Vad är ett utvecklingssamtal?

Ett utvecklingssamtal är ett samtal mellan en medarbetare och en chef, som identifierar medarbetarens professionella utvecklingsmöjligheter.

Utvecklingssamtalet utröner om beteenden kan fungera som hinder för en medarbetares förmåga att uppfylla rollens prestation, mål och förväntningar. Dessa samtal hjälper också till att identifiera förbättringsmöjligheter beträffande att leverera bättre resultat.

Varför spelar utvecklingssamtalet för roll?

Utvecklingssamtal är avgörande för att utveckla dina medarbetare i sin yrkesroll, att bli framtida chefer och ledare men förstås också att även prestera bättre i vad de gör just nu. Utvecklingssamtalet används ofta för att utvärdera medarbetarens bidrag i sin roll i organisationen. Medarbetare som är välutbildade kommer att representera verksamheten på bästa sätt och kommer att ha förmågan att bidra med sin kompetens såväl i gruppdiskussioner som den bransch hen är verksam i.

Att utveckla medarbetarna garanterar att de kommer att presentera verksamheten väl i ett positivt ljus oavsett vem de kommer i kontakt med, klienter, kunder, partners eller kollegor. En välutbildad medarbetare med positivt uppträdande kommer att ge dina partners, investerare och kollegor en bättre upplevelse än medarbetare som inte får någon utveckling.

Men, att bara låta dina medarbetare förstå att du bryr dig om deras trivsel på jobbet och att stödja dem i deras ambitioner om karriär är lika viktigt som att erbjuda utbildning, coaching, mentorskap och utveckling för dina medarbetare. Att visa att du vill investera i dina medarbetares välbefinnande och karriärutveckling visar ditt engagemang för att lära dina medarbetare hur man bemästrar sina olika roller. Det visar din önskan om att de ska lyckas, vilket är avgörande för att behålla medarbetare.

Vad bör utvecklingssamtal handla om?

Så nu när du vet varför du behöver ha utvecklingssamtal, vad ska de då handla om?

Utvecklingssamtal finns där för att låta medarbetarna veta att de värderas, och att du hejar på att de ska lyckas både i sin karriär och inom din organisation. Dessa samtal kan äga rum när som helst där en medarbetare visar beredskap för nya utmaningar, möjligheter eller ansvar eller när en medarbetare börjar visa svårigheter att utföra uppgifterna i sin roll. Bäst praxis är att ha ett av dessa samtal med dina anställda minst en gång under året, men helst mer frekvent.

På Heartpace tillhandahåller vi verktyg och samtalsguider som hjälper dig att snabbt förbereda dig för att strukturera dessa dialoger genom att erbjuda diskussionsfrågor, utvecklingsaktiviteter och dokumentationsformulär. Se vår Performance management-modul för 1:1-samtal här.

5 tips för att ha ett framgångsrikt 1:1 – Utvecklingssamtal

Här är några tips för att genomföra effektiva och produktiva utvecklingssamtal.

1. Ha regelbundna fokuserade medarbetarsamtal

En medarbetares personliga mål, ambitioner och karriärbana kommer naturligtvis att förändras med tiden. Som chef, om du verkligen är beredd att utveckla deras karriär, måste du ha regelbundna utvecklingssamtal.

Det är viktigt att hålla fokus på din medarbetares utveckling inom dessa samtal och inte låta andra arbetsrelaterade frågor ta över mötet. Genom att omdirigera medarbetarens uppmärksamhet kommer de att känna sig värderade och prioriterade i verksamheten.

Att ha regelbundna, fokuserad utvecklingssamtal hjälper dig också att hålla dig informerad om var dina medarbetare befinner sig och vad de arbetar för. Samtalen kommer också att ge medarbetaren det viktiga stöd och den utveckling de behöver för att utvecklas personligen.

2. Känn din publik – och justera därefter

För att dina utvecklingssamtal ska vara effektiva måste du skräddarsy dialogen till den specifika medarbetare du pratar med. Vissa medarbetare kan till exempel svara bra på direkt, konstruktiv feedback om de områden de behöver förbättra, medan andra kan ta samma feedback som kritik och känna sig avskräckta. Du kan förstå vilken kommunikationsmetod de föredrar genom att lyssna på hur de talar om sig själva och sitt arbete. Vissa medarbetare kanske vet exakt vart de vill nå med sin karriär och vill ha ditt stöd för att komma dit, medan andra kan känna sig låsta och behöver hjälp med att räkna ut sitt nästa steg.

3. Låt dina medarbetare ta ledningen

De kallas 1:1-samtal, men utvecklingssamtal handlar mer om att lyssna än att prata. När du ser potential hos din medarbetare kan du vara frestad att använda ett utvecklingssamtal som en möjlighet att dela vilken karriärväg du tycker att de ska följa eller var du tror att de skulle utmärka sig. Detta är dock inte det mest fördelaktiga sättet att ha dessa samtal, eftersom du vill att din medarbetare ska känna sig bekväma med att tala öppet om sitt beteende och mål i sin karriär.

4. Identifiera problemen och ta itu med dem

Faktum är att alla dina ansträngningar kommer att vara av noll värde om ditt ramverk inte hjälper till att lösa någon problemställning eller problem du har i organisationen. Du måste identifiera konflikten och ta itu med den. Är problemet brist på teknisk kompetens på en viss avdelning? Eller kanske kommer problem från felaktig kommunikation och brist på lagarbete? Kanske kan problemet till och med vara i något mer personligt som fitness och välbefinnande på kontoret.

Så mycket som möjligt behöver varje specifikt problem en specifik lösning. Om du kan identifiera exakt vad du behöver hjälp med, är du redan ett steg i rätt riktning.

5. Diskutera hur kortsiktiga mål påverkar medarbetarna på lång sikt

Medarbetarna behöver veta värdet av sina kortsiktiga mål, hjälp dina medarbetare att se hur de mål de satt upp för de kommande sex månaderna kommer att påverka deras långsiktiga ambitioner. En rad kortsiktiga mål bör tillsammans bidra till att stödja framsteg mot effektfulla riktmärken på vägen. Ju bättre du förstår vad dina medarbetare siktar på, desto mer kan du hjälpa dem att nå dessa mål och maximera sin potential. Att lyssna på och stötta medarbetarna kan öka engagemanget och skapa en högre nivå av medarbetare som stannar.

Sammanfattningsvis

När du anställer en ny medarbetare, rekryteras hen för att utföra ett specifikt jobb, och som chef är det ditt ansvar att stötta dem att nå sin fulla potential. Utvecklingssamtal är viktiga om du vill hjälpa dina medarbetare att identifiera sina mål och växa i sin profession.

Nu när du vet hur du bör ha effektiva och produktiva utvecklingssamtal måste du omsätta detta i praktiken. Vår Performance Management-modul på Heartpace kan hjälpa till att utveckla din medarbetares karriärer genom 1:1-samtal och incheckningar.