Att effektivisera HR-processerna är idag en förutsättning för att kvalitetssäkra HR-arbetet. Och HR handlar om att ta hand om människorna i organisationen, vilket konkret innebär att hjälpa de anställda att navigera i de olika stadierna av medarbetarresan. Men det handlar också om att se till att verksamheten har rätt talang i arbetet med att nå sina strategiska mål. I den här artikeln beskriver vi några av de viktigaste HR-processerna, varför de är viktiga och hur du kan arbeta med effektiva HR-processer.

Vad är en HR-process?

HR-processer består av en samling ”kärnprocesser”. Och de mest centrala kärnfunktionerna för en HR-avdelning inbegriper rekrytering, onboarding, schemaläggning, frånvarohantering, löner, förmåner, interna relationer, kompetensutveckling, offboarding et cetera. Och det här är bara några exempel på de vanligaste processerna. Vad som är viktigt att notera, utöver att det är flertalet processer att hantera, är att de alla är lika viktiga när det kommer till de olika skeden som en medarbetare går igenom i den så kallade ”livscykeln” som anställd.

Medan varje HR-process har sina egna specifika parametrar och mål är de alla beroende av varandra. Och kärnprocesserna är till för att definiera och säkerställa en framgångsrik upplevelse när det kommer till varje skede av den anställdes livscykel. Kort sagt, alla dessa processer berör den anställde och det är just därför som det är avgörande att ha effektiva HR-processer på plats då de kan komma att spela en nyckelroll för organisationens framgång.

Varför är HR-processer viktiga?

En HR-process definierar det sätt ni hanterar operationell excellens på inom organisationen. Och HR-processerna är av strategisk betydelse då de sträcker sig över näst intill alla aspekter i en verksamhet. HR-processerna är därtill viktiga då de hjälper till att lägga grunden för att de anställda ska lyckas i sina roller, samt att verksamheten ska kunna blomstra fullt ut som ett resultat därav. I en verksamhet där medarbetare trivs och känner välbefinnande, där är också kundnöjdheten och företagets lönsamhet högre. När de rätta HR-processerna är på plats, så driver de prestation. Det får i sin tur till följd att betydelsen för HR och dess roll inom organisationen ökar.

Så hanterar du HR-processer

För många organisationer hanteras HR-processerna med ett urval av olika verktyg eller kalkylblad i arbetet med att realisera och följa upp. Även om det kan vara relativt väl fungerande, kan det ofta bli kontraproduktivt när det kommer till att skapa en sömlös upplevelse. Det är också svårare att följa upp, då olika verktyg och kalkylblad inte kommunicerar med varandra i realtid. Och detta har sitt ursprung i att manuella processer oftast tar längre tid, resulterar i mindre tillförlitliga data och på det hela taget är mycket mindre säkra.

Även om det kan upplevas vara ett bra sätt att börja på, så fungerar sällan den här typen av verktyg effektivt och långsiktigt. Dessutom skapar de problem när det kommer till att växa med verksamhetens behov när de förändras, eller när vissa områden blir viktigare.

Med HR-processerna på plats effektiviseras inte bara de anställdas prestation, utan även engagemang och organisationskultur. Medarbetare kan utvecklas i sina roller, vilket i sin tur ökar företagets renommé som en aktör att lita på. På så sätt saktas avgångstakten in och personalomsättningen sker naturligt. Att förlora talang är att gå miste om tillväxt och andra värden.

När HR-processerna automatiseras och digitaliseras sparas värdefull tid för alla i din organisation. Detta gäller inte bara de inom HR, utan även de som har andra roller i verksamheten. Så förflytta fokus bort från detaljerna i formulär, e-postmeddelanden och kalkylblad till att få tid över till att göra en än större inverkan för människorna i organisationen genom att automatisera och effektivisera HR-processerna!

Fördelar med att automatisera HR-processerna

Genom att HR-automatisera kan du designa, effektivisera, integrera och distribuera alla nödvändiga processer för verksamheten. Och här nedan listar vi några avgörande fördelar med att automatisera och effektivisera era HR-processer.

• Förbättrad produktivitet med snabbare bearbetning och datadelning
• Reducerad personalomsättning på grund av ökat medarbetarengagemang
• Minskade lagrings- och utskriftskostnader den pappersbaserade bearbetningen reduceras
• Effektivare rekryteringsprocesser
• Effektivare affärsbeslut med hjälp av insiktsfulla rapporter i realtid
• Mer tid till att analysera HR-data och ett effektivare beslutsfattande.

