Tillbaka till listan

Mer hållbart företagande genom teknologi & organisation

 hållbart företagande genom teknologi & organisation

I den här artikeln tittar vi närmare på hur du kan skapa en sammanhållande organisationsstruktur och utveckla ditt bolags tekniska verktygslåda för att därigenom underlätta att skapa en hållbar arbetsplats

Den här artikeln är en del av en serie där vi belyser varför hållbart företagande är så viktigt och hur ledarskapet kopplas till hållbarhetsarbetet i ditt bolag. För att lära dig mer om vad hållbart företagande innebär kan du läsa vårt första inlägg i serien, ”Skapa hållbarhet genom att definiera din arbetsplats” via länken nedan:

 

 

I den här artikeln tittar vi närmare på hur du kan skapa en sammanhållande organisationsstruktur och utveckla ditt bolags tekniska verktygslåda för att därigenom underlätta att skapa en hållbar arbetsplats. 

 

Många företag är helt upptagna i sin dagliga verksamhet där fokus är att leverera till kunder och externa intressenter. Interna processer hamnar ibland på efterkälken. Riktlinjer och regelverk för kvalitetssäkring, filhantering, dokumentnamn och allmänna organisationsstrukturer tas därför ofta fram allteftersom de behövs. Skulle man ta sig tid att skapa regelverk och strukturer för fil-hierarkier, rutiner och regler för att namnge dokument och artiklar korrekt från början, är det just sådana processer som skulle hjälpa medarbetare att arbeta smartare, inte hårdare, och därmed bidra till ökad hållbarhet. 

 

Börja med att fråga: Har medarbetarna rätt verktyg för att göra jobbet?

 

En enkel åtgärd, men som har en tydlig påverkan på affärerna är att säkra så att medarbetarna har de rätta resurserna för att genomföra sina uppgifter effektivt. Att inte ha sammanhållande kommunikationssystem, ändamålsenliga arbetsverktyg och ”rätt” kollegor (som teammedlemmar eller underkonsulter) att arbeta med, har direkt påverkan på ett bolags produktivitet. 

 

Börja med att utvärdera hur dina team är organiserade i nuläget. Skapa en lista över de verktyg som används och som du redan känner till, hur filer är organiserade, vilka system som spelar nyckelroller. Redan den sammanställningen kommer att ge dig en god överblick av vad som används just nu och om det finns gap eller onödiga lösningar.

Skicka därefter ut en enkät till chefer och medarbetare med frågor som:

 

  • Vilka verktyg använder du dagligen?
  • Hur gör du för att organisera dig?
  • Är det några verktyg du skulle vilja testa men som inte ännu finns i organisationen?
  • Vilka är de högsta trösklarna för att kunna göra ditt jobb effektivt?

 

Analysera sedan svaren och jämför med den lista som du skrev för att se vilka av dina hypoteser stämde och vad du missade. Den här övningen hjälper dig att skapa en visuell överblick och en förståelse för vilka delar av organisationen skulle kunna förbättra de organisatoriska processerna.

Utvärdera de största problemområdena 

 

När du genomför den här typen av företagsanalys ska du särskilt lägga märke till vad som återkommer och de resultat som står ut mest. Det kan vara grupper av medarbetare som beklagar sig över samma saker trots att de arbetar i olika delar av bolaget. Det kan vara brist på insyn i en viss avdelnings operativa verksamhet eller något annat som överraskar dig, men som du aldrig själv tidigare lagt märke till.

 

Att titta på de största källorna för missnöje och svårigheter är en bra startpunkt för att skapa en mer strömlinjeformad och organiserad verksamhet. Analysen identifierar den typen av problem som, när de lösts, ger dig en tydlig inriktning i hur du kan skapa regelverk och strukturer som organiserar resten av företaget.

Utvärdera tekniska ekosystemet

 

I den digitala eran spelar teknologin en helt avgörande roll i verksamheternas produktivitet och operationella aktiviteter. Visste du från uppstarten av bolaget vilka teknologier som ditt bolag skulle använda och komma att behöva, eller har medarbetarna organiskt valt att börja använda de tekniska verktyg som helt enkelt fungerat bäst för dem?

 

Begreppet “technology stack” innebär bolagets tekniska ekosystem, alltså de olika program, mjukvaror och programmeringsspråk som används i verksamheten. Interna datasystem, språk och mjukvaror har en sammanhållande roll och spelar en viktig roll för verksamhetens fortsatta utveckling. Det är därför helt avgörande att ett bolag gör medvetna val i vilka teknologier som man väljer att använda. Även om det idag saknas en tydlig process för att välja samt driva ett enhetligt data ekosystem, är det aldrig försent att skapa en sådan.

