När en tidigare anställd återvänder till företaget efter en tids frånvaro – som till exempel efter studier, annat arbete, föräldraledighet eller sjukdom – står både organisationen och medarbetaren inför utmaningen att återintegreras på ett sätt som gynnar båda parter. 

En återintegrering av en medarbetare som har varit borta från arbetsplatsen under en längre tid är en både viktig och ibland komplex process, eftersom mycket kan ha förändrats – både inom organisationen och i den anställdes privatliv.

Här kommer reboarding in som en central strategi för HR-personal och chefer som med rätt tillvägagångssätt säkerställer att återintegreringen blir smidig, effektiv och att medarbetaren snabbt kan nå sin fulla potential.

Vad är reboarding?

Reboarding är, som termen antyder, en process för att återintegrera en medarbetare som tidigare redan varit en del av organisationen men som av någon anledning har varit borta under en period. Medan onboarding avser att introducera nyanställda i företaget handlar reboarding om att hjälpa tidigare anställda att återanpassa sig, att komma in i de förändringar som skett och att säkerställa att de snabbt kan återgå till sina arbetsuppgifter på ett effektivt sätt.

För att lyckas med en reboardingprocess behöver man därför se till medarbetarens unika behov – både ur ett professionellt och personligt perspektiv. Det handlar därmed inte bara om att återintroducera medarbetaren till sina arbetsuppgifter utan också om att återintegrera dem i företagskulturen och i det sociala sammanhanget. Låt oss titta lite närmare på hur en effektiv reboardingprocess kan se ut.

Steg för en framgångsrik reboarding

1. Förberedelser innan medarbetaren återvänder
   En viktig del av reboardingprocessen börjar redan innan medarbetaren är tillbaka på plats. HR-avdelningen och närmsta chef bör hålla en dialog med den som ska återvända för att kartlägga förväntningar, eventuella förändringar i organisationen och hur medarbetarens behov ser ut. Erbjud därför information om vad som har hänt under deras frånvaro – som nya projekt, strukturella förändringar eller uppdaterade processer – så undviker ni att medarbetaren känner sig överväldigad eller osäker vid återkomsten. I den här delen i processen är det bra om man tar god tid på sig.
2. En skräddarsydd introduktionsplan
   Varje återvändande medarbetare har olika behov och därför är det viktigt att skapa en individuell reboardingplan. Det kan exempelvis handla om att ge tid till att sätta sig in i nya verktyg eller system, erbjuda utbildning, eller att organisera möten med nyckelpersoner för att snabbt fånga upp viktiga förändringar. Planen bör också vara flexibel nog för att hantera både arbetsrelaterade utmaningar och den personliga omställning som det innebär att återintegreras.
3. Stöd i arbetsuppgifter och ansvar
   Då en medarbetare återvänder är det inte alltid lämpligt att direkt återgå till full arbetsbelastning. Ett stegvis återinförande av arbetsuppgifter och ansvar är ofta mer effektivt och hjälper medarbetaren att långsamt återfå sitt självförtroende och sin kapacitet. Det här minskar även risken för överbelastning, särskilt om medarbetaren varit borta på grund av sjukdom eller av andra hälsoskäl. Här spelar HR givetvis en nyckelroll då det kommer till att samarbeta med ledningen för att utforma en rimlig och genomtänkt återgångsplan.
4. Mentorskap och social integration
   Utöver det professionella stödet är det också viktigt att ge stöd på ett socialt plan. Att skapa möjligheter för sociala interaktioner och nätverkande, till exempel genom informella möten eller arbetsluncher, underlättar återintegrationen i teamet. Tilldela medarbetaren en mentor eller buddy som kan agera som stöd och bollplank under de första veckorna eller månaderna. Det gör stor skillnad. Mentorn kan ge både social och arbetsrelaterad hjälp, vilket i sig bidrar till att den återvändande medarbetaren snabbare känner sig hemma och trygg i sitt nya sammanhang.

Reboardingprocessen blir både effektiv och anpassad till den återvändande medarbetarens behov när vi inte bara fokuserar på de praktiska stegen utan också tar hänsyn till den övergripande strategin. Kombinera en strukturerad plan med konkreta åtgärder så skapas en miljö där medarbetaren känner sig både välkommen och inkluderad. För att ytterligare stärka reboardingprocessen listar vi här nedan några ytterligare tips och rekommendationer för dig att använda dig av för en framgångsrik återgång till arbetet.

Tips för en lyckad reboarding

1. Tydlig och transparent kommunikation
   En av de mest grundläggande faktorerna för en lyckad reboarding är att säkerställa en öppen och transparent kommunikation igenom hela processen. Det handlar både om att informera medarbetaren om förändringar och förväntningar, men också om att skapa en miljö där medarbetaren känner sig trygg att uttrycka eventuella farhågor eller behov.
2. Flexibilitet och anpassningsbarhet
   Ingen återintegreringsprocess är den andra lik. Därför är det viktigt att vara flexibel och kunna anpassa reboardingprocessen efter den specifika medarbetarens förutsättningar och behov. Var beredd på att justera planen om det visar sig att medarbetaren behöver mer tid eller stöd än vad som först planerats för.
3. Följ upp regelbundet
   Regelbundna uppföljningssamtal under de första månaderna efter återkomsten är avgörande. HR och närmsta chef bör tillsammans ansvara för att säkerställa att medarbetaren trivs och inte upplever några större hinder. Den här typen av kontinuerlig feedback hjälper till att fånga upp eventuella problem tidigt och erbjuder en möjlighet att justera reboardingplanen om det skulle behövas.

Avslutningsvis:

En väl genomförd reboardingprocess säkerställer att en medarbetare som har varit borta från arbetsplatsen under en längre period kan återintegreras smidigt och framgångsrikt. Och reboarding är en investering – inte bara i medarbetarens välmående – utan i organisationens långsiktiga framgång och engagemangsnivå.

Så lägg vikt på förberedelser, individualisering och social integration så skapas en trygg och välkomnande miljö för den återvändande medarbetaren. En noggrant planerad återgång till arbetsplatsen minimerar riskerna för osäkerhet och stress, och ccc engagemang och stärker både engagemang och arbetsglädje hos medarbetaren.