HR-processer som bärande struktur i organisationen

När HR-processer ses som ryggraden i organisationens arbete för människor och resultat blir det tydligt hur mycket de påverkar vardagen för chefer, HR-specialister och medarbetare. Processerna utgör mer än det administrativa ramverket eftersom de är strukturerna som skapar förutsägbarhet och kvalitet genom hela medarbetarresan. Därför är det viktigt att dessa processer inte lämnas åt slumpen.

Konsekvenser av splittrade arbetsflöden

Många verksamheter har märkt effekterna av otydliga eller splittrade processer först när de skapar flaskhalsar. Det kan handla om att rekryteringar drar ut på tiden, onboarding varierar mellan avdelningar eller att utvecklingssamtal tappar sin koppling till verksamhetens mål. Något som är bra att ha med sig är att även små avvikelser får stor betydelse när organisationen växer eller om förväntningarna på effektivitet och kvalitet ökar. Det här är en påminnelse om att genomtänkta HR-processer är fundamentet för hållbar utveckling.

En annan återkommande utmaning är HR-team som arbetar med begränsade verktyg. Kalkylblad, manuella påminnelser och e-postkedjor kan fungera under en period, men de skapar i längden en sårbarhet. Processerna blir personberoende och svårtillgängliga, och uppföljningen blir reaktiv istället för proaktiv. Den här typen av arbetsflöde gör det svårt att arbeta långsiktigt, samtidigt som det ökar risken för misstag, förseningar eller att viktig information faller mellan stolarna.

Så här skapar du strukturer som höjer kvaliteten i organisationen

En mer robust struktur innebär att processerna är dokumenterade, delade och automatiserade på ett sätt som minskar variationen och höjer kvaliteten. På så sätt ges HR möjlighet att lägga sin tid på det som gör störst skillnad – att stödja cheferna, utveckla medarbetare och leda organisationen mot sina mål. Cheferna får tydliga arbetsflöden att följa och medarbetarna får en professionell och förutsägbar upplevelse vid varje kontaktpunkt.

Tips för att komma igång:

• Standardisera era vanligaste processer i checklistor och flöden.
• Säkerställ att chefer vet vem som gör vad, och när.
• Dokumentera processer på en gemensam yta där alla enkelt hittar dem.
• Skapa en enkel rutin för att kontinuerligt följa upp och justera processerna när behoven förändras.

Dessa åtgärder skapar en tydligare och mer konsekvent struktur i HR-arbetet, samtidigt som de hjälper till med att skapa ett gemensamt arbetssätt som gör processerna mer enhetliga och lätta att följa. På så sätt kan både tillit och engagemang stärkas och HR-arbetet blir mer skalbart över tid.

Datadrivet HR-arbete stärker besluten

HR-processer som fungerar väl skapar också bättre förutsättningar för att arbeta mer datadrivet. Systematiskt insamlad och uppdaterad information gör det möjligt att följa trender i beteenden, prestation, utvecklingsbehov och personalomsättning. Chefer får bättre beslutsunderlag och HR kan identifiera risker eller flaskhalsar långt innan de påverkar organisationens utveckling. På så sätt blir data inte bara något som lagras, utan en aktiv resurs i arbetet med att skapa en mer hållbar organisation.

Ett område där detta märks särskilt tydligt är inom kompetensförsörjningen. Rekryteringsprocesser som är otydliga eller osäkra skapar en stor administrativ börda och riskerar att leda till felrekryteringar. Onboarding som saknar struktur kan göra att nyanställda inte kommer in i arbetet tillräckligt snabbt. Och utvecklingsprocesser som inte är förankrade i verksamhetens mål kan göra det svårare att behålla talang. Med sammanhängande HR-processer blir kompetensförsörjningen en helhet där varje steg stödjer nästa och där organisationen får en tydligare väg att arbeta efter.

Hur HR-processer stärker arbetsgivarvarumärket

En organisation med tydliga, genomarbetade HR-flöden signalerar professionalitet och omtanke. Medarbetare känner sig sedda, välinformerade och stöttade och gör därför ett bättre jobb. Det märks i både engagemangsnivåer, kultur och i företagets rykte utåt. Det här gör i sin tur att prestation, engagemang och lojalitet påverkas positivt. Ett välfungerande HR-arbete märks inte bara internt för det sipprar ut i samtal med potentiella kandidater, kunder och samarbetspartners.

