I tider av konstant förändring, oavsett om det är tillväxt, organisatorisk omstrukturering eller neddragning, behöver företag hantera de olika HR-relaterade processerna på ett både effektivt och säkert sätt. Och idag är det viktigare än någonsin för HR att bygga upp digitala processer för att stödja affärsverksamhet och affärskontinuitet. En uppenbar nytta för HR är digitala HR-verktyg och korrekt HR Masterdata som avgörande faktorer i arbetet med att stödja medarbetarna i verksamheten. Men vad är HR Masterdata och vad är det till för?

Vad är HR Masterdata?

HR Masterdata kan bäst beskrivas som ett företags viktigaste och mest verksamhetskritiska data. Utöver att data delas med många användare, så är HR Masterdata centralt registrerade, lagrade och uppdaterade nyckeldata relaterad till de anställda och olika arbetsprocesser.

I praktiken handlar HR Masterdata om den grundinformation som organisationen behöver för att kunna hantera hela medarbetarresan på ett strukturerat sätt. Anställningsinformation, befattning, avdelning, chef, arbetsplats, lönedata, anställningsform, frånvaro, kompetenser, dokument, behörigheter och annan information som används i HR-processer är exempel på masterdata. När denna information är korrekt, uppdaterad och samlad på ett ställe blir den en viktig grund för både operativa HR-flöden och strategiska beslut.

Utan en gemensam datakälla riskerar verksamheten att arbeta med flera olika versioner av samma information, vilket kan leda till manuella dubbelregistreringar, osäkra rapporter, tidskrävande administration och svårigheter att säkerställa att rätt information används vid rätt tillfälle. HR Masterdata skapar en gemensam och tillförlitlig grund där HR, chefer och medarbetare kan arbeta utifrån samma uppdaterade information.

Så kan du avgöra om HR Masterdata är rätt för er verksamhet

Nu kanske du funderar över om HR Masterdata är rätt för just er verksamhet? Här nedan finner du de vanligaste faktorerna som starkt talar för att ni är i behov av att centralt registrera, lagra och uppdatera nyckeldata relaterat till era anställda:

• Ni använder Excel eller andra externa osynkroniserade program för att lagra nyckelinformation om anställda, såsom adresser, persondata, titlar eller roll i organisationen
• Företagsledningen efterfrågar korrekta rapporter för att kunna stödja affärsbesluten på, men att generera rapporter från flertalet källor är utmanande och datakvaliteten är ofta ofullständig eller felaktig
• Att spåra de anställdas historia, såsom byte av roll eller chef, är inte möjligt i nuvarande system
• De anställda saknar åtkomst till sin personliga data såsom anställningsavtal eller bonusprogram och det enda sättet att få kopior på detta är att kontakta HR
• Det finns ingen säker metod för att begränsa åtkomsten till de anställdas personliga information eller erhålla en detaljerad logg för de som har loggat in för att ta del av personalrelaterade data.

Om ett eller flera av dessa symptom är bekanta för dig kan din organisation dra nytta av ett centraliserat HR Masterdatasystem.

Ju fler personer, avdelningar och system som är involverade, desto större blir risken att informationen blir utspridd, inaktuell eller svår att kvalitetssäkra. Det kan i sin tur påverka allt från onboarding och löneprocesser till rapportering, bemanningsplanering och uppföljning av kompetensbehov.

Ett annat tecken på att organisationen behöver stärka upp sin HR Masterdata är att HR lägger mycket tid på att svara på återkommande frågor, leta efter dokument eller manuellt sammanställa information inför ledningsmöten. Med en samlad HR-data är den både strukturerad och tillgänglig i ett gemensamt system så HR kan arbeta proaktivt och rådgivande istället för att lägga tid på administration.

Och ett HR Masterdatasystem minskar inte bara pappersarbete, utan de automatiserar processer som är tidskrävande, det ger chefer och de anställda möjligheter till att själva registrera och extrahera nödvändig data – och än viktigare, det säkerställer att din HR-data är säker och kompatibel.

Datakvalitet som grund för bättre beslut

Kvaliteten på HR Masterdata är avgörande för hur användbar informationen blir. Om datan är ofullständig, felaktig eller inte uppdateras löpande blir rapporter och analyser mindre tillförlitliga. Risken finns då att organisationen fattar beslut baserat på information som inte speglar verkligheten.

För HR innebär detta att arbetet med masterdata inte enbart handlar om att samla in information, utan också om att säkerställa att informationen är korrekt, konsekvent och relevant. Tydliga rutiner för vem som ansvarar för att uppdatera olika typer av data, när uppdateringar ska göras och hur informationen ska kvalitetssäkras bör ccc.

Med hög datakvalitet kan HR ge ledningen bättre beslutsunderlag och det blir enklare att följa personalomsättning, sjukfrånvaro, kompetensgap, löneutveckling, måluppfyllelse och andra viktiga HR-relaterade nyckeltal. På så sätt bidrar HR Masterdata till att flytta HR från en administrativ stödfunktion till en mer strategisk partner i verksamheten.

Uppföljning med HR Masterdata

Det kan vara svårt att avgöra och följa upp om olika initiativ ger rätt effekt. En standardiserad och automatiserad process för insamling av personaldata ger er en mer detaljerad bild av både team och befattningar, såväl som en verksamhetsomfattande förståelse för de framsteg som de facto görs.a

HR Masterdata baserad på väl definierade KPI:er innehåller de datapunkter ni behöver för en bättre samlad förståelse för områden som berör personalen som helhet, men också för områden som personlig utveckling och engagemang. Genom HR Masterdata kombinerar ni viktiga utvecklingsaspekter såsom kompetenskartläggningar och individuella målsättningar, så att ni kan guida medarbetarna in på en utvecklingsväg som både stödjer företagets strategi och positivt engagerar på ett personligt plan.

