Hva var hovedutfordringene et HR-system ville bidra til å løse for deg?

Fra starten var det hovedsakelig GDPR, og behovet for compliance som drev behovet for et HR-system. Holde styr på alle dokumenter, holde dem trygge og strukturerte, håndtere all dokumentasjon under ansettelse, onboarding og egentlig gjennom hele HR-syklusen. Vi ønsket en kontrollert og mer automatisert håndtering for hele flyten.

På hvilke måter har Heartpace vært i stand til å bidra til å løse dem?

Vi har fått god orden og struktur på all dokumentasjon slik vi opprinnelig planla. Nå har vi også startet lønnsrevisjonen i Heartpace, i stedet for å jobbe i Excel, som ofte ender opp med 15 ulike Excel-lister i ulike deler av organisasjonen. Nå har vi alt på ett sted og alle jobber på samme måte. Vi har lagt inn lønnspolitikk, lønnskriterier i Heartpace og fått klarhet i hele flyten. I tillegg har vi strukturerte godkjenningsflyter som tydeliggjør prosessen. Nå har vi lært opp lederne i hvordan lønnsrevisjonen gjøres i Heartpace og plutselig stemmer alt. Det sparer mye tid både for oss i HR og for lederne.

Hva er dine neste skritt?

Selv om vi har hatt Heartpace en stund, har vi valgt å ta ett steg om gangen. Fra HRM, dokumentstruktur og lønnsrevisjon starter vi en pilot i den nye onboarding-modulen. De åpne APIene som Heartpace har gjør det også mulig å integrere i andre systemer som fôres inn i Heartpace, for eksempel vårt nåværende rekrutteringssystem Jobylon.

Vi ser for oss å ha en helintegrert, jevn flyt fra første intervju til første lønn.

Hvilke tre tips vil du gi en bedrift som er i starten av sin reise for å digitalisere sine HR-prosesser?

1. Start i tide!

Sett rutiner og prosesser fra start. Ikke vent til du har 200-300 ansatte, da er det mye tyngre! Bygg en flyt for en ansatt fra øre til brød slik at det blir en sømløs og smidig reise. Det er like viktig å ha denne flyten på plass hvis man er 50 personer eller om man er 200 eller mange flere. Sett denne med en gang!

2. Ta profesjonell hjelp til å digitalisere!

Ikke oppfinn hjulet på nytt, men dra nytte av hjelpen som er tilgjengelig fra leverandøren. Benytt deg av kompetansen som finnes. Merkostnaden for den profesjonelle hjelpen er en mye bedre investering enn å sitte og slite i timevis selv.
3. Ha en klar visjon om sluttresultatet – og sett en skikkelig plan for å komme dit!

Sørg for at det er et klart endelig bilde av hvor du vil være når du er ferdig og hvordan du kommer dit. Husk også at jo færre systemer, jo lettere. Skaler vekk og samle prosessene i ett system, det letter og gjør ting smidigere fremover. Og ikke stirr deg blind på prisen per modul, men se på helheten og totalprisen til slutt. Men viktigst av alt – sørg for at organisasjonen også bruker systemet – på ekte!