Tillbaka till listan
HR-verktyg för Team som arbetar på distans

HR-verktyg och bästa metoderna för team som arbetar på distans

Distansarbete har tagit fart de senaste åren. Detta beror på att nu kan många jobb utföras på distans tack vare ny teknik. Saker som bättre internetanslutning, molntjänster och andra verktyg online som stöder samarbete har öppnat vägen för ett nytt arbetssätt. Det har inneburit att organisationer och HR-avdelningar varit tvungna att anpassa sig till ett ständigt föränderligt arbetslandskap.

 

I ett tidigare inlägg beskrev vi varför medarbetarengagemang är viktigt i team som arbetar på distans. Här ger vi nu tips, verktyg och fler metoder för att hantera team som arbetar på distans. Vi kommer också att beskriva varför 1 till 1 samtal spelar en mycket viktig roll i arbetsmiljöer på distans.

HR:s roll för utlokaliserade team

 

HR har en viktig roll för team som arbetar på distans. Det är viktigt att alla medarbetare som arbetar på distans har en utvecklande miljö när de arbetar, och att de får samma omtanke som de medarbetare som arbetar lokalt på kontoret.

 

I takt med att distansarbetare blir ett växande del av den globala arbetskraften finns det mycket som HR kan göra för att optimera upplevelsen av distansarbete för medarbetarna. Detta gäller specifikt för att ha rätt programvara, online-verktyg och bra internetanslutning.

 

Det är viktigt att HR har ett nära samarbete med IT-team för att etablera effektiva processer och system, bra användbarhet för distansarbetare och funktioner som underlättar för samarbete.

 

Det som är spännande med allt detta är att en arbetsstyrka på distans innebär en möjlighet för HR påverka och modernisera arbetslivet för medarbetare. Detta i sin tur lockar och hjälper till att behålla yngre och mer tekniskt kunniga medarbetare, vilket i slutändan bidrar till bättre resultat för organisationen.

 

De som söker efter några idéer för att snabbstarta processen för medarbetarengegemang, är det här en bra lista med idéer för företag och organisationer.

Heartpace - det enda verktyget för arbete på distans som både stödjer, engagerar och ökar effektiviteten

Arbetsmiljö – varför verktygen du använder är viktiga

 

Att ha rätt verktyg och programvara är avgörande för att hålla medarbetare på distans engagerade i sitt arbete och i verksamhetsmålen. Lättanvända video- och chattjänster samt robust programvara kommer att hålla alla samman och på rätt spår. Detta kan utgöra hela skillnaden för både medarbetarengegemang och verksamhetsresultat.

 

Vi rekommenderar att tala med medarbetarna och få deras feedback på vad företaget kan göra för att förbättra deras upplevelse samt förstå vilka verktyg de föredrar att använda och varför.

 

HR-avdelningar bör vara engagerade i denna fråga och fastställa vilka verktyg, program och programvaror som organisationen kommer att använda. Då undviker man att ha olika team som använder olika verktyg och plattformar. Att ha en fast uppsättning av programvara effektiviserar också arbetsprocesser i hela organisationen oavsett om medarbetarna är distansarbetande eller på kontoret. Kommunikationen blir också effektivare, när förväntad nivå fastställs från början.

 

Nedan har vi listat några av de bästa potentiella verktygen för din organisation:

Kommunikation:

Intern kommunikation är viktig för att hjälpa medarbetare att hålla kontakt och lösa problem på ett effektivt sätt trots att de inte är tillsammans på ett kontor. Här är några välrenommerade verktyg, som organisationer gillar för att upprätthålla kommunikation:

Zoom

Zoom är en videokonferenstjänst. När många medarbetare arbetar hemifrån, kan mötestid ansikte–mot-ansikte (även virtuellt) bidra till att främja bättre företagskultur och hjälpa team att känna sig mer nära varandra. Många anser att Zoom är en av de mest lättanvända videokonferenstjänsterna. 

Slack

Slack är ett bra verktyg för att hålla den dagliga kommunikationen igång, samt att ge utrymme för teammedlemmar att ha dialog (både vardagliga och professionella samtal). Slack kan också skapa ett register över konversationer och gör det möjligt att kategorisera dem i olika "kanaler" så att de är mer organiserade. Sammantaget hjälper Slack till att ge arbetet en "social" plats även på långt avstånd.

