Tillbaka till listan

Lönekartläggning – löneförhandling vid nyanställning påverkar

Lönekartläggning – löneförhandling

I den här artikeln får du reda på hur man genomför en lönekartläggning i din verksamhet och hur löneförhandlingar vi nyanställning faktiskt kan bidra till ökade löneskillnader.

I många organisationer kan löneskillnader för lika roller och funktioner vara besvärande, därför bör man regelbundet genomföra en lönekartläggning. Första gången man gör en lönekartläggning innebär det en del arbete för att det ska bli korrekt. 

 

I den här artikeln får du reda på hur man genomför en lönekartläggning i din verksamhet och hur löneförhandlingar vi nyanställning faktiskt kan bidra till ökade löneskillnader. Hur kan strukturerade ersättningssystem hjälpa dig att undvika inadekvat lönesättning och vad bör du tänka på inför löneförhandlingar.

Vad innebär lönekartläggning?

 

Som arbetsgivare ska du regelbundet säkerställa att alla medarbetare, oavsett kön, hanteras lika vid lönesättning. Det gör du med en lönekartläggning. Alla arbetsgivare ska göra en lönekartläggning varje år. I lönekartläggningen ska du som arbetsgivare bedöma om löneskillnader mellan kvinnor och män som utför lika eller likvärdigt arbete har ett samband med kön. För att kunna göra den bedömningen ska du göra både en kartläggning och en analys. Den grundläggande frågan är alltså om kön på något sätt har haft betydelse vid lönesättning. Lönekartläggning innebär att analysera lönestrukturen i verksamheten. Och syftet är lika lön för lika arbete Första steget är att bedöma skillnader i lön till följd av exempelvis;

 

  • Erfarenhet
  • Lokalisering av arbetet
  • Yrkesroll

 

Efter att ha bedömt basfakta och med eventuellt justerade värden kan en andra analys genomföras för att ge svar på om det existerar löneskillnader p g a kön och/eller etnicitet i organisationen. 

 

En lönekartläggning hjälper till att avslöja trender för olika yrkesroller och att identifiera avvikelser, vilket gör att de kan korrigeras. 

Hur bör man genomföra en lönekartläggning utifrån kön?

Du ska kartlägga och analysera:

  • bestämmelser och praxis om löner och andra anställningsvillkor som tillämpas hos arbetsgivaren
  • löneskillnader mellan kvinnor och män som utför lika arbete
  • löneskillnader mellan grupper med arbetstagare som utför arbete som är (eller brukar anses vara) kvinnodominerat med en annan grupp med arbetstagare som är att betrakta som likvärdigt med sådant arbete (men som inte är eller brukar anses vara kvinnodominerat).

Lönekartläggningen omfattar alltså en granskning av själva lönesystemet och en genomgång av arbetstagarnas löner.

Lönekartläggningar kan vara komplexa. Som arbetsgivare behöver du ha ett strukturerat lönesystem, vilket anger gränser för olika typer av jobb och seniora nivåer. Den första analysen kommer förmodligen att vara den svåraste, därför att det initialt krävs en del grundarbete. Så snart du har skaffat ett solitt system, där du samlar in korrekta uppgifter 

kan du genomföra regelbundna analyser mycket enklare.

 

Här kommer några viktiga steg för att göra organisationen redo för att genomföra en likalöneanalys.

 

Bestäm syften och mål

 

Du måste definiera tydligt vad du vill undersöka i varje analys, annars kommer du inte få de målinriktade svar som du eftersträvar. Försök få svar på frågor som:

 

  • Gäller lika lön för både manliga och kvinnliga anställda?
  • Finns det systematisk partiskhet/fördom kring hur anställda av olika kön och bakgrund blir lönesatta?

 

Det första logiska steget i processen är att definiera vilka frågor du vill ha svar på likaväl som att formulera syftet och målet med att genomföra en lönekartläggning.

 

Att fastställa tydliga mål och frågor kommer också att forma metodiken med vilken analysen genomförs. Till exempel, om syftet är att försäkra sig om att ni agerar i överensstämmelse med lagen, då behöver du formulera analysen på ett sätt som tar fram de uppgifter, vilka krävs enligt arbetsrättsliga lagar och avtal.

 

Samla lämpliga uppgifter

 

När du har fastställt med vilka parametrar och hur du vill gå vidare med din lönekartläggning, är det nödvändigt att samla lämpliga uppgifter relaterade till de mål du vill uppnå. Några exempel på uppgifter att samla in omfattar:

 

  • Yrkestitel
  • Avdelning
  • Senior nivå
  • Erfarenhet inom rollen
  • Kön
  • Arbetsplats
  • Lägsta lönenivå
  • Utbetald Bonus
  • Utbildningsnivå/Kompetens

 

Du kanske också måste göra vissa tillägg för exempelvis valutakurs för anställda i olika länder. En anställd kan exempelvis ha högre lön i ett land jämfört med ett annat därför att levnadsomkostnaderna är mycket högre och att det inte finns några bidrag från staten. Dessa skillnader är viktiga att beakta, så överväg att gruppera anställda efter land eller t o m stad.

 

En av de största utmaningarna arbetsgivare ofta står inför när man ska genomföra en ordentlig lönekartläggning är att dessa uppgifter inte finns för handen på ett enda ställe eller finns tillgängliga i HRs lönesystem.

 

Med Heartpace Pay, kan du digitalisera hela processen av datainsamlingen och snabbt få kunskap om olika ersättningar i din organisation.

 

Analysera uppgifterna

 

När uppgifterna slutgiltigt har samlats in och förberetts, se till att bli förtrogen med materialet. Gör en regressionsanalys, identifiera avvikelser, försäkra dig om att valutakursen är densamma, kontrollera om betalperioder överensstämmer e t c.

