Hva var hovedutfordringene et HR-system ville bidra til å løse for deg?

Da jeg var ny HR-sjef i Uddevallahem brukte jeg ganske mye tid på å snakke med alle ledere, verneombud, fagforeninger og andre personer i bedriften for å forstå dagens situasjon, utfordringer og utviklingsmuligheter.

Det ble tydelig at vi hadde utfordringer knyttet til både oppfølging av lovpålagte attester og opplæring, tydelighet og kunnskap om stillingsbeskrivelser samt medarbeiderutvikling i form av samtaler av ulike slag og en tydelig målstyring.

På hvilke måter har Heartpace vært i stand til å bidra til å løse dem?

Sammenlignet med andre HR-systemer på markedet følte jeg at Heartpace hadde funksjoner som kunne hjelpe oss med å digitalisere og profesjonalisere alle delene jeg hadde interesse av å utvikle.

Nå har hver ansatt en tydelig profil hvor stillingsbeskrivelse, mandat og ansvar fremgår. Vi kan også følge status på våre tidsbegrensede lovpålagte kurs og sertifikater på en veldig enkel måte og motta påminnelser når det er på tide å fornye.

Gjennom samtalemodulen skaper vi enhetlighet i organisasjonen slik at alle ansatte har samme forutsetninger for godt forberedte samtaler av høy kvalitet, uavhengig av leder.

Og målstyringen har også tatt flere skritt fremover, selv om det for oss er en langsommere (vanskeligere) endringsprosess som fortsatt pågår i høy grad.

Hva er dine neste skritt?

Vi jobber aktivt med å utvikle vårt HR-system og akkurat nå pågår flere ting parallelt.

Etter lansering har vi koblet opp blant annet HRM hvor vi har alle ansattes data samlet på ett sted og kan produsere rapporter og analyser vedrørende bl.a. aldersfordeling, personalskifte, ansettelsestid mv. Det som gjenstår er en integrasjon med vårt lønnssystem og vår AD for å kunne bruke Heartpace som vårt masterdatasystem, hvor all ansettelse starter og slutter. Vi vil også oppnå en integrasjon med Scrive for å kunne håndtere arbeidskontrakter og signering i Heartpace fremover.

Vi har også kjøpt modulen for on- og off-boarding og jobber for tiden med å bygge prosesser for ulike typer pre-on-, re- og off-boarding. Det vil profesjonalisere medarbeideropplevelsen på viktige stadier i ansettelsen, som faktisk er start og slutt, samt gi god støtte til ledere og støttefunksjoner i hva som må gjøres i forbindelse med disse prosessene.

Vi har også gjennomført vår første medarbeiderundersøkelse gjennom Human Financial Wellness i Heartpaces undersøkelsesmodul i løpet av året og er svært fornøyd med både brukervennligheten, innholdet og fokuset i undersøkelsen og tilbakemeldingene på resultatene som inngår i tjenesten. Fremover vil vi se på å slå på puls for mer regelmessig oppfølging av enkelte nøkkeltall/indekser – på deler av virksomheten eller for hele selskapet.

Hvilke tre tips vil du gi en bedrift som er i starten av sin reise for å digitalisere sine HR-prosesser?

1. Solid analyse av behovene på kort og lang sikt
Ikke kjøp et HR-system fordi det er trending eller en kollega i bransjen anbefaler det, men gjør en skikkelig analyse av hva virksomheten faktisk trenger nå og på lang sikt og ta beslutninger basert på det. Gjerne i samarbeid med flere interne interessenter av hensyn til forankring.

2. Prioriter forberedelsesarbeidet!
Dersom tid og ressurser er tilgjengelig – prioriter det forberedende arbeidet før et system lanseres. Minimer de første tersklene ved å bygge systemet så godt som mulig for brukerne slik at de får en direkte følelse av hva systemet kan gi dem og hvordan det kan legge til rette for dem. Når det er sagt, trenger ikke alle funksjoner være på plass med en gang – tvert imot tror jeg på å slippe en velutviklet slimversjon i den første utgivelsen og jobbe opp modul for modul deretter.

3. Langsom og respektfull endringsledelse
Akselerer sakte og ha respekt for at endringsprosesser og digitalisering er vanskelig og utfordrende for mange. Siden det handler mer om atferdsendringer enn man først skulle tro, kreves det trygg endringsledelse, mye dialog og langsiktig tålmodighet. Vær snill mot deg selv!