Microsoft Teams och Google Chat/Hangouts

Många företag gillar Microsoft Teams och Google för att de är dynamiska. Microsoft Teams har chattfunktioner, men du kan också bilda gruppchattar kring vissa projekt.  Den har både samtals- och videokonferensfunktioner, en kalenderfunktion, en fildelningsfunktion, och den integrerar även med Jira (ett projekthanteringsprogram). Den är en bra allt-i-ett-lösning för kommunikation, särskilt om din organisation använder andra Microsoft-appar. Detsamma gäller för Google och deras chatt- och konferenslösning. 

Whereby (tidigare appear.in)

Whereby är ett annat videokonferensverktyg som många organisationer uppskattar på grund av dess användarvänlighet. Det fungerar i alla webbläsare, så att användarna inte behöver ladda ner en programvara eller ett program och det kräver inte heller någon inloggningsinformation, så att bjuda in externa intressenter till möten och involvera personer är inga problem.

 

Internal Wiki

Att ha en intern kunskapsbas inom företaget hjälper till att hålla viktig affärsinformation lagrad på ett ställe så att medarbetarna alltid vet var de kan hitta information. Det är särskilt viktigt för nyanställda eller även för entreprenörer som är nya för organisationen och i behov av en central plats att hämta information från.

Notion

Notion är tänkt att fungera som en "allt-i-ett" arbetsyta. Notion gör det möjligt för användare att göra anteckningar online, hantera projekt, komma åt kalkylblad och samarbeta kring olika objekt. Det hjälper till att hålla ihop medarbetarna på ett ställe, vilket är särskilt användbart för distansteam. All information kan lagras här och är lätt att komma åt (Notion är också mycket anpassningsbart).

Confluence

Confluence är ett projekthanteringsprogram utvecklat av Atlassian. Det fungerar som en teamarbetsyta som erbjuder samarbete och en viktig kunskapsbas för anställda. Organisationer gillar det specifikt dess omfattande innehåll såsom interna uppdateringar och nyheter, dokument om policys och deras hantering samt strategidokument. Den har också funktioner för kommentarer, formatering och svar.



Projekt- och prestationshantering:

Nedanstående programvara används för att hålla projekt organiserade och hjälper också till att upprätta specifika uppgifter och hur de behöver fördelas.

Jira

Jira har flera produkter som hjälper organisationer att göra allt från att planera, tilldela, spåra, rapportera och hantera arbetsflöden. Den integrerar med många andra typer av programvara och har många typer av användningsfall för olika avdelningar.

Heartpace 

Heartpace är också ett bra alternativ om man är ute efter att effektivisera uppföljning av prestationer inom organisationen. Verktyget har många funktioner och moduler som stöd för att organisera hela "Performance Managementprocessen" i organisationen. Du kan läsa mer om alla funktioner som erbjuds här.

 

Heartpace kan användas i kombination med de flesta system som nämns ovan. Det medger anpassning och hjälper individer och team att bli mer effektiva.

Försumma inte dina 1:1 möten bara för att du är på distans

 

Låt oss lyfta fram 1 till 1 samtal och varför de är en av de viktigaste och bästa metoderna din organisation bör genomföra. Dessa samtal tjänar ett viktigt syfte för enskilda chefer, medarbetare och organisationen överlag. Du kan läsa mer om material som vi har tagit fram i detta ämne:

 

 

Även när teamen finns på distans är det viktigt att se till att 1 till 1 möten ligger högt upp i organisationens prioriteringar.

Heartpace kan förbättra kvaliteten på 1 till 1 samtal inom din organisation. Läs mer om hur de fungerar under resultathanteringsfunktionen. Du kan också begära en demo gratis idag.

Henrik Dannert

CEO

The OKR Book: From Scratch to Success Download a free copy

okr book get a guide

Ta del av fler inlägg

  • Varför din advokatbyrå behöver 360-graders resultatutvärdering

    Historiskt sett är juristkåren inte en bransch känd för att ägna stor uppmärksamhet åt medarbetarnas arbetstillfredsställelse utan fokus har varit grad av kunskap och leveransförmåga mot kund.

  • Performance Management -Trender 2020

    Vad är nytt sedan vår senaste trendspaning 2019? Tja, vad är väl inte det (!?) undrar du kanske.