Tillbaka till listan
PERFORMANCE MANAGEMENT MÅSTE UTVECKLAS FÖR ATT ÖVERLEVA COVID-19

PERFORMANCE MANAGEMENT MÅSTE UTVECKLAS FÖR ATT ÖVERLEVA COVID-19

 

Det senaste året har på ett smärtsamt sätt visat på sårbarheten för våra organisationer i tider av kris. På samma sätt som vi upprepar ”tvätta händerna, håll avstånd och stanna hemma om du är sjuk” behöver också organisationerna hålla fast vid ”följ upp, utvärdera och ge dina medarbetare erkänsla”.

 

Covid-19 pandemin har kastat prestationsledningssystem över ända, och reaktionerna har varit talande. De flesta system för hantering av prestationsmätningar är för stela för osäkra tider. Ledare behöver ett nytt sätt att stötta och uppmuntra medarbetarna.

Agila mål, löpande feedback och flexibla mätvärden och incitament är viktiga och särskild uppmärksamhet måste ges åt de medarbetare som arbetar på distans.

Före pandemin trodde många organisationer att de hade moderniserat sina system för att mäta prestation. Men nu har modeordet "smidighet" äntligen blivit ett akut behov. 

Vi har utifrån våra egna funderingar och utifrån några artiklar från Gallup valt att adressera några av de krav vi tror kommer att accentueras under kommande år.

 

Vilka är de tre väsentliga egenskaperna för ett modernt Performance management

 

Den nya metoden för prestationshantering måste vara mer samarbetsinriktad, anpassningsbar och individualiserad baserat på förhållandena på plats. 

 

 

 

En tabell från Gallup som belyser skillnaderna mellan traditionell prestationshantering (årliga mål som fastställts av chef, oregelbunden feedback och en årlig resultatöversyn) med en omkonstruerad strategi (agila, samarbetsinriktade mål, pågående samtal, tidserkännande och kvartalsvisa framstegsgranskningar med ansvarsskyldighet och incitamentsjusteringar).

 

1. Agila mål

 

Att sätta och sedan glömma mål är inte längre ett alternativ. Mål måste kontinuerligt justeras för att fokusera på en anpassad insats utifrån organisationens behov och hur medarbetare bäst kan leverera värde till organisationen.

Detta kräver ett "agilt tankesätt" som uppmuntrar medarbetarna att äga sina mål och förvänta sig förändring. Även förutse det. Chefer bör ges förväntan, auktoritet och flexibilitet att skräddarsy målsättning till teamet och individen när deras uppdrag förändras.

Medarbetarna bör inte bli överraskade av prestationsutvärderingar. Det börjar med att förväntningarna att nå målen anpassas efter behov för att hålla dem relevanta och ha ett naturligt fokus på hög prestation.

2. Pågående samtal

Nästan hälften av medarbetare säger (enligt Gallup) att de får feedback från sin chef några gånger om året eller färre. Men den enda livskraftiga ledarstilen framöver kommer att vara pågående coachande samtal som etablerar en rytm av samarbete och skapar ett delat ansvarstagande för prestation och utveckling. 

 

Sanningen är att alla upplever något annorlunda just nu i vår omvärld. Vissa medarbetare arbetar hemifrån, vissa är på plats, andra alternerar. Och livet utanför arbetet har större inverkan på själva arbetet än tidigare. Dessutom förändras medarbetares känslor och stämningar från dag till dag, från hopp till förvirring och ibland också till rädsla. 

Chefer bör hålla fokus på framtiden - identifiera möjligheter, snabbt kommunicera förändringar och förbereda sig för potentiella omkast. Även i kristider vill människor fortfarande veta att deras långsiktiga utveckling och framgång inte har glömts bort.

Dessutom är detta hur förtroende byggs. Chefer kan inte bara använda en switch för att vinna förtroende; de måste förtjäna det genom handling och bygga en stark gemenskap. Detta var sant före COVID och har nu har blivit än viktigare.

Att hantera en arbetsstyrka på distans har inte gjort saken lättare under pandemin. När chefer kan öka och ha täta, meningsfulla samtal, kan medarbetarna dra nytta av fördelarna med att arbeta hemifrån. Men när chefer misslyckas med att kommunicera, sjunker engagemanget hos hemma-medarbetare.

 

 

Ett linjediagram som visar att ju mer frekvent feedback en medarbetare får, desto mer engagerade är de. Detta gäller särskilt dem som arbetar på distans. Hela 63 procent av dem som arbetar på distans 10 till 80 procent av tiden och som får feedback en gång i veckan eller oftare är engagerade.

3. Dynamiska justeringar av ansvar och incitament

Många organisationer är starkt beroende av ekonomiska incitament som en drivkraft för medarbetares motivation. På en osäker marknad kommer detta att bli en utmaning. Prestationsincitament är särskilt knepigt eftersom det kan vara meningsfullt för alla att dela den ekonomiska bördan som covid-19 skapar och få enhetliga justeringar i hela organisationen. Samtidigt är det viktigt att känna igen och belöna sina stjärnor om de axlar en extra tung arbetsbelastning eller ger exceptionellt värdefulla bidrag.

Dessutom, en prestations- och målbaserad metod för prestationsmätning som fokuserar på tydligt definierade förväntningar och standarder (t.ex. SMARTA mål eller OKR) möjliggör en mer flexibel eller uppgiftsbaserad metod där mått inte finns eller kan bedra. Detta är särskilt viktigt för lag som är nya med att arbeta hemifrån. Det är viktigt för dessa team att fokusera på tydligt definierade resultat och resultatindikatorer (t.ex. mått, mål). 