 

När grupper har blivit uppdelade för löneanalys, kom ihåg att olika grupper kommer att ha olika behov av löneanalyser. Om en grupp till exempel har en mer komplex lönestruktur än en annan kan du behöva jämföra större grupper mot fler variabler, medan mindre grupper kanske bara behöver en statistisk analys på basnivå.

Utvärdera lönepraxis och handlingsplaner

 

Du har nu samlat ihop tillgängliga data, kört ett flertal analyser och har nu ett resultat. Vad blir nästa steg?

 

Nu har tidpunkten kommit, när du bör ta dig tid att analysera lönesättningarna, precisera olikheter och viktigast av allt fundera kring – Varför existerar dessa skillnader? Ta dig tiden att undersöka både tidigare och nuvarande praxis för att säkra att den rätta metodiken används. Du bör också förstå vilka delar, som bidrar till ersättningsstrukturen inom organisationen

 

En lönekartläggning kommer att se olika ut för varje enskilt företag eller organisation. Resultaten av analyserna kan variera mellan avdelningar, lokalisering av arbetsplatser eller om företaget har växt påtagligt och utvecklats under en kort tidsrymd.

 

Vidta åtgärder för att korrigera löneskillnader

Om du är en arbetsgivare med minst tio anställda ska du även dokumentera arbetet med kartläggningen och analysen.

Dokumentationen ska innehålla en

  • redovisning och utvärdering av hur föregående års planerade åtgärder har genomförts
  • redovisning av resultatet av kartläggningen och analysen
  • redovisning av vilka lönejusteringar och andra åtgärder som behöver genomföras för att åtgärda löneskillnader som har direkt eller indirekt samband med kön
  • beräkning av kostnader och en tidsplanering utifrån målsättningen att de lönejusteringar som behövs ska genomföras så snart som möjligt och senast inom tre år.

 

När skillnader i lön inte kan förklaras på något avtalsenligt eller annat rimligt sätt, måste organisationen agera snabbt för att korrigera skiljaktigheterna.

 

Detta kan betyda att justera ersättningen för ett fåtal medarbetare. Du kan emellertid inte sänka någons ersättning för att justera en skillnad, då detta enbart orsakar fler problem och även kan vara olagligt. I några länder, som t ex Sverige, finns det angivna tidsramar inom vilka du måste ha korrigerat felaktigheterna.

 

Tänk på tidpunkten för korrigering av löneskillnader. Försök att hantera dem i samband med den årliga lönerevisionen. Som organisation är det också nödvändigt att kommunicera med anställande chefer, HR eller andra parter, vilka ansvarar för att se till att genomföra de beslutade nya ersättningarna inom de identifierade områden, som framkommit i kartläggningen.

11 § I arbetet med aktiva åtgärder ska arbetsgivare och arbetstagare samverka. Lag (2016:828). (Diskrimineringslagen)

 

Varför är dokumentation av lönesättning vid nyanställning viktigt?

 

Protokoll från löneförhandlingar vid nyanställning kan ge värdefull information för lönekartläggningen. Det är viktigt att hålla koll på uppgifter som exempelvis antalet förhandlingsomgångar och huruvida män förhandlar mer än kvinnor! Forskningen visar att kvinnor ofta inte förhandlar alls efter det första erbjudandet. När förhandlingar sker i mindre grad av kvinnor jämfört med män, bidrar det till könsmässiga löneskillnader.



Tips för löneförhandling vid nyanställning

 

Löneförhandlingar måste starta från ett läge av ömsesidig respekt., eftersom detta kan vara den avgörande punkten för att kunna anställa en kandidat. Här kommer några tips kring löneförhandling för att säkra att båda parter får en rättvis överenskommelse samtidigt som man ser till att inga skiljaktigheter finns mellan kvinnor och män eller mellan olika etniska grupper.

 

Fastställ lönenivåer

Det bör finnas fastställda lönenivåer för alla roller i olika positioner. Försök hitta de typiska lönenivåerna för en given position exempelvis från websidor som tillhandahåller aktuell arbetsmarknadsstatistik.

Förklara yrkesrollen utförligt

Det är ibland svårt för kandidater att beräkna vilken ersättning som kan vara rimlig för en yrkesroll, eftersom de inte har alla detaljer. Låt kandidaterna ställa många frågor så att de vet exakt vilket jobb de eventuellt kommer att acceptera och vilket ansvar som följer med det. 

Överväg vilka förmåner som kan ges

Allt är inte förlorat även om kandidaternas förväntningar på förmåner ligger långt över den överenskomna nivån inom organisationen. Ytterligare förmåner som flexibel arbetstid, möjlighet att arbeta hemifrån och extra semesterdagar är några få av de extra förmåner arbetsgivare kan erbjuda för att göra jobbet mer attraktivt för potentiella sökanden.

Var medveten om löneskillnader

 

När du analyserar, ta dig tid att utvärdera om en specifik roll hör till dem där kvinnor tenderar att få lägre lön än män eller om vissa anställda tenderar att tjäna mer än andra etniska grupper. Håll detta i minnet för att motverka att detta sker och om grundlönen inte kan förhandlas försök med andra lockbeten som bonusar, förmåner och framtida löneförhöjningar.

 

Vi hoppas att dessa tips för löneförhandlingar kan hjälpa dig och att du känner dig mer bekväm med att genomföra en lönekartläggning.

 

Är du redo att investera i en systemlösning som i slutändan kommer att säkra rätt lön i hela organisationen?  Välkommen att få reda på vad vi kan erbjuda idag. 

 

 

Henrik Dannert

CEO

Har du frågor?

Kontakta oss