Vilka var de främsta utmaningarna ett HR-system skulle hjälpa till med att lösa för er?

När jag var ny HR-ansvarig på Uddevallahem lade jag ganska mycket tid på att prata med alla chefer, skyddsombud, fackliga och andra personer i företaget för att förstå nuläge, utmaningar och möjlighet till utveckling.

Det blev tydligt att vi hade utmaningar kopplade till både uppföljning av lagstadgade certifikat och utbildningar, tydlighet och kännedom om arbetsbeskrivningar samt medarbetarutveckling i form av samtal av olika slag och en tydlig målstyrning.

På vilka sätt har Heartpace kunnat bidra till att lösa dem?

I jämförelse med andra HR-system på marknaden tyckte jag att Heartpace hade funktioner som kunde hjälpa oss att digitalisera och professionalisera alla de delar som jag hade ett intresse av att utveckla.

Nu har varje medarbetare en tydlig profil där arbetsbeskrivning, mandat och ansvar framgår. Vi kan också följa status i våra tidsbegränsade lagstadgade utbildningar och certifikat på ett väldigt enkelt sätt och får påminnelser när det är dags att förnya.

Genom samtalsmodulen skapar vi en enhetlighet i organisationen så att alla medarbetare har samma förutsättningar till väl förberedda och kvalitativa samtal oavsett chef.

Och målstyrningen har också tagit flera kliv framåt, även om det, för oss, är en långsammare (svårare) förändringsprocess som fortfarande i allra högsta grad pågår.

Vilka är era nästa steg?

Vi arbetar aktivt med att utveckla vårt HR-system och just nu pågår flera saker parallellt.

Efter lansering har vi kopplat på bland annat HRM, där vi har all medarbetardata samlat på ett ställe och kan ta fram rapporter och analyser gällande t.ex. åldersfördelning, personalomsättning, anställningstid mm. Det som kvarstår där är en integration med vårt lönesystem och vårt AD för att kunna använda Heartpace som vårt system för masterdata, där alla anställningar börjar och avslutas. Vi ska även få till en integration med Scrive för att kunna hantera anställningsavtal och signering i Heartpace framöver.

Vi har också köpt till modulen för on- och offboarding och arbetar just nu med att bygga processer för olika typer av pre- on-, re- och offboarding. Det kommer att professionalisera medarbetarupplevelsen i viktiga skeden i anställningen som ju uppstart och avslut faktiskt är, samt ge ett gott stöd till chefer och stödfunktioner i det som behöver göras i samband med dessa processer.

Vi har också gjort vår första medarbetarundersökning genom Human Financial Wellness i Heartpaces enkätmodul under året och är mycket nöjda med både användarvänlighet, innehåll och fokus i undersökningen och den återkoppling av resultatet som ingår i tjänsten. Framåt kommer vi kika på att koppla på puls för mer regelbunden uppföljning av vissa nyckeltal/index – på delar av verksamheten eller för hela företaget.

Vilka tre tips skulle du vilja ge ett bolag som är i uppstarten av sin resa att digitalisera sina HR-processer?

1. Gedigen analys av behoven på kort och lång sikt
Köp inte ett HR-system för att det trendar eller en kollega i branschen rekommenderar det, utan gör en ordentlig analys av vad verksamheten faktiskt behöver nu och på sikt och fatta beslut utifrån det. Gärna i samverkan med flera interna intressenter för förankringens skull.

2. Prioritera förbarbetet!
Om tid och resurser finns – prioritera förarbetet innan ett system lanseras. Minimera de första trösklarna genom att bygga upp systemet så bra som möjligt för användarna så att de får en direkt känsla för vad systemet kan ge dem och hur det kan underlätta för dem. Med det sagt behöver inte alla funktioner finnas på plats direkt – tvärtom tror jag på att hellre släppa en genomarbetad smal version i första releasen och arbeta upp modul efter modul därefter.

3. Långsam och respektfull förändringsledning
Skynda långsamt och ha respekt för att förändringsprocesser och digitalisering är svårt och utmanande för många. Då det handlar mer om beteendeförändringar än vad man kanske först tänker sig så krävs en trygg förändringsledning, mycket dialog och ett långsiktigt tålamod. Var snälla mot er själva!