Gallup har funnit att när människor har samtal med sin chef om framsteg och lön, är de mer engagerade och mår bättre utifrån den lön de får - även om de inte får en löneökning. 

Om det finns ett viktigt råd för ledare, är det detta: Sluta inte erkänna prestationer och ha meningsfulla samtal om uppgiften till hands. Även om du avbryter bonusar, meritökningar, prisutdelningar, etc., är det viktigt att kommunicera: Vi erkänner fortfarande framsteg och behöver hög prestation. Vi ser vad du gör. Vi uppskattar dig.

Detta innebär att du behöver grunderna i verksamhetsstyrning mer än någonsin: agila mål, exceptionell coachning och system med hög ansvarskänsla. När dammet lägger sig, måste du veta vilka dina stjärnor var - och du måste hålla dessa människor engagerade.

Distansarbetsplatsen behöver också ritualer för erkännanden

En handledare ger färska munkar på fredag för att fira att teamet överstiger produktionsmålen. Medarbetare passerar varandra i korridoren, och en säger, "Hej, bra gjort på presentationen förra veckan." En chef lämnar en anteckning om ett tack på en medarbetares skrivbord som räddat en värdefull kundrelation.

För medarbetare som arbetar på plats kan dessa oplanerade upplevelser vara höjdpunkten i deras vecka. Men för medarbetare på distans existerar inte dessa vanliga igenkänningsritualer. Och för många medarbetare som plötsligt har tvingats till distansarbete på grund av en oväntad störning som COVID-19, kan det vara en chock och stor förändring. 

Vad vi vet om erkännanden på jobbet

Globalt är var fjärde anställd enligt Gallup starkt överens om att de har fått erkännande eller beröm för att de gjort ett gott arbete under den senaste veckan.

Den viktiga frasen här är "under den senaste veckan". Medarbetarnas engagemang kräver konsekventa, frekventa insatser från chefer och ledare. Årliga eller kvartalsvisa utmärkelser är inte tillräckligt för att förbättra medarbetarnas resultat. Men baserat på Gallups analys, kunde man se att vid en förflyttning där förhållandet på denna punkt går från en av fyra till sex av 10, en 28% förbättring av kvalitet och en 31% minskning av frånvaro.

Men effekten går utöver produktiviteten. En gallupstudie från 2015 av tyska företag visade att det var en nyckelfaktor för utbrändhet och välbefinnande att få regelbundet beröm och erkännande. De flesta organisationer tänker på välbefinnande när det gäller sjukförsäkring. Att ha en kultur av erkännande kan vara lika viktigt för den allmänna hälsan hos dina medarbetare som en gymrabatt.

Ge dina medarbetare det erkännande de behöver - var de än arbetar

En erkännanderik kultur börjar på toppen. Gallups forskning visar att det mest meningsfulla erkännandet kommer från en chef, en ledare på hög nivå eller VD.

 

Ledare som oväntat befinner sig med medarbetare på distans måste inse att människor som arbetar hemifrån fortfarande behöver sina psykologiska behov tillgodosedda. Det inkluderar behovet av att erkännas, uppmärksammas och uppskattas för exceptionellt arbete.

Här är några sätt ledare kan skapa en kultur av erkännande:

  • Börja ditt nästa gruppmöte genom att peka ut någon som gjorde exceptionellt arbete under den senaste veckan medan han/hon arbetar på distans.
  • Varje fredag, tänk på tre personer som verkligen hjälpte dig den här veckan. Ge dem erkännande privat eller offentligt, baserat på din kunskap om vad de föredrar
  • Hitta kreativa sätt att göra erkännandet speciellt. Till exempel skicka ett Tack via traditionell post.

Erkännanden föder erkännande. När en ledare uppskattar, fungerar de som en förebild. När medarbetare ser detta beteende från ledare regelbundet, blir det en oskriven förväntan. Det blir en del av kulturen.

Tänk på att dina distansmedarbetare kan vara utsvultna på erkännande. Ett förbigående lovord som kunde ha gått obemärkt förbi på en fysisk arbetsplats kan göra någons hela dag hemma.

Slutligen är detta inte bara en fas. Distansarbete har varit på uppgång, och pandemin (och framtida störningar på arbetsplatsen) kommer sannolikt att påskynda denna trend ytterligare. 

Ledare kan använda denna erfarenhet nu som en möjlighet att utveckla digitala medarbetarkulturer som stöder friska och effektiva team.


Referenser:

Nate Dvorak forskare, Predictive Analytics, Gallup.

Ryan Pendell författare, Gallup.

Ben Wigert chef för forskning och strategi, Workplace Management, Gallup.

Heather Barrett seniorkonsult, Gallup.

 

Carin Dannert

Ta del av fler inlägg

  • post-image

    Skräms inte med Schrems

    Vi menar att vi måste sluta skrämmas med Schrems. Det är en grov misstolkning att den har sådana effekter som många vill låta påskina och utöver det finns flera tekniska lösningar att använda. “Much ado about nothing" kanske, njae visst har den implikationer men inte så långtgående som många ibland vill tro.

  • post-image

    Heartpace har precis passerat 100 000 användare spridda i 80 länder

    Heartpace har precis passerat 100 000 användare spridda i 80 länder och ytterligare två nya stjärntillskott har börjat i vårt team.