Tillbaks
Hur ett funktionellt HR-system kan skapa engagemang

HR

Hur ett funktionellt HR-system kan skapa engagemang

04 Nov, 2021

Även om automatisering av HR-processer inte längre är en ny trend, har den börjat påverka den interna verksamheten på HR-avdelningar i stor skala. Omfattningen av HR-automatiseringens genomslag beror på vilket system som används för hantering av personaldata. Detta system styr inte bara hur HR arbetet utförs utan även omfattningen av den övergripande affärsoptimeringen. I den här artikeln beskrivs hur det optimala HR-systemet fungerar och vilka fördelar det kan ge.

HR-, HRM- och HRI-system: definitioner och skillnader

 

Låt oss börja med att definiera vår terminologi. All programvara som används inom HRs arbetsprocesser kallas i allmänhet för ett HR-system. Det blir lite mer komplicerat med HRM- och HRI-systemen.

 

HRMS (Human Resource Management System) används ibland synonymt med HRIS (Human Resource Information System). Faktum är att HRI bara är en variant av ett HRM-system. Det finns ingen väsentlig funktionsskillnad mellan de två.

 

Det finns dock en liten skillnad i design relaterad till den typ av data som används av dessa två. HRIS fokuserar på numeriska data och processer som kompensationshantering, rekryteringskostnader, redovisning och så vidare. Förutom att hantera numeriska data används HRMS automatisering för icke kvantifierbara processer som prestationsutvärdering, måluppnåelse, medarbetarnöjdhet och så vidare. Man kan säga att HRM-system enbart är en mer avancerad version av HRIS.

 

Kort sagt, båda systemen är HRs CRM (Customer Relationship Management) system som hjälper dig att attrahera och behålla, inte kunder, utan dina medarbetare.

 

Vanligtvis finns det ett antal arbetsflöden som hanteras i ett HRM-system, dessa inkluderar:

 

  tillhandahålla information

  medarbetarutbildning och utveckling

  arbetsutvärdering

  fastställa ersättningar

  förbereda bonusar

  bibehålla arbetsrelationer

Vilka fördelar kan HR-avdelningar erhålla från ett HRM System? 

 

När hybridkontoren ökar, ställs det krav på kompetensprogram och datastyrd personanalys som stöd för HR så att klyftan mellan psykologi, affärsanalys och individhantering kan överbryggas på ett kvalitativt sätt.

 

Effektiviteten i olika HR-processer är i hög grad beroende av att leverera en bra slutanvändarupplevelse, förstå data och fatta väl underbyggda beslut. Ett relevant HRMS hjälper till att förbättra alla tre delar som vi ovan har beskrivit.  

Alla pappersbaserade formulär inom HR blir papperslöst med HRMS

 

Från rekrytering och onboarding till NDAs och offboarding-formulär hanterar HR dagligen en mängd olika dokument. Med e-signaturtjänster som Scrive eller Getaccept blir livet enklare eftersom medarbetare snabbt kan granska och signera dokument online. Men att tillhandahålla e-signatur är bara toppen av isberget.

 

Flest friktionspunkter finns med dokumenthantering, påminnelser och meddelanden. De flesta HRMS integrerar arbetsflöden för e-signaturer och tillåter att automatiska meddelanden och rapporter konfigureras baserat på anpassade villkor.

 

Dessutom kan du automatiskt fylla dokument med medarbetarinformation för att snabbt generera hundra kopior av formulär fyllda med medarbetarnas personuppgifter.

Ägna tid åt meningsfullt arbete i stället för åt en daglig rutin

 

Enligt automationsleverantören Hyland spenderar HR-specialister 14% av sin arbetstid med att hantera medarbetarregister och nästan en timme om dagen på att söka efter information i dokument, kalkylblad eller e-postmeddelanden. Detta resulterar i mer än en månads pappersarbete varje år per enskild anställd! Om du har 12 HR funktioner i ditt team innebär det att en av dem gör pappersarbete under ett helt år.

 

Med ett system som är lätt att distribuera och konfigurera hjälper HRMS dig att automatisera rutinarbete och frigöra den tiden för mer intressant hantering på högre nivå. Dessutom är de flesta HRM-systemen fyllda med mallar för de vanligaste arbetsflödena och processerna som kan vara klara och i gång på några timmar.

