HR-digitalisering är processen att förändra operativa HR-processer till att bli automatiserade och datadrivna. Så snarare än att den digitala transformationen av HR enbart handlar om HR, är det en omvandling som bör involvera organisationen som helhet för att bli riktigt framgångsrik.

Vad är digital HR?

HR-digitalisering är processen att förändra operativa HR-processer till att bli automatiserade och datadrivna. Så snarare än att den digitala transformationen av HR enbart handlar om HR, är det en omvandling som bör involvera organisationen som helhet för att bli riktigt framgångsrik.

Och idag har de allra flesta verksamheter en HR-avdelning som är mer eller mindre digitaliserad. Genom att digitalisera olika HR-processer blir allt som rör verksamhetens medarbetare mer strukturerat och effektiviserat – något som gynnar HR-personalen, ledningen och medarbetarna själva.

Att veta hur olika processer går till bidrar till mindre administrationsarbete, samtidigt som HR-personalen får mer tid över till att stödja medarbetare att utvecklas framgångsrikt i sin roll. För ledningen bidrar det till bättre underlag för att kunna ta välgrundade beslut.

Varför digital HR?

All HR-transformation, oavsett om den är digital eller inte, behöver ske med ett tydligt mål. Den behöver, som man säger, vara affärsmässigt meningsfull. Och att digitalisera vissa HR-processer bara för sakens skull är aldrig en bra idé. Det leder till implementering av dyr teknik som många gånger inte möter upp verksamhetens faktiska behov. Och dessvärre kan det helt komma att trotsa fördelarna med en HR-digitalisering. Men vilka är då fördelarna med digital HR? Nedan listar vi några av fördelarna:

• Genom dynamiska rapporter är det enkelt att få en överblick av data – och att djupdyka, vrida och vända på den
• Visualiseringar som är snygga och tydliga gör det både enkelt och tillgängligt att analysera data
• HR-personalen kan fokusera på värdeskapande uppgifter i stället för tidskrävande rutinuppgifter
• Genom att digitalisera HR blir det helt enkelt enklare att analysera och få fram värdefulla insikter för ert företag som då kan omvandlas till adekvata åtgärdsinsatser.

Ett molnbaserat och skalbart program gör att all viktig information sparas på ett och samma ställe. Och adekvat information om anställningar, löner, övertid, frånvaro, kompetensbehov, utveckling, utbildningar samlas på ett och samma ställe. Genom att använda er av en digital plattform blir det enklare att se över behov, ta värdegrundade beslut och skapa bättre prognoser för framtiden.

Hur digitaliserar vi vår HR?
– från idé till implementering i fyra steg

1. Det första steget är att få med alla. För att lyckas med HR-digitaliseringen är det viktigt att alla har en samsyn – från ledning och chefer till att kontinuerligt uppdatera medarbetare om vad som sker och vad det innebär. Och självklart är det viktigt med ett gott samarbete mellan IT och HR inför en lyckad digitalisering.
2. Det andra steget är att se över vad det är ni vill få ut av att digitalisera era HR processer. Vad önskar ni spendera mindre tid på, och vad önskar ni att ni hade mer tid till att göra? Från att kunna lägga mer fokus på medarbetares kompetensutveckling till att sätta upp system som effektivt och sömlöst hjälper er igenom hela rekryteringsprocessen – från preboarding, onboarding till offboarding. Här gäller det att drömma både stort och litet.
3. I det tredje steget fokuserar ni på att söka efter den programvara som passar just era behov. Våga vara kritisk; behöver ni verkligen alla flashiga funktioner redan från början? Ett tips på vägen är att försäkra er om att det är ett skalbart program, som kan anpassas efter vilka funktioner som ni som användare behöver tillgång till.
4. Sist men inte minst, det sista steget: själva implementeringen. För att stötta personalen som kommer att använda den nya programvaran, se till att i lugn och ro utbilda i programmet, så att möjligheterna blir tydliga, snarare än att systemimplementeringen innebär en osäkerhet som ofta kommer med att behöva lära sig något nytt. Digital HR ska vara både roligt och värdeskapande.

Att digitalisera HR har en rad fördelar. Genom att implementera en molnbaserad HR-lösning får ni ett användbart och välfungerade stöd för era HR-processer. Er verksamhet gynnas genom att de tidigare så tidskrävande HR-processerna ersätts med en digital support som ger tillgång till värdegenererande business intelligence, så att HR-avdelningen kan lägga tiden på olika utvecklande insatser för medarbetarengagemang och medarbetartillfredsställelse. Inte illa för att vara HR-digitalisering, eller hur?

Digital HR i praktiken – från system till arbetssätt

Organisationer som börjar arbeta mer systematiskt med HR-digitalisering får ofta en viktig insikt: digitalisering handlar inte i första hand om teknik, utan om arbetssätt. Systemet i sig skapar inte värde förrän det används för att förbättra hur organisationen arbetar med människor, kompetens och ledarskap. Det är just därför som många organisationer upplever att den verkliga förändringen sker efter att systemet är implementerat. Allt eftersom data börjar samlas in på ett strukturerat sätt öppnas nya möjligheter att förstå organisationen och fatta mer välgrundade beslut.

Till exempel kan HR genom sina digitala system få bättre insikter om:

• kompetensbehov i organisationen
• hur medarbetare utvecklas över tid
• hur engagemang och prestation hänger samman
• vilka faktorer som påverkar personalomsättning

När den här typen av information blir tillgänglig kan HR arbeta mer strategiskt och bidra tydligare till verksamhetens utveckling.

