Tillbaka till listan

Individuella samtal (1:1) nyckel till engagemang hos medarbetarna

Individuella samtal (1:1) nyckel till engagemang hos medarbetarna

 I den här artikeln hjälper vi dig att förstå hur du bör utföra individuella samtal med medarbetare, hur ledare bör tala med sina medarbetare och hur man kan utveckla 1:1 samtal att även användas av teamet.

Utfört på rätt sätt kan individuella samtal vara den mest givande formen för dialog inom organisationen. I den här artikeln hjälper vi dig att förstå hur du bör utföra individuella samtal med medarbetare, hur ledare bör tala med sina medarbetare och hur man kan utveckla 1:1 samtal att även användas av teamet.

 

Vad är 1:1 samtal (möten)?

Ett samtal mellan två medarbetare i företaget, det mest typiska är chefen och den direkt rapporterande, är ett s k 1:1 samtal. Emellertid kan ett 1:1 möte också ske mellan några teammedlemmar och andra medarbetare inom företaget.

 

Dessa möten hjälper medarbetarna att känna sig mer informerade om vad som försiggår bakom kulisserna, vilket kan vara svårt att hinna uppfatta, när man är upptagen av den dagliga verksamheten. Detta är mer fria möten, vilka inte alltid följer en uppgjord agenda. Framförallt är syftet med 1:1 samtal att ta upp informella ämnen, till exempel karriärutveckling och möjliga problem inom organisationen.

 

Värdet av 1:1 samtal som del i effektivt ledarskap

Det största värdet med dessa samtal ligger i att det skapar djupare tillit inom arbetslagen. Dessa möten blir viktiga tillfällen för medarbetarna att föra fram sina tankar och känslor om arbetet och företaget som helhet i en trygg miljö. Därför är det avgörande att införa 1:1 samtal som en del av organisationen struktur om du vill uppnå bättre kommunikation och harmoni.

 

Förutom att bygga tillit är också 1:1 samtal en bra metod att få återkoppling om organisationen och att uppmuntra medarbetarna att våga tala ut. Den potentiella vinsten för den investeringen är stor – det behövs bara rätt planering och att avsätta tid.

Vilka ämnen kan arbetsgruppen klara i 1:1 möten

Här kommer några vanliga ämnen/problem inom organisationer, vilka kan underlättas med regelbundna 1:1 samtal. 

 

Lågt engagemang

En djuplodande enkät från Gallup visade att när arbetskamrater inte känner att de kan lita på personer i sin omgivning, kommer de knappast att bli engagerade i sitt arbete. Möten som 1:1 samtal är en bra (om inte den bästa) metoden att utveckla ditt team och hjälpa dem att känna sig mer hörda. Detta resulterar i bättre produktivitet, höjd moral och en grupp som kommer att känna varandra bättre – allt detta leder till högre engagemang i företaget.

Tidig problemlösning

Ett 1 :1 samtal hjälper ledare att förutse möjliga gropar på vägen, antingen det gäller en medarbetares utbrändhet och avgång, att ett dyrt projekt inte blir klart till deadline, problem med flaskhalsar eller andra möjliga arbetsplatsproblem. Dessa möten kan inte bara förbättra möjligheten att behålla medarbetare utan också hjälpa till att lösa problemungar innan de utvecklats till stora problem.

Bygga förtroende

Rutinen att ha personliga 1:1 samtal bidrar till att båda parter lär känna varandra bättre, det uppmuntrar bättre kommunikation, hjälper bägge sidor att få ärlig återkoppling och öppnar vägen för mer effektivt samarbete, vilket i sin tur skapar ömsesidigt förtroende.

Skapa en stödjande arbetsmiljö

När du har tillit inom organisationen känner sig medarbetarna mer sedda, eftersom de regelbundet blir lyssnade till och tillfrågade om synpunkter. Denna form av medarbetar- engagemang är grundläggande för att skapa en positiv och stödjande arbetsmiljö.

Förstå individuella och gemensamma mål

Om ett företag skall lyckas måste de övergripande företagsmålen stämma överens med teamens. Vidare ska individuella mål inte enbart leda till att fullfölja karriären för olika medarbetare utan även till de högre målen för organisationen. Individuella samtal är en av de bästa metoderna för att försäkra sig om att dessa syften hänger ihop och att ändra i dem om de inte överensstämmer.



 

Vanliga misstag vid 1:1 samtal

Här är några fällor, som du inte vill falla i när det gäller 1:1 samtal och förslag på hur du ska undvika dem.

Detaljstyrning av 1:1 samtal

Chefer gör ofta misstaget att vilja driva och styra möten på egen hand, när det verkligen skulle vara mer givande att ge medarbetarna mer kontroll. Om du tror att det är svårt att implementera den här strategin för medarbetarna, kan du alltid hjälpa dem att starta genom att dela med dig av några parametrar och några diskussionsämnen före mötet. Efter en tid kommer det bli självklart med mer aktivitet från medarbetarna och bägge parterna kommer att gynnas. 

