Tillbaka till listan
Så kan du som chef skapa förtroende och öka produktiviteten med team på distans

Så kan du som chef skapa förtroende och öka produktiviteten med team på distans

 

Redan innan utbrottet av pandemin och viruset COVID-19 befann vi oss i en i stor förändring, där utvecklingen på grund av verksamheters digitalisering gick i allt snabbare takt. När pandemin var ett faktum tvingades vi till distansarbete under en för många av oss mycket kort omställningsfas. Under en mycket kort period förändrade våra tidigare beteenden på arbetsmarknaden, vilket har inneburit att många av oss har blivit tvingande att tänka om och tänka nytt.

 

Att arbeta på distans blev plötsligt den nya vardagen för många medarbetare och chefer. Det uppstod andra förväntningar och med det också nya krav på ledarskapet.

 

Vi på Heartpace förstod ganska snabbt att det var inte alltid så lätt att leda team på distans och frågeställningar som; "Jobbar medarbetare verkligen lika mycket hemma som de gjorde på kontoret?" och "Kan de verkligen arbeta hemifrån och vara lika produktiva?" var inte helt ovanliga utan ställdes rätt ofta.

I en artikel från Gallup tar PH. D Adam Hickman upp några resultat från deras undersökningar och pekar där på det faktum att den mest betydelsefulla faktorn för att lyckas med distansarbete är chefen, vars roll är avgörande för framgång eller ej. Hur chefer leder sina team och leder varje gruppmedlem till framgång är avgörande för produktivitet och engagemang hos medarbetarna. Enligt honom har ingen annan roll i en organisation mer inflytande. Inte så konstigt att många chefer "där ute" känner ökade krav och emellanåt stor förvirring.

Enligt Gallups internationella undersökning säger fem av tio arbetstagare att de inte vill arbeta på ett kontor längre och förmodligen kommer vi även i Sverige att följa den trenden. Även om det finns farhågor kring minskad produktivitet och sämre samarbete har vi inte sett några data som stödjer dessa farhågor ännu.

Utifrån de förändringar vi inom Heartpace har noterat, vill vi lyfta fram en del viktiga aspekter på hur chefer kan rustas för framtidens distansarbete.

Det första ledare och chefer måste ta itu med är frågan om förtroende.


Om du som chef kämpar med att lita på ditt eller dina olika team bör du fundera på individnivå, vilka du litar på och inte.

Brist på förtroende och tillit för dina medarbetare kan leda dig till att bli en irriterande "micro ledare". Den typ av chef som ifrågasätter varje steg och fokuserar på vad som går fel.

Ingen kan heller vifta med en trollstav och få ett poof, "Nu litar jag på alla”. Har du den inställningen som chef, kan det leda till å andra sidan att dina teammedlemmar drar sig tillbaka för mycket, och konsekvensen blir att teamet får för lite vägledning.

 Så hur gör man då? Som ledare måste du förstå och ha kunskap om dina medarbetares inneboende motivation. Det får du genom att studera tidigare resultat. Den kunskapen kan sedan användas för att arbeta tillsammans med varje teammedlem.

Vissa medarbetare vill till exempel starta ett projekt omedelbart – och bestämma detaljerna under resans gång. Andra tar sin tid, ställer frågor, reflekterar och fastställer tidsfrister innan de börjar. Båda metoderna kan fungera lika bra så länge arbetet blir gjort.

Så, som chef, behöver du inte stressas över hur dina medarbetare närmar sig arbetet - istället ska du fokusera och lära dig att utnyttja de olika talangerna för att få jobbet gjort.

För att läsa av dina team som helhet, leta efter ledtrådar och befintliga sammanhang för att mäta deras kollektiva förmåga att fungera bra off-site och bidra till framtida projekt tillsammans - på distans.  

Nedan har vi punktat upp några frågeställningar som du och teamet bör kunna besvara: 

  • "Vilka tidigare prestationer har visat på teamets förmåga att lita på varandra när ett projekt skall slutföras?"
  • "Vem var inblandad och vilken var dennes roll?"
  • "Hur kommunicerades förväntningarna?"
  • "Hur slutfördes arbetet - via e-post, telefon, videokonferens eller i möten på kontoret?"
  • "Hur fick medarbetarna uppdraget till sina funktioner? Vilka var kriterierna?"
  • "Hur mättes framgången? Hur kommunicerades det tillbaka till medarbetarna?"
  • "Var kom de känslomässiga toppnoteringarna ifrån?"