Många organisationer lägger stora resurser på marknadsföring och employer branding, men ofta är det de praktiska HR-processerna som i slutändan formar hur arbetsgivaren uppfattas. En genomtänkt struktur blir därför en central del av varumärket, eftersom den påverkar hur människor känner sig bemötta, hur snabbt de kommer in i arbetet och hur de bedömer företaget som arbetsplats. Det här konkretiseras genom flera nyckelprocesser som påverkar hur organisationen uppfattas som arbetsgivare.

Så här stärker strukturer employer branding:

• Säker onboarding visar att företaget tar medarbetare på allvar. En konsekvent introduktionsprocess skapar trygghet från dag ett och minskar risken för osäkerhet, missförstånd och förlorad tid. Nyanställda får snabbare klart för sig vad som förväntas och hur de kan lyckas i sin roll.
• Tydliga utvecklingsvägar skapar framtidstro och lojalitet.När medarbetare vet hur de kan växa inom organisationen och när processen följer samma logik överallt då ökar motivationen och viljan att stanna. Det är en av de mest effektiva åtgärderna för att minska personalomsättning och bygga en kultur där människor vill bidra långsiktigt.
• Professionell offboarding lämnar ett positivt intryck, även efter avslut. Medarbetare som slutar är fortfarande ambassadörer för organisationen. En strukturerad och respektfull offboarding stärker relationen även när vägarna skiljs åt.

HR-processerna blir på det här sättet mer än en intern struktur. Tillsammans skapar dessa delar en upplevelse som gör att HR-processerna formar hur människor upplever organisationen som arbetsgivare och hur attraktiv den uppfattas på marknaden. Därför är genomtänkta HR-flöden inte bara ett stöd i det dagliga arbetet. De är också en strategisk tillgång som stärker företagets varumärke internt såväl som externt.

Automatisering som grund för skalbarhet

När system, data och flöden samlas på en och samma plats minskar risken för misstag och dubbelarbete. Automatiserade påminnelser, färdiga mallar och centraliserad data gör det lättare att arbeta konsekvent över tid eftersom det skapar en stabil grund att bygga vidare på när organisationen växer eller när nya krav ställs på HR.

Fem enkla steg för att börja automatisera:

1. Identifiera vilka processer som tar mest tid.
2. Digitalisera de delar som är återkommande och repetitiva.
3. Välj ett system där flöden kan integreras i helheten.
4. Säkerställ att chefer och HR får stöd i hur de nya digitala flödena ska användas.
5. Följ upp effekten löpande och justera automatiseringarna när behoven förändras.

Automatisering handlar lika mycket om att skapa ordning som att frigöra tid. När fler delar av HR-arbetet hanteras konsekvent och följer samma logik blir det också lättare att säkerställa kvalitet och regelefterlevnad. Många HR-processer berör känslig information och lagkrav, så i en manuell miljö kan det vara svårt att hålla ihop helheten. Med ett automatiserat system finns spårbarhet i varje steg, dokument lagras korrekt och policyer följs på ett tillförlitligt sätt. Det här reducerar risk, stärker förtroendet och gör det enklare för organisationen att leva upp till både interna riktlinjer och externa krav.

Helhetsvinsten: struktur, kvalitet och hållbarhet

Helhetsvinsten ligger i samspelet mellan struktur, effektivitet och medarbetarfokus. När processerna är genomtänkta frigörs kapacitet till det som skapar mervärde: att utveckla ledarskapet, bygga kultur och stärka organisationens förmåga att attrahera och behålla medarbetare. Det blir lättare att navigera i vardagen, att fatta kloka beslut och att nå resultat som håller över tid.

Den här kombination av ordning, kvalitet och fokus gör HR-processerna till en av organisationens starkaste tillväxtmotorer. Med rätt verktyg och rätt struktur lyfter arbetet engagemang, effektivitet och den långsiktiga stabiliteten.

Att effektivisera era HR-processer kan ske redan idag

Organisationer av idag är mer än någonsin i behov av att vara proaktiva för att förbereda sig för framtidens arbete. Och att ha ett effektivt HR-system på plats kan göra en enorm skillnad, eftersom det säkerställer att alla era processer är genomtänkta, effektiva och att de sparar tid för både operationellt och strategiskt viktigt arbete.

Och HR-processer kan med fördel hanteras i en allt-i-ett-lösning, som Heartpace HR-system. På så sätt hanteras alla dina kärnprocesser inom HR i en och samma programvara.

Om du letar efter en lösning som ger er dessa möjligheter och fördelar, är du välkommen att kontakta oss eller registrera dig för en gratis provperiod och uppleva Heartpace HR-System.