Vilka var de främsta utmaningarna ett HR-system skulle hjälpa till med att lösa för er?

Från början var det främst GDPR, och behovet av efterlevnad som drev behovet av ett HR-system. Att hålla koll på alla dokument, förvara dem säkert och strukturerat, att hantera all dokumentation vid anställning, onboarding och egentligen under hela HR-årshjulet. Vi ville ha en kontrollerad och mer automatiserad hantering för hela flödet.

På vilka sätt har Heartpace kunnat bidra till att lösa dem?

Vi har fått en bra ordning och struktur på all dokumentation så som vi ursprungligen planerade. Nu har vi också påbörjat lönerevisionen i Heartpace, istället för att jobba i Excel som ofta slutar med 15 olika Excel-listor på skilda håll i organisationen. Nu har vi allt på ett ställe och alla arbetar på samma sätt. Vi har lagt in lönepolicy, lönekriterier i Heartpace och fått tydlighet i hela flödet. Dessutom har vi strukturerade godkännande-flöden som gör processen tydlig. Nu har vi utbildat cheferna i hur lönerevisionen går till i Heartpace och plötsligt blir allt korrekt. Det sparar mycket tid både för oss på HR och för cheferna.

Vilka är era nästa steg?

Även om vi haft Heartpace ett tag så har vi valt att ta ett steg i taget. Från HRM, dokumentstruktur och lönerevision så startar vi upp en pilot i den nya onboarding-modulen. De öppna api:erna som Heartpace har gör det också möjligt att integrera till andra system som föder in till Heartpace, tex vårt nuvarande rekryteringssystem Jobylon.

Vi ser framför oss att ha ett fullt integrerat, smidigt flöde från första intervju till första lönen.

Vilka tre tips skulle du vilja ge ett bolag som är i uppstarten av sin resa att digitalisera sina HR-processer?

1. Börja i tid!

Sätt rutiner och processer från start. Vänta inte tills ni är 200-300 medarbetare, då är det mycket tyngre! Bygg upp ett flöde för en anställd från ax till limpa så att det blir en sömlös och smidig resa. Det är lika viktigt att ha det här flödet på plats om man är 50 personer eller om man är 200 eller många fler. Sätt det här direkt!

2. Ta proffs-hjälp för att digitalisera!

Uppfinn inte hjulet igen utan ta vara på den hjälp som finns hos leverantören. Utnyttja den kompetens som finns. Den extra kostnaden för den professionella hjälpen är betydligt bättre investering än att själv sitta och traggla i timmar.

3. Ha en tydlig vision om slutresultatet – och sätt en ordentlig plan för att nå dit!

Se till att det finns en tydlig slutbild om var ni vill vara när ni är klara och hur ni tar er dit. Tänk också på att ju färre system, desto lättare. Skala bort och samla processerna i ett system, det underlättar och gör det smidigare framåt. Och stirra er inte blinda på priset per modul, utan se till helheten och det totala priset i slutänden. Men viktigast av allt – se till att organisationen också använder systemet – på riktigt!