Korrekt strukturerad HR Masterdata kan också fungera som ett fönster till organisationskulturen – lokalt såväl som globalt. För det kan vara svårt att överblicka om olika affärsenheter och olika platser har anammat den företagsövergripande kulturen eller om olika HR-initiativ ger rätt effekt. En standardiserad, automatiserad process för insamling av data ger en detaljerad bild av team och platser, såväl som en företagsomfattande förståelse för hur stora framsteg som verkligen görs.

Med rätt HR Masterdata blir det också möjligt att följa förändringar över tid. HR kan exempelvis analysera hur personalomsättningen utvecklas efter en organisationsförändring, om kompetensinsatser leder till önskade resultat eller hur engagemang och måluppfyllelse varierar mellan olika delar av organisationen. Den typen av uppföljning gör det lättare att se vilka insatser som skapar värde och vilka områden som behöver ytterligare stöd.

Det ger även chefer bättre förutsättningar att fatta välgrundade beslut. När chefer har tillgång till korrekt och aktuell information om sina team kan de arbeta mer strukturerat med utvecklingssamtal, bemanning, frånvaro, prestation och kompetensplanering. HR Masterdata blir därmed ett stöd för HR, ledarskap och verksamhetsutveckling.

Med HR Masterdata och HR KPI:er kommer du att kunna bevara och vårda det som gör just din organisation unik och konkurrenskraftig – nämligen medarbetarna och organisationskulturen. Insikter som dessa hjälper HR att spåra ROI för sina initiativ och få tillgång till en effektiv och korrekt HR Masterdata som också hjälper till med att säkerställa att beslutsfattandet är välinformerat och baserat på korrekta data.

HR Masterdata och medarbetarupplevelsen

En ofta underskattad del av HR Masterdata är kopplingen till medarbetarupplevelsen. Medarbetare som själva enkelt kommer åt sina dokument, kan uppdatera personuppgifter, se information om sin anställning eller följa sina mål, så minskar beroendet av manuella HR-flöden. Det blir både snabbare service och en mer modern upplevelse för medarbetaren.

Självservicefunktioner kan också bidra till ökad transparens eftersom medarbetare får en bättre överblick över sin egen information, medan chefer får enklare tillgång till relevant data om sina team. HR-processerna blir på så sätt mer tillgängliga och minskar risken för att viktig information fastnar i mejltrådar, lokala mappar eller manuella dokument.

För HR innebär detta att tid frigörs från återkommande administrativa uppgifter. Istället kan HR lägga mer fokus på utveckling, analys, rådgivning och strategiska initiativ som stärker organisationen över tid.

Säkerhet, behörighet och regelefterlevnad

Eftersom HR hanterar känslig information är säkerhet en central del av arbetet med HR Masterdata. Personuppgifter, anställningsavtal, lönedata, frånvaro och prestationsrelaterad information behöver hanteras på ett sätt som är både säkert och förenligt med gällande regelverk.

Ett HR Masterdatasystem gör det möjligt att styra behörigheter så att rätt personer får tillgång till rätt information. Exempelvis kan det innebära att chefer endast ser information om sina egna medarbetare, medan HR har bredare åtkomst utifrån sitt ansvar. Systemet ger också spårbarhet genom loggar som visar vem som har tagit del av eller ändrat information.

Denna typ av kontroll är svår att uppnå när information lagras i kalkylblad, mejl eller lokala dokument. Genom att samla HR-data i ett säkert system får organisationen bättre förutsättningar att skydda medarbetarnas personliga information och samtidigt säkerställa en mer professionell hantering av HR-processerna.

Framtiden för HR är digital

HR utvecklas till ett alltmer teknikbaserat yrke eftersom organisationer behöver:

• • Effektivisera HR-processerna och minska den administrativa belastningen
  • Reducera kostnaderna för personaladministration
  • Kunna konkurrera mer effektivt om talang
  • Förbättra service och tillgång till data för både anställda och chefer
  • Tillhandahålla tillförlitliga mätvärden i realtid för att göra det möjligt för beslutsfattare att upptäcka trender och hantera arbetsstyrkan mer effektivt
  • Möjliggöra för HR att transformera så att HR kan spela en mer strategisk roll i verksamheten.

I takt med att HR blir mer datadrivet ökar också behovet av system som kan ge en samlad bild av organisationens medarbetare, kompetenser och utvecklingsbehov. Framtidens HR kommer i allt högre grad att behöva kombinera mänsklig förståelse med digital precision. HR behöver veta vilka processer som ska digitaliseras, men också hur data kan användas för att skapa bättre beslut, starkare medarbetarupplevelser och mer hållbara organisationer.

HR Masterdata blir därför en viktig grund för framtidens HR-arbete. Med tillgång till korrekt och aktuell information blir det lättare att planera framåt, identifiera risker, upptäcka trender och agera i tid. Det kan handla om att förstå vilka kompetenser som behöver utvecklas, var personalomsättningen är hög, vilka team som behöver stöd eller hur organisationen påverkas av tillväxt och förändring.

Så säg hejdå till både arkivskåp och pappersröra och få full koll på din HR Masterdata i ett och samma system! Genom att digitalisera er HR-data hittar du enkelt den information och de dokument du söker.

Med HR Masterdata uppnår du ett effektivt och papperslöst arbetsflöde som både din organisation, omgivningen och de anställda kommer att tacka dig för!

Om du letar efter en lösning som ger er dessa möjligheter och fördelar, är du välkommen att kontakta oss eller registrera dig för en gratis provperiod och uppleva Heartpace HR-System.