Wat waren de belangrijkste uitdagingen die een HR-systeem voor jullie kon oplossen?

Eerst zochten we vooral een HR-systeem vanwege AVG en compliance. Dus dat ging om documenten bijhouden, ze veilig en gestructureerd opslaan, alle documentatie op orde hebben bij de werving, onboarding en eigenlijk tijdens de hele HR-cyclus. We wilden een gecontroleerd, geautomatiseerd beheer voor al onze documentatie.

Hoe helpt Heartpace daarbij?

Nu hebben we een goede structuur in al onze documentatie, zoals we oorspronkelijk van plan waren. Inmiddels zijn we ook begonnen met de salarismodule van Heartpace. Dat was hoog tijd, want hiervoor deden we dat in Excel. Soms betekende dat wel 15 verschillende documenten. Nu hebben we alles op één plek en werkt iedereen op dezelfde manier. We hebben ons eigen salarisbeleid en -criteria toegevoegd en hebben nu meer inzicht in de hele flow. Verder hebben we gestructureerde goedkeuringsstromen die het proces duidelijk maken. We trainen managers om met de salarisbeoordeling in Heartpace te werken en ineens klopt alles. Het scheelt zó veel tijd, zowel voor ons op de HR-afdeling als bij de managers.

En wat is nu de volgende stap?

Hoewel we al een tijdje met Heartpace werken, hebben we er bewust voor gekozen om één ding tegelijkertijd te doen. We zijn begonnen met HRM, documentenstructuur en salarisronde. De volgende stap is de onboardingsmodule. Omdat Heartpace open API’s heeft, kun je andere systemen makkelijk integreren. Bijvoorbeeld het systeem dat wij gebruiken voor recruitment, Jobylon.

Uiteindelijk willen we graag een volledig geïntegreerde soepele flow; van eerste gesprek tot laatste salaris.

Welke 3 tips heb je voor bedrijven die beginnen met het digitaliseren van HR-processen?

1. Begin op tijd!
Stel meteen vanaf het begin routines en processen in. Wacht niet tot je 200 of 300 medewerkers hebt, want dan wordt het veel moeilijker. Bouw een flow voor een medewerker van begin tot eind, zodat het een naadloze reis is. Als je 50 medewerkers hebt, is het minstens zo belangrijk om deze flow op orde te hebben dan wanneer je meer dan 200 hebt. Doe het dus meteen goed.

2. Vraag professionele hulp bij het digitaliseren!
Je hoeft het wiel echt niet opnieuw uit te vinden. Vaak zijn er professionals bij de leverancier die je graag helpen, dus maak gebruik van hun expertise. Ook al moet je daar extra voor betalen. Die kosten zijn een veel betere investering dan uren zelf zitten prutsen.

3. Hou het eindresutaat voor ogen en maak een plan om dat te halen!
Zorg voor een duidelijke visie op je einddoel. Bedenk ook: hoe minder systemen, hoe makkelijker. Streep onnodige processen weg en breng ze samen in één systeem, dat maakt het makkelijker en soepeler. Staar je ook vooral niet blind op de prijs per module, maar kijk naar het geheel en de totaalprijs. En zorg vooral dat je medewerkers het systeem écht gebruiken.