Inte vara närvarande

Det kan förefalla enkelt, men är så viktigt. Under ert 1:1 samtal måste du ägna din motpart full uppmärksamhet. Lägg undan mobilen, gå till en lugn plats och lämna alla arbetsproblem vid dörren så att du kan vara redo att engagera dig och lyssna. 

Inte lyssna

Det hör ihop med att vara närvarande, men även om du är närvarande måste du också använda dig av aktivt lyssnande. Alla ledare och fördenskull också medarbetare måste lyssna noggrant till den återkoppling de får. Hela syftet med 1:1 samtal är att bygga tillit och att ge båda parter möjlighet att få mer förståelse för teamet/arbetslaget

Undvika på grund av distans

Bara för att du är del i ett team på distans innebär det inte att du inte kan ha ett personligt samtal. När någon eller hela teamet är på distans, är det viktigt att efterlikna ett möte ansikte mot ansikte så mycket som möjligt. Till exempel är det bättre samtala via video än att pratas vid via telefon, eftersom det är lättare att avläsa engagemang och ickeverbala yttringar i en bild än enbart via rösten.



Goda exempel för 1:1 möten

Här är några förslag för att anordna bra 1:1 samtal för ditt team eller inom organisationen.

Informera i förhand om aktuella frågor

För att få ut det mesta av tiden kan det vara bra att vara förberedd med en lista med öppna frågor. De kan exempelvis lyda som följer:

 

  • Vilka är några viktiga frågor att ta upp idag?
  • Känner du av några stora hinder i arbetet för närvarande?
  • Vad känner du dig mest uppåt över just nu och varför?
  • Har du förslag på förbättringar kring hur vi kan arbeta tillsammans?
  • Har du karriärmål som du vill diskutera?

 

Betrakta 1:1 samtal som en relationsskapande övning. Bägge sidor är där för att bli mer öppna och konversationen ska flyta på ett sätt som bägge parter känner sig bekväma med.

Skapa rutin

Även om dessa samtal är tänkta att vara informella betyder det inte att förberedelserna behöver vara det. Faktum är att det är bättre att fastställa tid för varje möte mellan ledare och medarbetare så att medarbetarna kan förbereda sig och vet när de ska äga rum.

Datum, längd på möten och frekvens är helt upp till dig och hur teamet fungerar. Hur du än gör, försäkra dig om att vara konsekvent över hela linjen.

 

Till en början känns det kanske svårt att prioritera dessa möten, men när ledare och medarbetare börjar inse värdet av dem, kommer det att bli lättare att skapa rutin. Så småningom kommer 1:1 samtal att kännas som ett naturligt sätt att diskutera återkoppling och utveckling. 

För anteckningar

När du har en rutin för 1:1 samtal på plats, kan du lägga till ett ytterligare moment, att föra anteckningar. En användbar rutin är att skriva ner värdefulla synpunkter under samtalet (så att du inte glömmer dem). Att föra anteckningar över framförda synpunkter är ett bra sätt att försäkra sig om att inget glöms bort och för att kunna se tillbaka och se hur stor förändring som skett.

Ytterligare god vana är att sammanfatta de viktigaste slutsatserna i slutet av samtalet och gemensamt gå igenom dem för att försäkra dig om att ni har samma uppfattning.

Be om återkoppling

Det kan kännas skrämmande, men att regelbundet be om återkoppling är en väsentlig del av 1:1 samtal. Många kan bli frestade att undvika frågan om återkoppling av rädsla för att den ska vara negativ, men det innebär att man också undviker att få den positiva.

Försök att under 1:1 samtalet fråga hur värdefull din motpart tycker att era samtal är och vad som kan förbättras. Det är viktigt att nå en viss bekvämlighetsnivå för att kunna skapa ytterligare utrymme för förbättring och starkare tillit. 

Håll det informellt

Detta kan betyda olika saker för varje grupp. Att ha samtalen i ett enskilt rum på kontoret kan vara just det som behövs för att mötet ska bli effektivt, men det finns också andra sätt att hålla informella 1:1 samtal på. Ni kan mötas för frukost, ta en promenad eller bara ta en kaffe tillsammans.

Sprid metoden

För att få ut ännu mer värde av 1:1 samtal bör du uppmuntra medarbetarna att ha dem med varandra. Detta har potential att ta öppenhet och tillit till en helt ny nivå inom organisationen. Det kan bidra till att stärka relationer på arbetsplatsen och därigenom skapa en stödjande arbetsmiljö

 

Om du känner dig inspirerad av denna artikel och vill börja införa 1:1 samtal som en del i din organisations rutiner, då har vi verktygen du behöver för att starta. Heartpace tillhandahåller gratis mallar och stöd för samtal specifikt utformade för 1:1 samtal

 

Om du vill börja en process med stöd av ett digitalt verktyg för att få bättre återkoppling kan vårt system hjälpa dig genom att automatisera hela processen (vilket betyder mycket insparad tid).

 

 

Henrik Dannert

CEO

Har du frågor?

Kontakta oss