Et Human Resource Management System (HRM-system) er en digital plattform som håndterer personaladministrasjon, data og HR-prosesser på en effektiv og strukturert måte. Systemet sentraliserer medarbeiderinformasjon og forenkler arbeidsflyter ved å samle alt på ett sted. HRM-systemets funksjoner er utformet for å forenkle og effektivisere organisasjonens personalhåndtering på flere nivåer:

• Automatisere repeterende oppgaver som tidsrapportering, onboarding og lønn.
• Gi en enhetlig og oppdatert personaldata for bedre oversikt og beslutningstaking.
• Muliggjøre sikker og fleksibel tilgang via skybaserte løsninger.
• Lettere medarbeiderutvikling gjennom tydelig oppfølging av både mål og prestasjoner.
• Forbedre etterlevelse av lover og regler som GDPR gjennom innebygd etterlevelse (compliance).

For at du skal kunne velge riktig HRM-system, er det viktig å forstå hvilke funksjoner som best støtter virksomhetens behov og medarbeidernes utvikling. Og for å sikre at du velger et system som virkelig møter organisasjonens behov og støtter deres mål, finnes det noen viktige faktorer å ta i betraktning.

Dette bør du tenke på før du velger HRM-system

Valget av HRM-system er en viktig beslutning som påvirker organisasjonens effektivitet og arbeidsmiljø generelt. Et velfungerende HRM-system er ikke bare et verktøy for å samle inn personaldata, det er også en plattform som muliggjør forbedrede arbeidsflyter, sikrer databeskyttelse og oppfyller lovkrav. Her er noen ting å vurdere før dere bestemmer dere:

Identifiser behov: Vær tydelig på hva dere trenger og prioriter de funksjonene som er mest relevante for deres virksomhet.

Databeskyttelse og sikkerhet: Med sensitiv personaldata er sikkerhet avgjørende. Sørg for at systemet oppfyller etablerte sikkerhetsstandarder og følger GDPR og andre relevante lovkrav.

Automatisering og effektivisering: Et godt HRM-system bør kunne automatisere administrative oppgaver, slik at dere frigjør tid og ressurser til strategiske initiativer.

Brukervennlighet og selvbetjening: Systemet bør være intuitivt og gi ansatte mulighet til selv å håndtere informasjon, noe som sparer tid og skaper en bedre brukeropplevelse.

Fleksibilitet og integrasjon: Velg et system som er skybasert og enkelt å integrere med eksisterende systemer for en sømløs informasjonsflyt.

Support og opplæring: Sørg for at leverandøren tilbyr god support og opplæringsressurser slik at dere kan maksimere systemets potensial.

Et effektivt og pålitelig HRM-system kan bli en gamechanger for organisasjonen – fra å effektivisere prosesser og spare tid, til å skape et arbeidsmiljø der både ansatte og ledelse kan vokse og lykkes. Med riktig valg får dere en løsning som styrker organisasjonen, driver utvikling og skaper verdi på både kort og lang sikt.

Kravspesifikasjon for HRM-system

HRM-systemet er en sentral komponent for å skape orden, effektivitet og oversikt i organisasjonens personalhåndtering. For at et slikt system skal møte både dagens krav og fremtidige behov, er det viktig å definere tydelige forventninger og funksjoner. Denne kravspesifikasjonen er derfor utformet for å hjelpe deg å identifisere hvilke grunnleggende og strategiske funksjoner som er avgjørende for å drive en effektiv og sikker HR-virksomhet. Kravspesifikasjonen dekker de grunnleggende funksjonene og kravene som bør være aktuelle når dere vurderer å implementere et HRM-system.

1. Masterdatabehandling – Korrekt og tilgjengelig personalinformasjon

Masterdatahåndtering sikrer at all personalinformasjon er samlet og konsekvent gjennom hele organisasjonen. Når man velger et HRM-system, er det avgjørende at systemet kan tilby en strukturert og sentralisert database, da dette utgjør grunnlaget for korrekte analyser, sporbarhet og effektiv håndtering av personaldata. Funksjoner som enhetlig datavisning, kraftige analyseverktøy og risikohåndtering er viktige å inkludere i kravspesifikasjonen for å møte både nåværende og fremtidige behov i organisasjonens HR-arbeid.