 

Teknologierna som företaget använder beror på olika faktorer, exempelvis:

 

  • Storleken på bolaget och teamet
  • Antalet avdelningar
  • Typ av bransch
  • Företagets budget

 

Om bolagets verksamhet är inriktat på försäljning och hantering av stora mängder av kundrelationer är CRM-system som Salesforce väl värda att investera i. Är bolaget mindre eller har en mer restriktiv budget kanske en gratis- eller lågprislösning som GSuite är mer relevant.

 

Frågan är både viktig och relevant, för oftare än man anar så ser man organisationer där en chef föredrar Google Hangouts Meets, medan en annan föredrar Slack. Det innebär att två team använder helt separata sätt att kommunicera på, med två olika verktyg. Att två team i samma organisation är avskurna från varandra, på grund av olika kommunikationsverktyg påverkar affärerna i slutänden. Utan direktkommunikation påverkas också helhetssynen och översikten av vad som pågår i bolaget, något som dessutom kan orsaka rena konfliktsituationer mellan team. Därutöver kan det vara stressande för chefer och ledare som konstant måste anpassa sig till olika verktyg för olika team, något som är tidkrävande och kan skapa förvirring.

 

Ett verktyg som Heartpace som hanterar målstyrning inom bolaget, säkrar att alla medarbetare är införstådda och på samma sida när det gäller att nå bolagets övergripande mål. Läs mer om det här.

 

En av de viktigaste uppgifterna som företagsledare är att organisera verksamheten så att alla olika intressenter inom bolaget kan arbeta friktionsfritt tillsammans. Att besluta om ett tekniskt ekosystem som kan användas i hela organisationen är nödvändigt för att få en hållbar verksamhet och arbetsplats.

 

Skapa regelverk för namn och märkning

https://www.activecampaign.com/learn/guides/how-to-use-naming-conventions-to-stay-organized/

 

Märkning? Namnregler? Taggar? Det låter ändå ganska enkelt, eller hur?

Tro det eller ej, men de här små elementen gör arbetsflöden och arbetsprocesser så mycket enklare att följa, förenklar uppskalning, minskar tiden det tar för att både organisera och hitta viktiga filer och dokument samt bidrar till den övergripande hållbarheten på arbetsplatsen.

 

Vad är ett regelverk för namngivning?

 

Ett sätt att organisera filer så att de blir lättfunna med hjälp av tydliga regler för hur man namnger dem med ord, siffror eller en kombination av båda kallas ”naming convention” eller regelverk för namngivning.

 

I en blogg till exempel, kan du använda regeln datum/titel/författare: 2019-10-01/Hållbarhet/Johan-Johansson. Självklart behöver du inte använda den här strukturen, men du förstår säkert grundidén. Konsekvent namngivning av varje fil enligt samma regelverk gör allting mycket tydligare, enklare och smidigare.

 

När du börjar skapa standarder och regelverk för märkning och namngivning, behöver du ofta ta ett steg tillbaka för att se hur hela bolaget organiserar sig som helhet. Hur ser strukturen ut nu jämfört med hur det skulle kunna vara gällande namn och märkning. Boka ett möte med nyckelpersoner i bolaget för att finna svaren på de här frågorna, eftersom varje team kommer att ha egna specifika behov.

 

Tillsammans ska ni mappa den bästa strukturen för bolaget, med start på toppnivån. Ge sedan den här strukturen till teamledare som kan återskapa det i sina avdelningar och team tillsammans med sina medarbetare, så att det passar deras behov. Under mötet ska du också sätta datum för leverabler och mål för att säkra att teamen håller sig till tidsplanen för att bli organiserade. Slutligen kan du återkoppla till arbetsplatsens hållbarhetspolicy för att se om några utestående frågor behöver lösas.

 

Vi hoppas att den här artikeln om hållbarhet på arbetsplatsen gällande märkning och organisation varit till hjälp för dig inför kommande arbete för att bli ett mer hållbart företag.



Ibland kan rätt typ av mjukvara vara den nyckel som kan hjälpa till att linjera verksamheten och förbättra det övergripande sättet att kommunicera och organisera på arbetsplatsen och därmed skapa en hållbar arbetsmiljö inom bolaget. 

 

Läs mer om vårt verktyg för performance management och målstyrning här och kontakta oss idag för en demo för att se hur Heartpace mjukvara kan förbättra hållbarheten på din arbetsplats.

Team Heartpace

Har du frågor?

Kontakta oss