Effectieve voortgangsgesprekken voeren

Wil je het beste uit je team halen? Laten we dan eens kijken hoe je op een effectieve manier voortgangsgesprekken met werknemers kunt voeren. De kracht van zo’n gesprek mag zeker niet worden onderschat. Wanneer een werknemer constructieve feedback krijgt, er doelen voor de toekomst worden opgesteld, en de werknemer zijn/haar sterktes en zwaktes kent, zul je vanzelf merken dat zij meer plezier krijgen in het werk en beter presteren. Maar het is daarom wel belangrijk om op de juiste manier een gesprek in te gaan. Met de templates van Heartpace ben je als manager voorbereid, gefocust en doelgericht tijdens het voortgangsgesprek.

Wil je één van onze templates gebruiken?

Effectieve voortgangsgesprekken

om ervoor te zorgen dat een manager een effectief voortgangsgesprek met de werknemer kan voeren, hebben we een aantal tips om hen hierbij op weg te helpen.

  • Bereid je goed voor

    voorbereiding is essentieel; dat is logisch. Maar dit geldt niet alleen voor de manger. Ook de werknemer moet zich goed voorbereid bij het gesprek tonen. Maak concrete afspraken over datum, tijd en plaats en de onderwerpen waarover gesproken wordt. Door gebruik te maken van een vooraf bepaald template, die exact hetzelfde is voor zowel manager als werknemer, kan er geen verwarring ontstaan over de toedracht van het gesprek. Lees alle vragen in de template aandachtig door en beantwoord deze zo uitgebreid en eerlijk mogelijk. Wanneer je voorafgaan aan het gesprek alle vragen al hebt doorgenomen, zul je je tijdens het gesprek beter kunnen verwoorden. Op deze manier kun je ook beter de antwoorden van beide partijen naast elkaar leggen en ze vergelijken. Kijk ook eens terug naar vorige gesprekken die zijn gevoerd, en doelstellingen die voor afgelopen periode opgesteld stonden. Wanneer deze aan bod komen tijdens het gesprek, weet je zo altijd waar het over gaat.

  • Luister naar elkaar

    een voortgangsgesprek is niet slechts het ‘aanhoren’ van het verhaal vanaf één kant. Zo’n gesprek moet ook echt een dialoog zijn; luister aandacht naar elkaar en reageer hier gepast op. Wissel argumenten uit. Gelijkwaardigheid en respect zijn hierin essentieel. Maar ook het onderlinge vertrouwen is erg belangrijk. Een werknemer moet alles kunnen bespreken. Balans is het sleutelwoord. Bespreek bijvoorbeeld niet alleen negatieve dingen, maar juist ook de dingen waarop de werknemer trots mag zijn. Heb geduld wanneer de ander zijn/haar verhaal probeert te doen. Dat iemand zich gehoord voelt, dat is het doel van zo’n gesprek.

  • Wees eerlijk

    het woord ‘vertrouwen’ is hiervoor al even gevallen. Niet elke werknemer en manager functioneert volledig naar behoren. Soms zijn er kleine dingetjes die beter zouden kunnen, en die vaak gemakkelijk recht te zetten zijn. Ook al is het eigenlijk altijd beter om dit soort zaken op het moment dat het zich voordoet te bespreken (dit past bij een continue feedbackcultuur), kan het toch voorkomen dat dit in een voortgangsgesprek aan bod komt. Zeg op dat moment waar het op staat, op een respectvolle manier. Vaak weet de ander niet eens dat hij/zij dat doet, en willen ze het graag veranderen! ‘Feedback’ is iets anders dan ‘kritiek’; het is altijd constructief en doelt niet op het accentueren van het probleem, maar juist op het zoeken naar een oplossing.

  • Leg afspraken vast

    de naam ‘voortgangsgesprek’ doelt niet alleen op de voortgang van de werknemer tot het gesprek. Ook de toekomstige voortgang wordt besproken. Om te zorgen dat dingen die besproken worden ook echt gebeuren, is het belangrijk om de gemaakte afspraken meteen vast te leggen. Tijdens het gesprek worden deze in overeenstemming met de werknemer genoteerd, en ontvangt hij/zij na afloop van het gesprek ook meteen; zo weet iedereen wat er de komende tijd moet gebeuren. Wanneer afspraken worden vastgelegd, is het ook makkelijker om gedurende de komende periode én bij het eerstvolgende gesprek deze er bij te pakken en te kijken hoe er is gepresteerd. Ook geeft het vastleggen HR een beter overzicht van wat er zich afspeelt op de werkvloer en waar er wellicht nog verbeterpunten liggen.

  • Volg het gesprek op

    nadat het gesprek is afgelopen is het handig als beide partijen het verslag van het gesprek ontvangen en nog eens kunnen nalezen ter goedkeuring, samen met de gemaakte afspraken. Ook moet het worden toegevoegd aan het personeelsdossier. Daarna is het natuurlijk van belang dat de besproken zaken worden opgevolgd; moet er een cursus worden gevolgd? Boek deze dan meteen. Moeten er taken worden overgedragen? Ga dan tijdig op zoek naar een oplossing. Wanneer er gepaste actie wordt ondernomen, zal er ook het meeste resultaat worden behaald. Op deze manier blijkt ook een grote mate van betrokkenheid door de manager; hij/zij neemt de werknemer echt serieus. Dit zal zeker in dank worden afgenomen door de werknemer. Ook is het slim om meteen na afloop van het gesprek een datum te prikken voor de volgende keer dat manager en werknemer elkaar spreken. Zo kan goed worden toegewerkt naar het volgende moment en weet de werknemer wat er voor die datum bereikt moet zijn. Een voortgangsgesprek is dé ideale manier om een tussentijds beeld te krijgen van de werknemer; hoe presteren ze, hoe zitten ze in hun vel, wat hebben ze nodig. Niet alleen zul je hierdoor dingen zo goed mogelijk kunnen afstemmen, met een blijere en beter presterende werknemer als resultaat, maar ook zijn werknemers vaak blij verrast met het ‘extra’ stukje aandacht wat zij van hun manager ontvangen. Wanneer werknemers zich serieus gevonden voelen, zullen zij harder willen werken en zich meer betrokken voelen bij het bedrijf.

NIET ZEKER HOE JE HET BEST EEN FORMULIER OPSTELT?

Heartpace
Let's talk
gdpr
SCC
    ©