Datadriven HR – från administration till analys

Traditionellt har många HR-funktioner lagt en stor del av sin tid på administrativa uppgifter såsom dokumentation, rapportering och manuella processer. Digitalisering gör det möjligt att automatisera många av dessa uppgifter och därmed frigöra tid för analys, utveckling och mer strategiskt arbete.

När HR-system samlar data från olika processer – exempelvis prestation, kompetensutveckling, rekrytering och medarbetarundersökningar – skapas en mer sammanhängande bild av organisationen. Den samlade informationen gör det möjligt att analysera hur organisationens kompetens utvecklas över tid, hur ledarskapet påverkar engagemang och arbetsmiljö, hur förändringar i organisationen påverkar medarbetarupplevelsen samt hur olika HR-insatser bidrar till verksamhetens resultat.

På så sätt kan HR arbeta mer datadrivet och få ett bättre underlag för att identifiera mönster, följa utvecklingen och fatta mer välgrundade beslut. Datadriven HR innebär dock inte att beslut enbart baseras på siffror, utan att data används som ett stöd i kombination med erfarenhet, dialog och en god förståelse för organisationens sammanhang.

En bättre medarbetarupplevelse

En annan viktig aspekt av HR-digitalisering är hur den påverkar medarbetarnas upplevelse av organisationen. När HR-processer digitaliseras blir många moment enklare och mer tillgängliga för både chefer och medarbetare.

Det kan till exempel handla om att:

• enkelt kunna följa sin utveckling och sina mål
• få tillgång till relevant information om anställningen
• genomföra utvecklingssamtal och feedback digitalt
• delta i medarbetarundersökningar eller pulsmätningar

HR-processer som fungerar smidigt bidrar till en mer positiv medarbetarupplevelse. Samtidigt kan HR och ledning få snabbare återkoppling från organisationen, vilket gör det möjligt att identifiera utmaningar och agera tidigare.

HR:s roll i den digitala transformationen

I många organisationer har HR en viktig roll i den bredare digitala transformationen. Eftersom HR arbetar nära både ledning, chefer och medarbetare kan funktionen bidra till att skapa förståelse för förändringen och hur den påverkar organisationen. Konkret innebär det att HR arbetar med mer än att införa nya system. Att stödja organisationen i förändringen av arbetssätt och kultur och att ccc. När digitala verktyg införs behöver chefer och medarbetare förstå hur de ska användas och hur de kan bidra till bättre samarbete, utveckling och prestation. För att lyckas med HR-digitalisering krävs därför ett nära samarbete mellan HR, IT och verksamheten. Tillsammans kan de säkerställa att systemen stödjer organisationens behov och att digitaliseringen skapar reellt värde i det dagliga arbetet.

Framtidens HR är mer integrerad

Utvecklingen inom HR-teknologi går snabb och många organisationer rör sig mot mer integrerade HR-plattformar där flera processer hanteras i samma system. Istället för att använda separata verktyg för olika HR-processer kan organisationen samla funktioner som prestationshantering, mål, löneprocesser och medarbetarundersökningar i ett gemensamt system. Denna typ av integrerade lösningar gör det enklare att se samband mellan olika HR-processer och få en mer sammanhållen bild av organisationen. Med data samlat på ett ställe blir det också lättare att analysera trender och identifiera utvecklingsområden. För HR innebär detta nya möjligheter att arbeta mer strategiskt och bidra till organisationens långsiktiga utveckling.

Digital HR som en del av organisationens utveckling

Digitalisering av HR har blivit alltmer vanligt och ses därför som en del av organisationens bredare utveckling. Förändringen berör både arbetssätt, beslutsprocesser och hur organisationen förstår och utvecklar sina medarbetare. Digitala HR-processer bidrar på så sätt till bättre struktur, tydligare överblick och bättre möjligheter att följa utvecklingen i organisationen över tid. Samlad information om kompetens, prestation, engagemang och organisationsförändringar skapar ett mer sammanhängande underlag för analys och strategiska beslut.

Ett modernt HR-arbete bygger i allt högre grad på förmågan att kombinera kunskap om människor med tillgång till relevant data. Digitala verktyg ger stöd i detta arbete genom att göra information mer tillgänglig och användbar i organisationens vardag. HR kan därigenom bidra till att identifiera utvecklingsbehov, förstå samband mellan olika HR-processer och skapa bättre förutsättningar för långsiktig kompetensförsörjning. Tekniken fungerar i detta sammanhang som ett stöd för organisationens utveckling. Värdet uppstår genom hur verktygen används i praktiken och hur de integreras i ledarskap, kultur och strategiska prioriteringar. Digitala lösningar kan exempelvis stärka arbetet med mål, uppföljning och dialog mellan chefer och medarbetare, samtidigt som organisationen får bättre möjligheter att följa upp hur olika insatser bidrar till verksamhetens resultat.

HR-digitalisering med ett tydligt syfte bidrar därmed till att stärka HR-funktionens strategiska roll. Med bättre tillgång till data, mer strukturerade processer och ökad transparens skapas ett starkare underlag för beslut och prioriteringar. Resultatet blir ett HR-arbete som i större utsträckning bidrar till organisationens utveckling, samtidigt som både chefer och medarbetare får bättre förutsättningar att växa och utvecklas i sina roller.