Fem sätt att förbättra kvaliteten på era HR-data

Tillförlitliga HR-data är en förutsättning för ett effektivt och väl fungerande HR-arbete. Uppgifter om medarbetare, anställningsvillkor, frånvaro och kompetenser används dagligen för att planera, följa upp och fatta beslut som får en direkt påverkan på verksamheten. Men hur gör man för att förbättra HR-datakvaliteten och vad får det för konsekvenser om den information som matas in är felaktig, ofullständig eller utspridd i flera olika system?

Varför är kvaliteten på HR-data så viktig?

HR-data omfattar betydligt mer än enbart en medarbetares namn, kontaktuppgifter och anställningsdatum. Den informaton som samlas in innehåller också uppgifter om befattning, organisatorisk tillhörighet, lön, kompetenser och medarbetarens utveckling. För HR-avdelningen är tillgången till korrekta och uppdaterade uppgifter avgörande för att kunna arbeta effektivt och ge chefer och ledning tillförlitliga beslutsunderlag. Exempelvis behöver en chef kunna planera sin bemanning och kompetensutveckling utifrån aktuella uppgifter, samtidigt som ledningen behöver kunna utgå ifrån en samlad bild av organisationens personalresurser. Brister det i datakvaliteten får det konsekvenser på flera nivåer. En medarbetare kan vara registrerad på fel avdelning, en avslutad anställning kanske fortfarande är aktiv och förändringar i anställningsvillkoren saknas i systemet.

Även om enstaka fel kan verka obetydliga riskerar de tillsammans att leda till mer administration, felaktiga rapporter och beslut som fattas på osäkra grunder. Genom att samla in, strukturera och regelbundet kvalitetssäkra organisationens HR-data blir det enklare att hålla informationen aktuell. På så vis skapas bättre förutsättningar för det dagliga HR-arbetet och den långsiktiga personalplaneringen.

Vanliga orsaker till bristande datakvalitet

Än idag är det vanligt förekommande att organisationer hanterar personalinformation i flera olika system, kalkylblad och dokument. Uppgifter registreras helt eller delvis manuellt och samma information kan behöva uppdateras på flera ställen. Tre vanliga utmaningar som följer på detta är:

• Dubbelregistrering: Samma uppgifter hanteras i olika system, vilket ökar risken för felaktigheter och motstridig information.
• Otydlig ansvarsfördelning: Ingen har ett uttalat ansvar för att uppdatera och kontrollera medarbetaruppgifterna.
• Bristande uppföljning: Information som registrerats vid anställningstillfället uppdateras inte alltid när medarbetarens situation förändras.

Problemen blir ofta mer omfattande i takt med att organisationen växer. Fler medarbetare, avdelningar och administrativa processer innebär större informationsmängder. En av fördelarna med ett gemensamt HR-system är att det förenklar arbetet genom att samla personalinformationen på ett ställe. Detta minskar behovet av manuella överföringar mellan olika verktyg.

Fem sätt att kvalitetssäkra organisationens HR-data

Personalinformation har en begränsad hållbarhet om den inte uppdateras i takt med att organisationen förändras. Varje enskild förändring innebär att information behöver uppdateras, ibland på flera ställen och av olika personer. Utmaningen ligger alltså inte enbart i att registrera rätt information från början, utan också i att säkerställa att den fortsätter att vara korrekt och tillförlitlig. Här spelar både ansvarsfördelning, gemensamma rutiner och rätt systemstöd en viktig roll. Följande fem åtgärder kan hjälpa er att kvalitetssäkra organisationens HR-data.

1. Samla personalinformationen på en gemensam plats.
Skapa en central källa för organisationens medarbetaruppgifter. Informationen blir enklare att hitta, uppdatera och använda i olika HR-processer.

2. Fördela ansvaret för uppdateringar.
Bestäm vilka uppgifter HR, chefer och medarbetare ansvarar för. Tydliga behörigheter och ansvarsområden minskar risken för att viktig information blir inaktuell.

3. Standardisera registreringen av uppgifter.
Använd gemensamma rutiner och enhetlig registrering så blir det lättare att sammanställa och jämföra information.

4. Automatisera återkommande arbetsmoment.
Digitala arbetsflöden och automatiserade påminnelser underlättar era uppdateringar och minskar behovet av manuella och tidskrävande efterhandskontroller.

5. Följ upp datakvaliteten regelbundet.
Genomför återkommande kontroller av exempelvis anställningsuppgifter och organisatorisk tillhörighet och se över om det saknas någon information. Åtgärda avvikelser innan de påverkar rapporteringen eller andra HR-processer.

Gemensamt för alla dessa åtgärder är att de ger er tillförlitliga uppgifter och ett mer konsekvent arbetssätt. HR-avdelningen får samtidigt bättre möjligheter att använda informationen som stöd för verksamhetens utveckling.

Från korrekta uppgifter till bättre HR-beslut

Värdet av kvalitetssäkrade HR-data blir särskilt tydligt när informationen används som underlag för beslut. Med aktuella och tillförlitliga uppgifter kan HR och ledning enkelt följa förändringar i personalstyrkan, förstå vad förändringarna innebär för verksamheten och vilka åtgärder som kan behöva vidtas framöver.

Tänk dig exempelvis att personalomsättningen har ökat i er organisation under det senaste året. Ni gör då analyser av uppgifterna om avslutade anställningar, avdelning och anställningstid. Nyttan med analysen är att ni exempelvis kan upptäcka om en stor andel av dem som slutar har varit anställda kortare tid än ett år.. Den informationen väcker i sin tur nya frågor. Fungerar introduktionen som den ska? Har förväntningarna på arbetet varit tydliga redan under rekryteringen? Finns det skillnader mellan avdelningarna som behöver undersökas närmare?

På samma sätt kan ni använda historiska uppgifter om kompetenser, personalförändringar och organisatorisk tillhörighet för att identifiera framtida behov och planera nödvändiga insatser i god tid. HR-datan blir då utöver ett underlag för rapportering också ett verktyg för att upptäcka mönster, ställa rätt frågor och fatta mer välgrundade beslut.

En förutsättning är naturligtvis att personalinformationen hanteras på ett säkert och ansvarsfullt sätt. Eftersom HR-data ofta innehåller personuppgifter behöver er organisation säkerställa att endast behöriga personer får tillgång till informationen och att uppgifterna inte sparas längre än nödvändigt. Tydliga rutiner för behörighetsstyrning och dokumenthantering är därför en viktig del av arbetet med att kvalitetssäkra och skydda organisationens HR-data.

Ett HR-system som håller informationen uppdaterad

Ett modernt HR-system förenklar arbetet med att säkerställa att personalinformationen är korrekt, tillgänglig och användbar. Ni samlar medarbetarprofiler, anställningsuppgifter, dokument och rapporter i en gemensam plattform och får bättre kontroll över era HR-data.

Med Heartpace HR-system samlar ni enkelt in och strukturerar medarbetarinformation, hanterar dokument och tar fram rapporter så att ni kan följa upp organisationens personaldata historiskt och i realtid. Systemets arbetsflöden och behörighetsinställningar ger dessutom er stöd för en mer effektiv och säker hantering.

Korrekta HR-data handlar i slutändan om att säkra administrationen, men framförallt utgör de grunden för välgrundade beslut, effektivare HR-processer och bättre möjligheter att möta verksamhetens framtida behov.

Vill ni veta mer om hur Heartpace kan hjälpa er att samla och kvalitetssäkra organisationens HR-data? Kontakta oss eller boka en demo så visar vi hur systemet fungerar.