Ställ dessa frågor och du kommer att höra framgångshistorier. Med denna kunskap och medvetenhet, kan chefer få rätt medarbetare i rätt roller med rätt talang och sedan lita på att de kommer att leverera.

Förstå de unika bidragen från varje gruppmedlem och aktivera sedan.

 

Stress och oro har varit hög för många arbetstagare sedan pandemin började. Lagarbete har sannolikt aldrig testats så mycket - eller varit viktigare.

 

Vissa team har skapat en känsla av gemenskap med gruppmedlemmar som går med i videochattar från sina hem. Andra gånger känns virtuellt samarbete som ett spel eller som att arbeta på ett renoveringsprojekt med sin arbetskollega - det är svårt att komma till rätt slutprodukt utan missförstånd eller sårade känslor.

 

När team misslyckas med att trivas i distansmiljö - vilket innebär att de uppvisar beteenden som missade deadlines, mindre samarbete och medarbetare som direkt uttrycker sin stress - måste du som chef upptäcka vad som är kärnan i medarbetarnas talang för att förhindra störningar inom teamet eller nedåtgående prestationer.

Psykologen och forskaren Don Clifton, grundare till den styrkebaserade psykologin, tog fram en modell "CliftonStrenghs", som utgick från 34 olika styrkor som finns hos oss människor och som sorteras in under fyra olika domäner; verkställande, påverkande, relationsbyggande och strategiskt. Syftet var att snabbt upptäcka hur någons talang spelar in och hur de får jobbet gjort i samverkan med teamet.

Baserat på Cliftons forskning skulle man således kunna dra slutsatsen att chefer kan säkerställa distansarbetets framgång genom att dra nytta av dessa medfödda förmågor, i motsats till att fokusera enbart på tilldelade uppgifter. Nedan några exempel.

  • Verkställande svarar på frågan "Hur får du saker att hända?" Högpresterande team förlitar sig på medarbetare med stark drivkraft eftersom de får saker att hända.

  • Påverkande svarar på frågan "Hur påverkar du andra?" Högpresterande team förlitar sig på personer med starka påverkande förmågor, eftersom de tar ansvar, säger ifrån och ser till att andra blir hörda.

  • Relationsbyggande svarar på frågan "Hur bygger och vårdar du starka relationer?" Högpresterande team förlitar sig på medarbetare med starkt relationsbyggande förmåga för att föra samman individer och göra teamet större än summan av dess delar.

  • Strategiskt tänkande svarar på frågan "Hur absorbera, tänka på och analysera information och situationer?" Högpresterande team förlitar sig på personer med starkt strategiskt tänkande för att absorbera och analysera information, vilket leder till bättre beslut.

Att veta vad gruppmedlemmar bidrar med hjälper dig som chef att skapa bättre teamdynamik och positionera medarbetare till att göra vad de är naturligt bäst på för att få jobbet gjort.

Dina medarbetare kanske vill och behöver fortsätta arbeta hemifrån.

 

Idag säger hälften av alla anställda att de föredrar att fortsätta arbeta hemifrån - och de kanske inte kommer att ändra sig. Ledarna måste formulera strategier och börja fatta beslut som gör det möjligt för medarbetare att vara lika eller mer produktiva hemifrån på lång sikt och samtidigt hålla sina medarbetares välbefinnande i åtanke.    

Dock måste cheferna fokusera på idag och sina teams prestationer oavsett var dessa befinner sig samtidigt som de skapar medarbetarengegemang och produktivitet.

Att ställa rätt frågor bidrar till hur chefer kommer att få rätt resultat idag och rusta sina team för framgång i morgon.

Vi på Heartpace visar dig gärna hur du med stöd av vårt verktyg enkelt kan arbeta och coacha dina team på distans.

Källor:

 

 

Carin Dannert

Ta del av fler inlägg

  • Vad är en bra eNPS?

    Att skapa riktmärken för eNPS kan vara en komplicerad process, eftersom poäng kan se olika ut i olika branscher, organisationstyper och yrken. Det finns flera faktorer som påverkar varje mått över tid.

  • Mät engagemangsnivån genom pulsmätningar - Frågor du bör ställa!

    Om du behöver en uppdatering beträffande pulsmätningar, läs vår Heartpace guide här om vad pulsmätningar innebär och hur du kommer igång.