HRMS säkerställer dataintegritet, snabba uppdateringar och efterlevnad av sekretessregler

 

För organisationer som inte arbetar med obligatorisk sjukförsäkring lagras data i spridd form oavsett var den dyker upp.

 

En del av informationen finns i Excel-kalkylblad, vissa i Google-dokument och vissa på separata datorer i det interna nätverket. Det är inte särskilt effektivt, men det är också mycket osäkert. Du kanske inte ens vet om en del av dina medarbetares uppgifter läcker ut - antingen på grund av närvaron av en inkräktare eller medarbetares försumlighet.  

 

HRM-system centraliserar alla data på ett ställe och ger endast åtkomst till dem till auktoriserade behöriga. Tack vare integration med tredjepartstjänster kan data också importeras från molnsystem och arkiveras i HRMS, vilket inte lämnar något fotavtryck i tredjepartsapplikationer.

 

HRMS gör det enklare att hantera åtkomstprivilegier, spåra åtgärder, söka i medarbetardatabasen och säkerställa GDPRs efterlevnad.

 

Ger insikter om teamets mål och avslöjar möjligheter till förbättringar

 

På Heartpace hör vi ständigt från kunder (HR Business Partners och chefer) att engagemang blev ett nyckelmått att mäta under pandemin.

 

Många människor upplever utbrändhet och förlorar sin känsla av användbarhet och engagemang utan personlig kontakt med ett team. HRMS kan tillhandahålla verktyg för att förstå och mäta vad som är viktigt för att hålla engagemanget på en hög nivå.

 

Med HRMS-funktioner som hanterbara frågeformulär, ett system för engagemangsbedömning och 1:1-journalföring av medarbetare kan HR-handläggare vara säkra på att ingen går vilse när de lämnas åt sig själva.



HRMS bidrar till att processen för onboarding, offboarding och kompetenshantering blir professionellt

 

Den största fördelen med implementering av HRMS är att du kan ladda upp alla nödvändiga funktioner i systemet och därmed automatisera medarbetarupplevelsen baserat på de olika faser som ingår i anställningsprocessen. 

 

Nya medarbetare kan hitta alla nödvändiga riktlinjer och policys för att navigera bättre inom organisationen och snabbare utveckla en djupare förståelse för dess kultur. Medarbetare som ska lämna organisationen kan slutföra allt "pappersarbete" på ett och samma ställe samt få klartecken från IT.

 

Samma nivå av användarupplevelse gäller för kompetenshantering. På Heartpace tillhandahåller vi till exempel verktyg för att utvärdera medarbetarnas prestationer, sätta upp mål och få feedback från teammedlemmar. Allt på ett ställe, samt lätt att analysera grafer vilka grupperar data mellan team och avdelningar.

Och sist men inte minst, hantering och analys av ersättningar

 

Tänk om vi skulle berätta att det är möjligt att synkronisera ett lönesystem med ett HRM-system? Och att detta går utöver att bara skicka fakturor till dina entreprenörer och medarbetare. Vad händer då?

 

Denna integration säkerställer att inga löneskillnader uppstår mellan samma befattningar och avdelningar. Du kan vara säker på att ingen orättvis befordran görs vare sig avsiktligt eller oavsiktligt.

 

När ersättning är kopplad till prestationsdata och omfattande medarbetarinformation är det enkelt att göra löneöversyner. Beslut fattas utifrån bättre information och tas därmed bättre emot av kollegorna.

 

Slutsats

Vi hoppas att den här artikeln ger dig en liten glimt av varför HRM-system är de mest populära plattformarna bland HR-avdelningens programvaror.

 

Om du letar efter en lösning som ger dig samma funktioner och fördelar, leta inte längre. Kontakta oss eller registrera dig för en gratis provperiod för att uppleva systemet på egen hand.

Titta på inspelade Webinarer

Heartpace om HR, prestation och engagemang

Laptop

HRM & Masterdata

Digitalisera alla HR-processerna med Heartpace och säkerställ att du fångar upp medarbetarnas utveckling, motivation och engagemang.

LÄS MER...

Prenumerera på vår blogg

Få våra senaste inlägg till din mail.

Heartpace
Let's talk
gdpr
SCC
    ©