hur går en professionell offboarding till?

   Offboardingprocessen bör hanteras på ett sätt som lämnar ett positivt avtryck. Och det kräver noggrann planering, empati och kommunikation. Här är några konkreta steg och tips så att du lättare kan genomföra processen så att den genomförs professionellt och medkännande när så krävs:

   1. Tidig och öppen kommunikation: Börja dialogen om uppsägning eller naturlig avgång tidigt. Om det är ett frivilligt avslut, ge då utrymme för medarbetaren att uttrycka sina tankar och känslor. Om uppsägningen är ofrivillig, förklara orsakerna tydligt och transparent. Att vara ärlig och direkt, men samtidigt empatisk, är nyckeln här.
   2. Skräddarsydda exitsamtal: Exitsamtal är en chans att samla värdefull feedback på och samtidigt visa att företaget bryr sig om medarbetarens åsikter. Gör dessa samtal personliga och skräddarsy dem så att de passar medarbetarens roll och personlighet. Försök att förstå medarbetarens upplevelse och var öppen för att lyssna.
   3. Respektfullt avslut av arbetsrelationen: Visa uppskattning för medarbetarens bidrag, oavsett anledning till att medarbetaren lämnar. Små gester som ett personligt tackbrev eller en avskedsmiddag kan göra stor skillnad.
   4. Stöd medarbetaren inför nästa steg: Erbjud stöd för medarbetarens nästa steg, till exempel genom karriärrådgivning, referenser eller hjälp med att hitta nya möjligheter om det behövs. På så sätt visar ni att ni bryr er om medarbetares framtid även efter att de lämnat företaget.
   5. Eftervård: Håll kontakten med tidigare medarbetare, antingen genom att bjuda in till företagets nätverk eller genom att skicka uppdateringar om organisationen. Det här stärker inte bara relationen, det håller också dörrarna öppna för framtida samarbeten.
   6. Datasäkerhet och juridiska aspekter: Se till att alla juridiska och säkerhetsmässiga aspekter hanteras korrekt, såsom återlämning av företagsutrustning, avslut av åtkomst till företagets olika system och tydlig kommunikation i relation till sekretessavtal.

Exempel på lyckad offboarding

För att illustrera hur en bra offboarding kan se ut, så finns det goda exempel från företag som SAP och LinkedIn som är kända för sina mer omsorgsfulla och professionella offboardingprocesser. De erbjuder bland annat karriärcoachning och fortbildningsmöjligheter som en del av offboardingen som inte bara hjälper medarbetaren i en karriärövergång, utan som också stärker företagets rykte som en ansvarsfull arbetsgivare.

Avslutningsvis

Offboarding är en avgörande del av en medarbetares resa som ofta förbises, men som kan ha en stor påverkan för både medarbetare och företag. Hantera därför uppsägningar på ett professionellt och empatiskt sätt så är sannolikheten större att ni lämnar ett positivt avtryck som gagnar både medarbetare och företaget på lång sikt. Med tidig kommunikation, en respektfull hantering och med erbjudande av olika typer av stöd, så upprätthåller ni en god relation med era tidigare anställda och stärker företagets rykte som en attraktiv och ansvarsfull arbetsgivare.