Enhetlig datavisning: Systemet skal tilby en sentralisert datavisning for å sikre at personalinformasjonen er korrekt, sporbar og oppdatert gjennom hele organisasjonen.

Analyse og beslutningsstøtte: Systemet bør omdanne HR-data til meningsfulle innsikter som kan brukes til datadrevne beslutninger som forbedrer virksomheten.

Risikohåndtering: Systemet bør ha funksjoner for å identifisere og håndtere risikoer knyttet til personaldata, for eksempel automatiserte varsler.

2. Sikkerhet og Overholdelse (compliance) – Høyeste standard for datasikkerhet og lovoverholdelse

Sikkerhet og etterlevelse er sentrale aspekter ved valget av HRM-system fordi håndteringen av sensitiv personaldata krever det høyeste nivået av beskyttelse og etterlevelse av lovkrav. Ved evaluering av HRM-system er det veldig viktig å sikre at systemet oppfyller både tekniske og juridiske krav, inkludert avanserte sikkerhetsprotokoller, sertifiseringer som ISO 27001 og etterlevelse av GDPR. Disse funksjonene beskytter organisasjonen mot datainnbrudd, juridiske sanksjoner og sikrer trygghet for både ansatte og virksomhet. Med disse kravene inkludert i kravspesifikasjonen, blir robuste sikkerhetsløsninger og full etterlevelse avgjørende for å velge et pålitelig og fremtidssikkert HRM-system.

Uovertruffen databeskyttelse: HRM-systemet må bruke moderne sikkerhetsprotokoller og kryptering for å beskytte all data, med rollebasert tilgangskontroll.

ISO 27001-sertifisering: Systemet skal følge ISO 27001-standarden, som garanterer et høyt nivå av informasjonssikkerhet.

Etterlevelse av GDPR og andre krav: Systemet skal automatisk oppdateres og ha funksjoner for å sikre etterlevelse av GDPR samt andre nasjonale og bransjespesifikke regler.

3. Sentral HR-funksjonalitet – Redusert administrasjon og økt åpenhet

Sentral HR-funksjon utgjør grunnlaget for å håndtere personaladministrasjon på en effektiv og strukturert måte. Ved valg av et HRM-system er det viktig å sikre at disse funksjonene støtter organisasjonens behov for å redusere administrativ byrde, forbedre medarbeidernes tilgang til HR-tjenester og øke transparens i virksomheten. Integrering av funksjoner som personalhåndtering, selvbetjening og sanntidsoverblikk skaper et mer effektivt arbeidsmiljø og muliggjør bedre informerte beslutninger. Punktene nedenfor belyser hvorfor disse funksjonene er sentrale ved evaluering av et HRM-system:

Sentralisert personalhåndtering: Integrering av all HR-relatert administrasjon, lønn og fordeler i én og samme plattform for enkel håndtering.

Medarbeiderselvbetjening: Et intuitivt selvbetjeningsgrensesnitt for medarbeidere som gjør det enkelt for dem å håndtere for eksempel fraværsanmeldelser og oppdatering av personopplysninger.

Transparens og oversikt: Mulighet for å se hele organisasjonen i sanntid, som gjør det enklere å fatte datadrevne og informerte beslutninger.

4. Arbeidsflyt og rapportering – Effektive prosesser og kraftig analyse

Effektive arbeidsflyter og kraftige rapporteringsmuligheter er viktige aspekter for at HR-arbeidet skal bli smidigere og mer datadrevet. Automatisering frigjør tid og ressurser som kan brukes på strategiske spørsmål, mens tilpassede rapporter gir mulighet til å analysere nøkkeltall og medarbeiderprestasjoner på en strukturert måte. Disse funksjonene spiller en sentral rolle i å skape produktivitet og redusere kostnader, noe som gjør dem viktige å inkludere i kravspesifikasjonen.

Automatiserte arbeidsflyter: Automatisering av gjentakende HR-prosesser som onboarding og offboarding, tidrapportering og lønnsutbetalinger for å frigjøre tid og ressurser.

Tilpassbare rapporter: Mulighet for å lage skreddersydde rapporter for å følge KPI-er, medarbeiderprestasjoner og andre relevante nøkkeltall.

Effektivitet og produktivitet: Systemet skal optimalisere arbeidsflytene for å redusere kostnader og øke produktiviteten.

5. Fleksibilitet og tilgjengelighet – Tilgang når som helst, hvor som helst

Fleksibilitet og tilgjengelighet er viktige for å møte kravene som stilles til en moderne arbeidsplass. Et HRM-system må være tilpasningsdyktig og gi enkel tilgang til kritisk informasjon, uavhengig av tid og sted. En smidig implementeringsprosess sikrer at systemet raskt kan tas i bruk, mens skybaserte løsninger og integrasjon med andre systemer skaper et enhetlig og fleksibelt informasjonsmiljø. Funksjonene bidrar til å effektivisere arbeidsflyter og støtte organisasjonens langsiktige utvikling.

Rask implementering: En effektiv implementeringsprosess med et dedikert team for en smidig overgang til det nye systemet.

Skybasert løsning: Webbasert tilgang til HR-informasjon når som helst og hvor som helst er ideelt for et fleksibelt og mobil arbeidsmiljø.

Integrasjon med andre systemer: Systemet bør enkelt kunne integreres med andre forretningssystemer, som lønnssystemer og læringsplattformer, for et enhetlig informasjonsmiljø.

6. Brukervennlighet og støtte – En plattform som er enkel å bruke og støtter organisasjonen

Et brukervennlig system med god støtte gjør det enkelt for organisasjonen å utnytte HRM-systemets funksjoner fullt ut. Når systemet er lett å bruke og intuitivt designet, blir det raskt en naturlig del av organisasjonens arbeidsflyt uten at det kreves omfattende opplæring. Med tilgang til støtte og ressurser sikres det at både nye og erfarne brukere føler seg trygge og effektive. På den måten blir systemet en virkelig ressurs i det daglige arbeidet og på lang sikt.

Intuitivt design: Et grensesnitt som er lett å navigere reduserer behovet for opplæring og letter overgangen til det nye systemet.

Støtte og opplæring: Tilgang til support og opplæringsressurser for å sikre at brukere på alle nivåer får den hjelpen de trenger for å bruke systemet effektivt.

Med denne kravspesifikasjonen ønsker vi å gi deg en tydelig veiledning i arbeidet med å velge et HRM-system som ikke bare møter organisasjonens behov, men også fremtidige krav. Med fokus på sentrale funksjoner som sikrer korrekt håndtering av personaldata, effektivisering av arbeidsflyter, høy sikkerhet og brukervennlighet, får dere et verktøy som ikke bare forenkler administrasjonen, men som også skaper et mer produktivt og transparent arbeidsmiljø – og som styrker både organisasjonen og de ansattes engasjement på lang sikt.

Heartpace HRM-System

Denne guiden og kravspesifikasjonen er utformet for å gi dere støtte i prosessen med å velge HRM-systemet som best passer deres behov og mål. Vi håper at disse retningslinjene hjelper dere med å reflektere over hvilke funksjoner og egenskaper som er viktigst for organisasjonen, og dermed gjør valget av system både enklere og mer informert.

Når dere har en tydelig bilde av hva dere søker, kan Heartpace være verktøyet som løfter deres HR-håndtering til neste nivå.

Heartpace HRM-system er utviklet for å støtte og lette organisasjonens HR-reise. Systemet forenkler og digitaliserer HR-prosessene, slik at dere får mer tid til å fokusere på det som virkelig betyr noe for deres ansatte og virksomhet. Med all personalinformasjon samlet på ett sted, får dere bedre oversikt og kan ta velbegrunnede beslutninger raskere og enklere.

Med Heartpace får dere en fleksibel og sikker løsning, er ISO 27001-sertifisert, og tilpasser seg etter deres behov. Systemet er bygget for å passe organisasjoner i vekst og hjelper dere med å effektivisere arbeidsflyter, forbedre transparens og skape et mer sammenhengende og produktivt arbeidsmiljø. Det er et verktøy som støtter både nåværende og fremtidige utfordringer, og som bidrar til langsiktig suksess.

Hvis dere er ute etter en løsning som gjør HR-håndteringen enklere, tryggere og mer effektiv – da kan Heartpace være det dere søker.